Форма на пътническия сертификат - основен документ при проектирането на бизнес пътуване

Документите за изпращане на служител в командировка се обработват от службата, натоварена с тези задължения. По правило този въпрос се занимава с отдел „Персонал“ или административен сектор. Случва се, че функцията се разпределя между услугите.

Пакет от документи за пътуване

Основата за изпращане на служител в командировка може да бъде заповед или мемориална бележка за необходимостта от обучение, участие в семинар или изпълнение на служебна задача (пътуване с кола за компанията, участие в годишни спортни събития). Упълномощен служител публикува съответно проекторешение за изпращане на конкретно лице в командировка и се издава служебно задание и пътнически лист. Формулярът за разрешение за пътуване може да бъде намерен, ако бизнес пътуването е издадено за първи път. Освен това целият пакет документи се съгласува с непосредствения ръководител на командира и се подписва от ръководителя на организацията.

Попълнете сертификат за пътуване

Важно е да не се правят грешки в нейното проектиране и е на стойност няколко пъти да се проверят личните данни на служителя и времето на пътуването, а не да се решават проблеми, които биха могли да бъдат избегнати. Например, ако е допусната грешка в фамилията, името или бащиното име на изпратеното лице, служителят на хотела няма право да го настани в резервираното помещение, тъй като пътническият списък се издава на Иван Генадиевич Иванов, а Иван Геннадиевич представя паспорта. По същия начин ситуацията е свързана с паспортни данни, тъй като служителите не винаги информират незабавно персонала, че са сменили паспорта си. Остарелите данни не могат да бъдат вписвани във формуляра за разрешение за пътуване. Условията на пътуването в идеалния случай трябва да съвпадат с датите на отбелязване при заминаването и пристигането. Естествено, съществуват непредвидени ситуации, когато се нарушават срокове, в такъв случай допълнително се изискват и други подкрепящи документи. Формата на пътническия сертификат трябва да отразява текущата позиция, департамент и персонален номер на служителя, за да се избегнат проблемите със счетоводството при заплащане.

Действия, командвани от служителя

Службата за персонала трябва да регистрира попълнен и подписан от ръководството формуляр за пътнически сертификат в специален дневник. Изпратеният служител получава в ръцете оригиналите на удостоверението (с отбелязана дата за пенсиониране) и служебната задача, както и копие от заповедта за изпращане на командировка. При пристигане на работното място служителят трябва да постави в пристигането си бележка за пътуване, а при напускане - при пенсиониране, в организацията, в която отива. При завръщане на постоянна работа се прави бележка за окончателно пристигане. Единствената причина за плащане може да бъде само формулярът за пътни сертификати, попълнен от двете страни (изпращащата организация и домакинът).

Разбира се, корекциите за идентичност все още са разрешени. Но това не освобождава от отговорност квалифициран да изпълнява възложените служебни задължения.