Писмо за искане: мостри и примери, правила за съставяне

Неразделна и важна част от съвременната бизнес кореспонденция е искане. Пробите и примерите на формулировките, представени в статията, както и определените правила за писане, ще ви помогнат да съставите правилно необходимия текст и да го подредите в съответствие с обичаите на офисната работа. Предлагаме ви стъпка по стъпка ръководство за писане на този тип заявки.

Обща информация

Писмото за искане е приложимо в случаите, когато неговият автор трябва да получи от други лица всякаква информация, документи, сключване на сделка или други делови действия. Тя може да бъде насочена както към името на конкретно лице (директор, директор, началник отдел и т.н.), така и към организацията като цяло. Вашето искане за помощ трябва да отговаря на общоприетите правила в бизнес кореспонденцията.

Писмо е лицето на една компания, дори малките неща са важни. Отпечатайте го на бланка, подписана от упълномощено лице и подпечатани (ако има такива). Отговаря за избора на шрифт, неговия размер и оформление на текста на страницата. Не пренебрегвайте полетата, червената линия и параграфите. Често първото впечатление се състои само от разглеждането на документа.

Стъпка 1: Посочете адресата

Ако напишете безлично писмо, адресирано до конкретна компания, то тогава най-вероятно то ще приключи на рецепцията или в офиса, след това на управителя и, в резултат на това, на директния изпълнител. Посочете в горната част на текста правилното пълно име на организацията най-добре да добавите друг юридически адрес.

Както бе споменато по-горе, най-добрият вариант е този с конкретен адресат, т.е. лично отправено искане за помощ. Винаги се опитвайте да се свържете по име и бащино име. Например, „Уважаеми Александър Викторович!” Или „Уважаеми господин Шварц!”. По този начин, първо, изразявате уважението си към лицето, и второ, искането, адресирано до конкретно лице, му налага определени задължения, отговорност за нейното разглеждане и изпълнение.

В някои ситуации е логично да се използва като адресат група лица, определен екип или част от него. Това е вярно в случаите, когато писмото за искане се изпраща на няколко адреса. Използвайте следната формулировка: “Уважаеми колеги!”, “Скъпи счетоводители!” И др.

Етап 2: Комплимент

Добре е, ако официалното писмо на молбата съдържа комплимент към неговия адресат. Като правите това, вие като че ли отговаряте на неговия законен въпрос: „Защо се обръщате към мен с този въпрос?“. Може да се отбележат минали постижения и лични качества статут на лице, фирма и т.н. По-конкретно, използвайте следната формулировка: „Вашата компания е водещ доставчик ...“, „Вие сте помогнали на много хора в решаването на сложни въпроси в тази област ...“, „Вашата организация е водещ експерт на пазара в областта ...“ и т.н. Не забравяйте, че е уместно комплиментът ще бъде, когато писмото за искане (образци и примери в текста) има нестандартен характер и адресатът трябва да бъде уреден за себе си. Обърнете внимание на качествата и услугите, които са от значение за вашата заявка. Въпреки това, ние не препоръчваме да преодоляваме много тънка граница между добър и коректен комплимент и груба ласкателство.

Етап 3: Обосновете искането

Всяко искане трябва да бъде мотивирано, защото адресатът трябва да знае защо се обръщате към него. Ето защо има смисъл да го доведем до същността на въпроса. На този етап ви препоръчваме да вземете трите най-убедителни аргумента, които трябва да бъдат вградени в текста на писмото според схемата: средна сила, слаба, най-силна.

Искането може да има различно ниво на сложност и трябва да сте подготвени за факта, че адресатът не винаги е заинтересован от неговото прилагане. В това отношение е необходимо да го убедим, че неговото прилагане има потенциални ползи за него. Интересувайте адресата да приеме документа много сериозно.

Писмото за искане може да съдържа предложение за реализиране на известна привлекателна възможност за него.

