Телефонно съобщение - какво е това?

Съвременните технологии ви позволяват да предавате всяка информация бързо и ефективно, така че телефонното съобщение днес не е най-популярният вид съобщение. Въпреки това, този метод на информиране все още е актуален. За какво е телефонното съобщение? Как да получите и организирате такова телефонно съобщение?

Какво е това?

Какво е телефонно съобщение? Това е метод за бързо предаване на служебно съобщение по телефона. Как този метод на информиране се различава от обикновен телефонен разговор? На първо място, фактът, че приемането и предаването, както и по-нататъшното съхранение трябва да бъдат надлежно документирани и регистрирани. Само в този случай съобщението може да се счита за телефонно съобщение и да има юридическа сила.

Информацията, която телефонното съобщение може да съдържа, е съобщение, бизнес съобщение или поръчка от ръководството (по-висша организация). Възможността за уведомяване по този начин се фиксира не само в правилата (инструкциите) на документооборота на предприятието, но и в законодателните актове, регламентиращи процедурата за съдебни производства (АПК и ДЗК РС). Така телефонното съобщение не е просто разговор, а кратка и изключително достъпна форма на предаване на служебна информация.

Каква информация мога да изпратя по телефона?

По правило с помощта на телефонно съобщение е обичайно да се предава информация и запитвания, необходими за бързото решаване на производствените въпроси и организацията на трудовия процес:

• Информация за назначаването, анулирането, прехвърлянето на времето и датата на събитието. Тази категория включва уведомяване за мястото и времето на съдебното заседание, предвидени в процедурните правила.
• Искания за спешно предоставяне на информация, докладване и т.н.
• Покани за събития: срещи, конференции, методически асоциации и т.н.

• Искания и предложения за делегиране на представители на организацията на командировки, на теренна работа.
• Обобщени доклади, резултати от изследвания, проучвания и др.

Как да изпратите съобщение по телефона?

Как да изпратите известие за телефонно обаждане правилно? Подготовката и предаването на информация по този начин включва следните стъпки:

• Подготовка на чернова. Трябва да напишете текста на бъдещото телефонно съобщение. Тя трябва да бъде написана на достъпен, сбит език, като се избягват сложни, жаргонни или очевидно общи речеви обрати, неясноти, трудни за произнасяне фрази. Обемът на текста не трябва да съдържа повече от 50 думи. Ако е необходимо, телефонното съобщение се съгласува с лицето, от чието име се предава информацията.
• Телефонно съобщение се издава в съответствие с правилата за документооборот, установени в организацията: на хартиен носител с възлагане на дата и пореден индивидуален номер. Лицето, от чието име се изпраща съобщението, трябва да прочете и да подпише телефонното съобщение.
• В ситуация, в която съобщението се изпраща до няколко абонати, в допълнение към телефонното съобщение, се прави списък-заявка с името и телефонния номер на всяка организация.

• Телефонното съобщение се регистрира в специален дневник (ако такъв се съхранява в организацията) или изходяща кореспонденция.
• Прехвърляне на телефонното съобщение: да се обадите на абоната, да поискате да получите телефонно съобщение, да съобщите пълното име. и тяхната позиция и лицето, от чието име се предава информацията, вашия телефонен номер.
• Ясно и четливо диктува текста на телефонното съобщение. Помолете абоната да препрочете записаното, за да избегне грешки при предаването.
• Открива и записва входящия номер, под който е регистрирано телефонното съобщение в организацията на абоната.

Как да приемате?

Как е получено телефонното съобщение? Този процес включва дословен запис на съобщението, последващото проектиране и регистрация в съответствие с действащите правила в организацията, както и бързото предаване на полученото съобщение на работата.

• След като получи искане по телефона да приеме телефонно съобщение, на първо място, ще бъде необходимо да се направи проект, който буквално да запише или да въведете изпратения текст на компютър.
• Проверете коректността на записаното съобщение, т.е. прочетете отново текста на служителя, който изпраща телефонното съобщение.
• За да разберете от повикващия името, позицията на лицето, от чието име се предава съобщението, изходящия номер, под който е регистрирано телефонното съобщение, и информация за служителя, който предава информацията (позиция и име).
• Докладвайте входящия номер, под който е регистрирано телефонното съобщение в организацията домакин, както и позицията и пълното име служител, който е получил съобщението от телефона.
• След това е необходимо да се получи получената информация документ и регистър (примерна телефонограма е показана по-долу).

Общи изисквания за регистрация

Понастоящем съществуват само препоръки как да се организира телефонно съобщение, така че правилата за прехвърляне и получаване на телефонни съобщения се установяват с инструкцията за управление на записите, приета в организацията. Съществуват общи изисквания, според които телефонното съобщение трябва да бъде написано:

• Полученото съобщение се издава или на отделен празен лист, или на специален формуляр, одобрен от организацията. Разрешено е в приемащата организация да има одобрена „регистрация за приемане на телефонни номера”, съдържаща раздели за записване на всички необходими подробности за този вид информация. Самото телефонно съобщение се въвежда директно в списанието, като в статията може да се види образец, като не се изисква допълнителен дизайн под формата на формуляр.
• Правната валидност на документа се потвърждава от задължителните реквизити: входящи и изходящи регистрационни номера, информация за лицето, което е изпратило телефонното съобщение и го е приело (длъжност, пълно име, личен подпис). Освен това трябва да посочите име на организацията от където е изпратено телефонното съобщение и датата на получаване.
• Конкретното време за получаване на информация може също да бъде посочено във формуляра.
• Датата на телефонното съобщение е денят, в който съобщението е получено от абоната (освен ако не е одобрено друго инструкции за работа в офиса организация).

Кой трябва да подписва?

По правило едно телефонно съобщение се съставя в едно копие (различен брой копия може да бъде одобрен от ръководството за инструкции за работа на организацията) и не се предава на организацията на абоната на хартия. Във връзка с това може да възникне въпросът: как документът трябва да бъде подписан от служители, които са получили и изпратили такова съобщение, както и от лицата, от чието име се предава информацията?

Когато се прави телефонно съобщение от служителя на предаващата организация, документът подробно указва подробностите за въвеждането на три подписи:

• предаде съобщението.
• прие съобщението;
• длъжностното лице, от името на което се изпраща телефонното съобщение.

В този случай документът се подписва само от служителите на организацията, предаващи телефонното съобщение. Получателят прави копие по подобен начин, но само приемащият го подписва.

регистрация

Когато регистрирате телефонни съобщения, вие също трябва да се ръководите от правилата, одобрени от стандартната инструкция за техническата работа на организацията. Ако процедурата за присвояване на номер на този тип документ не е регулирана, са възможни следните опции:

• Най-достъпният и най-разпространен начин е да се запишат получените телефонни съобщения в общия дневник на входящата кореспонденция. С серийния регистрационен номер се разрешава присвояване на азбучен индекс, указващ този вид кореспонденция.
• Създайте отделен дневник в организацията, в който регистрацията на телефонните съобщения ще се провежда отделно.

Как и колко телефонни съобщения се съхраняват?

Според съществуващите в момента списъци, които регулират процедурата и сроковете за съхраняване на архивирани документи, дневникът за записване на изходящи или входящи телефонни съобщения трябва да бъде запазен в архива на организацията за 3 години. За самите телефонограми не е установен ясен ред за съхранение. Следователно ръководството на организацията има право самостоятелно да определя как да предаде попълнените телефонни съобщения на архивно съхранение. Допустимо е например да се подаде документ за случаи, свързани с предмета на предадената информация, а след това да се архивира по начин, приложим за съхраняване на случаи от този тип.