Поръчки за основната дейност - задължителен елемент от документооборота на организацията

Всяка организация е длъжна да поддържа поръчки за персонал, ваканции, командировки, както и поръчки за основни дейности. Всички те имат утвърден единен формуляр и са задължителни в общия тираж на документи.

Цел на поръчките

Поръчките по основните дейности са предназначени да рационализират работата на организацията чрез осъществяване на документален контрол върху изпълнението на задачите. Тяхната формулировка може да бъде много различна. Той е свързан например с налагането на определени задължения на служител, отваряне на достъп до информационен ресурс, създаване на комисия за инвентаризация и др. В някои организации дисциплинарните заповеди се приписват не на персонала, а на основните дейности.

Основните етапи на издаване на поръчки

Съществува стандартен алгоритъм за издаване на тези поръчки:

- Първият етап е подготовката на проект на заповед. По правило тази отговорност се възлага на ръководителя на структурното звено (отдел, сектор). Такъв подход е най-подходящ с оглед на факта, че управителят, например, на отдела, който притежава максималния обем информация за подчиненото звено. Това е особено вярно за организации с голям персонал, където поръчките за основните дейности на предприятието са незаменими.

- Вторият етап - координиране на проекта на заповед. В идеалния случай документът се обсъжда, коригира или допълва с куратора на дейностите, който може да бъде заместник-директор. И само след това окончателната версия се представя на непосредствения ръководител на организацията.

- Третият етап - отпечатването на одобрената версия на документа на бланката. Стандартният формуляр трябва да включва следните елементи:

- “Cap” с лого и пълно име на организацията.

- Номер и дата на публикуване на поръчката.

- "Тялото" на документа се състои от името на заповедта, преамбюла, думата "I ред" и клаузите, отразяващи същността на документа, както и определянето на контрол върху изпълнението. В долния десен ъгъл посочете името на изпълнителя и телефон за връзка.

бланка

Те са документи на строга отчетност, всяка има свой регистрационен номер. В случай на повреда се създава комисионна, потвърждаваща факта на унищожаването им. Нарежданията по основната дейност трябва да бъдат записани в специален вестник, който преди това е бил зашит, номериран и запечатан с печата и подписа на директора на предприятието.

Освен това, със заповедта, подписана от ръководителя, всички служители, чиито имена и длъжности се появяват в него, се запознават с картината. Ако служител по една или друга причина откаже писмено да запише процеса на запознаване, се съставя подходящ акт.

Очевидната важност на поръчките

Нарежданията по основната дейност се подават в общата папка от отговорното лице (по правило това е секретарят), а копията им се предават на съответните звена за изпълнение. Срокът на годност на данните за поръчката е установен от вътрешните нормативни документи на организацията и варира от 3 до 10 години. В организации с малък брой работници алгоритъмът за работа с този тип поръчки може да бъде донякъде опростен. Със сигурност поръчките за основните дейности на DOU имат свои собствени тънкости. Но функцията за наблюдение на постигането на целите остава фундаментална. Правилната организация на предприятието зависи от компетентното формулиране на задачите, от времето на тяхното изпълнение и от своевременното им наблюдение.