Примери за формулировки

• "По всяко време, предприемчивите и деловите хора се стремяха не само към материалния успех, но и към личностното израстване, за да бъдат завинаги запомнени от хората за техните добри дела, за да спечелят тяхното уважение."
• "Разбира се, вашата основна цел е да повишите стандарта на живот на гражданите на града." По-специално, тази формулировка може да се използва, когато се отправя искане до заместник, например относно предоставянето на помещения за детска градина, подреждане на детска площадка и др.

Можете също да изречете проблем, който е от значение за получателя, да му покажете как вашата молба може да му помогне в решаването му или в реализирането на определени възможности.

Случва се така, че нямаш какво да предложиш на другата страна, или е неуместно в този контекст. В този случай най-оптималното решение е история за значимостта на вашата заявка. Опишете ситуацията възможно най-точно и вярно, така че да отнеме, както се казва, за душата. Ако сантименталният момент във вашата история липсва априори, донесете фактите и се съсредоточете върху причинно-следствените връзки. Разкажете ни какво ще се случи, ако ви бъде отказано или, напротив, се съгласите да помогнете.

Етап 4: Представихме искането

Когато адресатът е морално готов да приеме искането ви, той може да бъде заявен. Съставете кратък текст, избягвайки дълги и сложни изречения, както и неяснота или подценяване. Писмото за искане (образци и примери за формулировки в текста) трябва да бъде кратко и ясно значение. Така че, ако поискате да закупите оборудване за компанията, тогава посочете пълнотата, цената и количеството:

„За да се оборудва аварийното отделение на болницата, е необходима нова кола, цената на която е 3,5 милиона рубли. Ние ви молим да ни помогнете при придобиването му. "

Или, например, искането за намаляване на наема трябва да бъде уточнено: „Ние ви молим да намалите наема за помещенията до 500 рубли. на квадратен метър за стабилизиране на икономическата ситуация. "

Етап 5: Обобщаваме

В края на писмото искането ви трябва да бъде обобщено. Повтаряйте го отново и се съсредоточете върху факта, че получателят получава обезщетението в случай, че ви даде исканата помощ. Това обаче трябва леко да промени текста на искането. Връщайки се на същия пример за намаляване на наема, предлагаме следната формулировка:

"Ако сте съгласни да намалите наема до нивото от 500 рубли. на квадратен метър в момента на стабилизиране на настоящата икономическа ситуация, ще можете да допринесете за запазването на повече от 20 работни места и няма да претърпите загуби поради пълната липса на плащане. "

Не забравяйте, че е важно да се повтаря не само искането, но и ползата, която може да бъде получена от нейното прилагане, и тя не трябва да бъде съществена. Много големи компании доброволно действат като спонсори, инвеститори и се занимават с благотворителност.

Смятаме, че сега, след като изучаваме процеса на етапи, няма да имате въпрос за това как да направите искане. Достатъчно е да се вземат предвид всички правила за бизнес кореспонденция и някои нюанси. Препоръчваме ви също да изследвате друг пример.

пример

Уважаеми Феликс Петрович!

Вашата компания се организира от няколко години. практика студентите в предприятието, като им помага да реализират знанията, придобити в университета на практика.

Вие, като ръководител на отдел "Персонал", сте човек, който се интересува от привличането на нови служители, млади и перспективни инженери и висококвалифицирани специалисти. Днес тази професия е една от най-търсените. Много студенти биха искали да знаят за неговите способности, тънкости и значение.

Във връзка с това Ви молим да организирате среща на главния инженер с кандидати и студенти от 1-2 курса на 25 април в 17:00 часа въз основа на вашето предприятие.

След като разказа за предимствата и тайните на професията днес, вие поставяте солидна основа за обучение на специалисти и професионалисти утре. Вероятно няколко години по-късно един от тях ще доведе Вашето дружество до ново ниво на развитие.

С уважение и благодарност,

Ректор на университета И.Ж.Бичков

След като прегледате информацията за това какви изисквания трябва да отговарят на писмото за искане, образците и текстовите примери, лесно можете да се справите с нейното писане на практика.