Процесен подход в управлението. Процесен подход към управлението
Съвременните реалности налагат адаптирането на контролната апаратура към динамично развиващата се среда с ожесточена конкуренция. Мненията на специалистите в това отношение се различават. Някои напълно отричат значението на организационните и икономически методи, други предлагат назначаването на лице, отговорно за всяка управленска функция.
Практическият опит показва, че използването само на функционален подход води до намаляване на ефективността на управлението. Каква е същността на другите методи на управление? На какво се фокусира процесният подход и какви са неговите ползи?
4 подхода към управлението
В модерното управление има четири вида, които ви позволяват да погледнете по различен начин на организацията и процеса на управление. Това е количествен процес подход, система, ситуация, възникнала през ХХ век.
подход | Съдържание на подхода |
количествен | Тя е възникнала през 1950 г. с развитието на точните науки. Компютрите, постиженията на математиката, физиката започнаха активно да се използват в управлението. Проектиране на виртуални модели за разпределение на ресурсите, управление на запасите, поддръжка, стратегическо планиране и др. |
процес | Основател на посоката е А. Файол, времето на настъпване е второто десетилетие на ХХ век. Според подхода контролът се представя като непрекъснат процес или цикъл. Неговата основа се състои от основните функции: планиране, организация, мотивация и контрол. |
систематичен | Появи се в средата на ХХ век. Счита една организация като отворена система, която взаимодейства с външната от средата. Вътрешна среда съдържа елементи на подсистемата: подразделения, технологии, нива на управление. |
положение | Създаден през 60-те години на ХХ век. Привържениците на подхода препоръчват избора на методи за управление въз основа на ситуацията и факторите на околната среда. По-ефективен е методът, който отговаря на преобладаващите обстоятелства. |
Подход за управление на процесите
Модерният процесен подход се основава на системен подход към управлението и разглежда всяка организация като единен организъм. Във всяко предприятие се осъществяват различни бизнес процеси, на входа получават ресурси, а на изхода дават полуфабрикат или продукт. Целият цикъл е затворен за освобождаването на готовата продукция, услугите.
Този подход се състои в такава организация на работа, която се основава на разделянето на всички дейности на дадено предприятие на бизнес процесите и на апаратите за управление на блокове. Цялата система може да бъде представена под формата на диаграма, верига с отделни връзки - операции. Крайният резултат на производствената верига става продукт. Връзките, отговорни за конкретен бизнес процес, се формират от структурни звена.
Основи на процесания подход
За да стане по-разбираемо, всички поставяме постулатите в таблицата по-долу.
Процесният подход се основава на няколко принципа. | Основни характеристики на подхода |
|
|
Проблеми с прилагането на процеса
На теория, процесният подход изглежда прост и логичен, но неговото прилагане в дейността на предприятието се оказва трудно. В същото време заслужава да се обърне внимание на реални примери, практически резултати на други организации, мнение на професионални консултанти. За всяка организация прилагането на непотвърдена теория води до големи парични и други разходи.
Практическото приложение на процесния подход е свързано с редица проблеми:
- ръководството въвежда процесен подход за управление само на формално ниво;
- създадената система не отговаря на реалната ситуация в организацията;
- опит за въвеждане на неформален подход;
- мениджърите не възприемат подхода като нова организационна идеология;
- ръководството не мисли за необходимостта от регулиране на процесите или не знае как да ги управлява;
- мениджърите не са готови за драматични промени, например преразглеждане на структурата на компанията;
- липса на компетентност, мотивация, отдаденост, постоянство в оптимизиране на процесите.
Процесен подход в организациите и система за управление на качеството
Едно от основните изисквания на ISO 9001: 2000 е прилагането на процесния подход. Според стандарта е необходимо да се разграничават процесите и да се организира тяхното управление, но не се дава конкретна система от действия.
Много мениджъри, които започват работа по създаването на СУК, възприемат прилагането му като неформално. В същото време те подчертават колко значими са очакваните промени към по-доброто, каквито се осъществяват, а не самия сертификат за СУК. На практика изпълнението на проекта създава трудности. Те плашат ръководството на организацията, която решава да се ограничи до спазването на официалните правила на ISO.
Така СУК остава на формално ниво. В резултат на това, разочарован персонал с негативно отношение към самата система и към процесания подход.
Методи на преход към управление на процеси
Всички те са представени в таблицата:
Пълен метод | Метод на преминаване |
Процесният и системният подход се основава на разделянето на бизнес процесите въз основа на настоящата организационна структура. След преминаването към структурата на процеса. Неговата основа е няколко разпоредби. | Процесен и ситуационен подход. Ръководството идентифицира цялостни бизнес процеси, за които те изготвят описание на работния процес и последователността на работа. На следващия етап те се включват в новата структура на процеса, като правило, матричната. |
|
|
Какво дава описанието и регулирането на процесите?
Повишената ефективност не е пряко свързана с регулирането на процесите. Описания и разпоредби може да не са в предприятието. Работата ще продължи да се извършва от служителите в съответствие с приетите правила, тъй като персоналът познава производствения процес. Такава организация на работата води до трайна загуба на ресурси. Описание и регулиране на процесите предлагат редица възможности:
- Дейностите в рамките на стандартите, повторяемостта на процесите създават възможности за управление.
- Идентифициране на проблеми, трудни моменти, загуба на ресурси в процеса на изпълнение.
- Разработване на мерки за подобряване на процесите.
- Опит и познания за работните процеси, които могат да бъдат прехвърлени на нови служители, клонове, други организации.
- Внедряване на бенчмаркинг, сравнение на вашата компания с конкуренти за подобряване на бизнес процесите.
- Вътрешен одит.
Регламентът има ефект, ако е придружен от анализ, разработване и прилагане на подобрения.
Идеологията на процесания подход
Процесният подход и неговото реално, а не формално въвеждане в системата за управление причиняват много трудности. Предизвикателството за лидерството е липсата лидерски качества и умения за ангажиране на персонала. Промените в създаването на нови системи трябва първо да се появят в умовете на работниците.
Ангажирането на служителите се улеснява, ако този подход се възприема като идеология. Първо, идеята прониква в умовете на хората и след това се превръща в инструмент. Тогава персоналът ще бъде готов да прилага нови методи и програми, за които те трябва да бъдат насърчавани.
заключение
В много страни по света, процесният подход към управлението се възприема като основен фактор за бизнес успех. Не е случайно, че тя стана основа на стандартите за управление на качеството. Ефективността на подхода все още не е потвърдена от реални примери за прилагане в руските предприятия. Има няколко примера, както и нови ползи от прилагането на стандарта. Причината е, че много организации просто промениха терминологията: имаше отдел продажби, имаше процес „Продажби“. Ръководителите на отдели са станали собственици на процеси.
Подходът за управление на процесите е основният инструмент сред инструментите, които ръководството използва за реорганизиране на системата за управление.