Защо ви трябват инструкции за работа в офиса

08.03.2020

Повечето хора щастливо не познават толкова скучен въпрос като обхвата на приложението на ръководството. Факт е, че този документ е строго специален, би могло да се каже, бюрократичен. Само когато се сблъскат с необходимостта да се подготвят документи, човек може да оцени перспективата и мъдростта на чиято рожба е първото ръководство. Нека разберем тънкостите на проблема.

инструкция за работа с документи

Документи - какво е това?

Във всяка организация на предприятието е необходимо да се публикуват редица документи. Някои регулират собствените си дейности, други - отношения с партньори и т.н. Ясно е, че всички тези въпроси се разглеждат от конкретни хора и те са различни. Всеки служител има не само собствена представа за нещата, но и собствен опит, умения и умения, придобити през годините. Оказва се, че идеята за формата и съдържанието на един и същ документ може да бъде напълно различна. Ако оставите материята да поеме своя курс, тогава в една и съща организация ще се създаде хартия с различни форми, външен вид. Хората заменят един от друг на работното място, ще се объркат, ще загубят данни. Но всеки документ не е просто хартия с текст, но и съдбата на конкретен служител или проект. Много от тях трябва да се съхраняват в продължение на много години, така че човек да може да потвърди факта, че е участвал в работата на предприятието (например документация за персонала). В допълнение, вида на писмените източници на информация служи като един вид "лице" на компанията. За да обединят документите, те са измислили такова нещо като документация. Всъщност това е набор от правила, описващи термините и методите на работа с документи, тяхната форма, видове и т.н. временна инструкция за работа в офис

Правила за писане

Инструкцията за работа в офиса е официален документ, който се създава на съществуващото правно основание. Това означава, че данните, въз основа на които е съставена, трябва да бъдат вписани в първия му раздел. Това са всички правни документи, свързани с документацията и информацията, свързана с определена организация. Трябва да кажа, че документът е задължителен за правителствените агенции и местните власти. Останалите могат да го приемат и одобряват по желание, което на практика често се прави с цел удобство и оптимизация в организацията на управленските дейности. Освен това документооборотът, съгласно действащото законодателство, се проверява от специални органи. Следователно, инструкцията за работа в офиса става удобен инструмент за управление, който ще помогне да се организира вътрешната работа на организацията, както и да се предпази от ненужни упреци от страна на контрольорите. инструкция за работа в офиса в окръжния съд

Кой е отговорен за развитието

Във всяка организация има служител, чиито задължения включват документооборот. Това е мисията на изготвянето на тази колекция от оптимални правила. Обикновено адвокат участва в неговото развитие. Това отнема известно време, особено в трудни случаи, когато организацията е ангажирана с публикуването на много документи. Препоръчително е да не се одобрява окончателната версия незабавно, без правна експертиза. За периода на изготвяне на пълния текст се създава и въвежда в действие временна инструкция за управление на документите. Текстът му може да бъде стандартен, препоръчан за правителствени агенции. След това се усъвършенства специфичните условия, в които работи. Инструкцията за работа с чиновници се счита за валидна, ако е одобрена от ръководителя на нивото, за което се отнася (за отдел, организация или негова част). Това означава, че има смисъл да се определят условията и насоките за формиране на документи. Може би за различните ведомства се нуждаят от различни документи, нормализиране на формите и методите за обработка на хартия. Например, инструкцията за работа в офис в окръжен съд е влязла в сила по съответния ред.

инструкция

Организация на действия за документи

Инструкция за реализиране на целите си трябва да се съобщава на всеки служител. Желателно е електронното му копие да е в лице, чиито задължения включват изготвянето на документи. Факт е, че той не включва само правилата за писане и оформяне на хартиени източници на информация, но и техните форми (заявления). Например към него трябва да бъдат прикрепени формуляри на писма, заповеди и други документи, формирани в предприятието. Такива „дреболии“ също трябва да бъдат предписани, като например местоположението на текстовете, полетата и т.н. Всеки служител трябва да потвърди с личния си подпис факта на запознаване с инструкцията. За да се обучат хората, се препоръчва да се провеждат редовни занятия с тях, по време на които е необходимо да се изяснят нейните разпоредби, да се дадат примери. Освен това отговорното лице следи изпълнението на инструкциите.

Структура на документа

Няма писмени правила, които да регулират това, което трябва да бъде включено в инструкцията. Структурата му е проста: общата част, тематичните раздели и допълненията. Препоръчително е да се посочи броят на длъжностите, към които принадлежи документът, нормативни и правни актове, въз основа на които е съставен. Уверете се, че сте посочили лицето, което наблюдава неговото изпълнение. Най-голямо семантично натоварване са тематичните раздели. Те изрично описват документите и техните изисквания. Необходимо е да се обърне внимание на правилата за регистрация, преминаване, архивно съхранение на документи. Желателно е в последната част да се опишат начините за добавяне или промяна на този документ, когато това е направено.

офис работа

приложения

Това е най-функционалната част на ръководството. Той съдържа всички образци от документи. След отварянето на приложенията, всеки служител трябва да види какво точно се формира в организацията, какви параметри имат тези документи, как да ги използваме. Често те се съставят под формата на диаграми, където са посочени всички параметри. В допълнение, има смисъл да се постави времева линия от пряко значение в работния процес. Например, колко дни са дадени за регистрация или разглеждане на документ, когато той трябва да бъде архивиран или унищожен, колко трябва да се съхранява и т.н. Важно е да се уточнят методите за одобрение, подписване и влизане в сила.

Специални случаи

Инструкцията, която се използва от всички, може да съдържа част, свързана с документи за ограничена употреба. Това се случва, когато една организация работи с информация, свързана с държавната тайна и в други случаи. Понякога трябва да разработите отделна инструкция, която да регулира работния процес за официална употреба. в окръжния съд

контрол

Правилата за регулиране и проследяване на документите трябва да бъдат ясни и прозрачни. В кой час, от кого и кога се упражнява контрол, е необходимо да се посочи в текста на инструкцията. Освен това е необходимо да се опише отговорността за неспазване на разпоредбите на инструкциите. Всеки нюанс може да повлияе на дейността на предприятието. В допълнение, документите се използват в съда, персонал - оказват влияние върху съдбата на служителя. Правилността на тяхното съставяне понякога придобива първостепенно значение. Следователно лицето, упражняващо контрол, трябва да поеме отговорно отношение към задълженията си, като върне за преразглеждане документите, които не отговарят на инструкциите.

Прочетете по-нататък

Траш - какво е това?