Как да удостоверим копие от документ? Нотариално заверени копия на документи

Служителят на всяка организация, независимо от размера и формата на собственост, се сблъсква с въпроса как да удостовери копие от документ. Освен това вестникът може да бъде различен - лицензи, устави, заповеди, вътрешни правила и т.н. Някои се поставят на един лист, а други са многостранични. Как да бъдем и в действителност, и в друг случай, и като цяло, кои от документите, които организацията може да сертифицира самостоятелно, и с какво ще трябва да отидат при нотариуса? На всички тези въпроси ще бъде отговорено в нашата статия.

Основни понятия

За да се усвои информация за това как трябва да изглежда заверено копие на всеки документ, е важно да се подчертае, че в този случай ГОСТ действа под № Р 51141-98. Всички чиновници, а всъщност и персоналът на организацията, които на практика са изправени пред този проблем, няма да е излишно да го изучаваме по-подробно. На законодателно ниво, текстът „надлежно заверено копие“ не се оповестява никъде. Въпреки това, гореспоменатият ГОСТ предвижда кой документ може да се счита за такъв.

Така, съгласно клауза 2.1., Простото копие трябва да се разбира като документ, който просто възпроизвежда информация от оригинала и всички негови външни характеристики или част от тях. Той не е правно обвързващ. Но надлежно заверени копия на документи имат някои подробности. Те им дават правна сила.

Какво се ръководи в работата?

Понастоящем няма единен законодателен акт за документите и тяхното разпространение. Въпреки това, не разбират това като пълна липса на правила. Редът за гарантиране на копие е все още установен, но не всички организации и предприятия знаят за него или го пренебрегват. Междувременно подобно отношение може да доведе до някои негативни последици. Например, документ се признава като не притежаващ доказателствена стойност в съда, прокуратурата и др.

Много служители използват ГОСТ Р 6.30-2003 в работата си, дават някои препоръки как да се осигури правилно копие на документ. По-долу е даден пример. И така, под подробностите на основния документ с подписа се поставя свидетелски запис „ИСТИНСКИ“. По-долу посочете позицията на лицето, което изготвя копието, и поставете своя подпис с препис (фамилия, име, бащино име) и дата. Използването на печат е позволено (по преценка на организацията).

проба

прав

Началник отдел "Персонал" (подпис) / А.А.Антонова /

03.21.2015

сфера на приложение

Преди да потвърдите копие от документа по този начин или да коригирате вече извършената работа, изяснете как тези правила са задължителни във вашия район. В крайна сметка, изискванията на стандарта са по-съвещателни по своята същност.

Гореспоменатият ГОСТ гласи, че тези правила се отнасят до документи от организационен и административен характер, принадлежащи на USDORD, т.е. заповеди, постановления, заповеди, протоколи, решения, актове и др., Включени в OKUD (класификатор на общо руската документация за управление).

Препоръки за изпълнителните органи

Одобрени от Росарчив методически правила (пореден номер 76 от 23 декември 2009 г.). Обхват - в изпълнителната власт (федерална) в развитието инструкции за работа в офиса. Как да сертифицирате копия на документи? Пробата е показана по-долу.

Оригиналният документ се съхранява във файла.

(орган - име) № __ за ____

прав

Главен специалист (подпис) / I. Korovkina /

21.07.2015 PRINT

Трябва да се помни, че многостраничните документи (извлечения от тях) трябва първоначално да бъдат номерирани, а бележката за сертифициране трябва да бъде добавена с посочване на броя на листите: „Като цяло, в копие от ____ листа“. На всяка страница е позволено да се постави марка „Истински“, или те трябва да се подгънат с помощта на резба и игла или метални скоби.

Как да се осигури копие от документ на „нормална“ организация?

Не забравяйте, че в регистъра все още е в сила Декретът на Президиума на въоръжените сили на Върховния съвет, издаден още през съветските времена под номер 9779-X от 4 август 1983 г. Той уточнява вида на свидетелския подпис върху документи на всички обикновени организации, които не попадат в първите две категории, обсъдени по-горе. Официално този декрет все още не е отменен, освен това на 08 август 2003 г. са направени някои промени в него. Тези правила се използват без изключение.

Съгласно клауза 1 от документа верността на копието се потвърждава от подписа на ръководителя или длъжностното лице, упълномощено за това, и печата на организацията. Освен това трябва да се посочи датата на издаване и мястото, където се съхранява оригиналът, т.е. дадено предприятие (институция и т.н.). Отличителна черта е фактът, че съставът на надписа не е директно предписан, така че много хора използват не “TRUE”, а “COPY RETURN”, което също е приемливо.

Отделно ще разгледаме въпроса за правото на подписване на такъв документ.

Кой може да осигури копие?

Първо, разбира се, ръководителят на организацията. Това право му се предоставя със закон и подзаконови актове. Ето защо има смисъл да подпише подписите му върху най-важните пакети от документи. Както показва практиката, съдът третира този въпрос доста лоялно, но не е необходимо всеки път.

Второ, длъжностни лица, т.е. служители на организацията, които се състоят в нея от държавата. Трябва обаче да се уверите, че те са упълномощени за тези действия. В противен случай заверено копие (паспорти, трудови досиета, поръчки за основната дейност лицензи и т.н.) няма да бъдат правно обвързващи. Правомощията на служител, който не е мениджър, могат да бъдат установени по няколко начина. Можете да използвате:

• Вътрешният документ на организацията, например, техническа инструкция, заповед и др.
• Пълномощно Необходимо е основно да представлява интересите на дружеството в отношенията му с трети страни.
• Трудов договор с конкретно лице или в длъжностната му характеристика. Формулировката може да бъде, например, такава: „Да удостовери, при писмени изявления от служителите, верността на копията на документите, чиито оригинали се съхраняват от Възложителя“.

Какви документи може да осигури отделът по персонала на организацията?

Както вече бе споменато по-горе, въпреки факта, че Указът на Върховния съвет на СССР продължава да работи, и според неговите разпоредби, отделът по персонала има право да удостоверява копия:

• документи, произхождащи от работодателя, т.е. заповеди, актове, протоколи и др .;
• документи, принадлежащи на друга организация, но оригиналът се съхранява от работодателя, по-специално дипломи и различни свидетелства за професионално развитие;
• други документи, предоставени от служителя в обслужващия персонал, ако не са необходими оригинали или нотариална заверка.

Нотариални услуги

Потвърждаването на автентичността на копие от документа е може би най-често срещаният вид нотариални актове. Гражданите се сблъскват с необходимостта да прилагат тази структура много често. Нотариусът може да потвърди автентичността на документа (копие) - както изцяло, така и извлечения от него. Във втория случай обаче има условие - оригиналът трябва да съдържа няколко различни решения, които не са свързани помежду си.

За да удостоверите копие от документа с копие, трябва да се свържете и с нотариуса. Въпреки това, в този случай има нюанси. Първият екземпляр трябва да бъде вече удостоверен по същия начин или да бъде издаден от юридическото лице, което съхранява оригинала. И тук е важно да се следват всички правила за регистрация. Читателят вече знае как правилно да осигури копие на документ. Не забравяйте да включите следните данни: "Вярно", името на организацията, която е издала (ПЪЛНО ИМЕ), дата, брой листове, ако документът е многостранен.

Обръщайки се към нотариуса, бъдете готови да му предоставите паспорта си. Това е необходимо, за да се установи самоличността.

Какво трябва да бъде удостоверено от нотариус?

Редица документи за придобиване на правна сила изискват задължително нотариално заверяване. Списъкът включва:

• Нотариално заверен превод на документи.
• Пълномощното за прехвърляне на права.
• Бракен договор.
• Договорът за поддръжка и отдаване под наем.
• Приемане или отказ за наследяване.
• Продажби на имоти, когато собствениците са повече от един.
• Продажба на недвижими имоти.
• Разрешение на родителите да изнасят дете в чужбина.
• Регистрация на дружество с ограничена отговорност.
• Други документи, които съгласно споразумението между страните са фиксирани в договора или. T допълнително споразумение трябва да бъде нотариално заверено.

Трябва да се има предвид, че за изпълнението на всяка от точките ще трябва да предоставите на нотариуса определен набор от документи. Например, за да регистрирате LLC, трябва да имате при себе си своята харта, решение за създаване или протокол. Ако работата е поверена на представителя, тогава пълномощното и паспорта. Нотариално заверени копия на документи нямат ограничен срок на валидност.

Изисквания към документа, копие от които е нотариално заверено

Нотариусът действа единствено в рамките на законодателството и следователно следва единен набор от стандарти. Документи, копия от които трябва да бъдат сертифицирани, трябва да отговарят на редица изисквания, в противен случай те просто няма да бъдат сертифицирани.

• Липсата на допълнителни бележки, изтривания, зачеркнати думи, както и неуточнени корекции.
• Ръкописен или машинен текст не трябва да се прави с обикновен молив.
• Документът трябва да бъде без повреди, целостта (счупвания, повреди и т.н.).
• Текстът трябва да е четлив, изработен в монохроматично мастило, без да излиза и бледи области, подписите на длъжностните лица и печатът трябва да са ясни.
• Документите не трябва да бъдат ламинирани или филмът трябва да бъде отстранен.
• При поставяне на подписа на длъжностно лице не могат да се използват технически средства (план, факс печат).