Офис работа в предприятието. Номенклатура ли е?

В своята работа всяко предприятие се занимава с множество документи и документи. Тяхната ясна класификация е необходима за систематизация, контрол и за ефективно вземане на решения. В края на краищата, ако счетоводният отдел или отделът по персонала просто съставиха документите, без да им присвоите номер и дата, тогава би било просто невъзможно да подредите поръчките и отчетите. И за да намерим бързо в архива на конкретен случай, се нуждаем от един единствен справочник, който е номенклатурата на случаите. Номенклатурата е съставен списък на всички номерирани случаи.

Целта на номенклатурата в предприятието

Без ясна систематизация в архивите ще се създаде хаос. Тъй като номенклатурата е важен компонент от работата на всяко предприятие, важно е да се определи нейната стойност.

1. На първо място, възможно е бързо да се търси съответния случай, използвайки неговия сериен номер или датата на регистрация. Цялата информация за това къде се намира тази хартия може да бъде намерена в директорията, където всичко е групирано според определен атрибут.
2. Номенклатурата се използва за присвояване на конкретна регистрационна табела на документа в съответствие с неговия атрибут. Например всички заповеди за уволнение може да започне с буквите PU, а отчетите към данъка - ON.
3. Номенклатурата е основният критерий при избора на документи, които трябва да бъдат архивирани. Също така, информацията от номенклатурата може да се използва за унищожаване на документацията, ако е изтекъл.
4. Без тази систематизация би било невъзможно да се съхраняват временни файлове. Те ще трябва постоянно да описват какво отнема много време.
5. Незаменим в архивите.

Видове номенклатура

Номенклатурата на случаите може да бъде представена в три форми: типични, примерни и индивидуални.

Типично използване на всички предприятия от същия тип, например, от същата индустрия. Той обаче не се прилага за всички тези предприятия и е регулаторен документ.

Ориентировъчната е препоръка за организации, занимаващи се с дейности, свързани с една индустрия.

Тези два вида се разработват. обществени услуги офис и са необходими за ползване. Най-често става дума за заглавия, заглавия на документи. Само рядко могат да се направят някои промени в спецификата на предприятието.

Индивидуалната номенклатура на делата се развива изключително в рамките на организацията. Използва се само за вътрешна документация.

Изготвяне на класификационен списък

Ако новосформираното предприятие няма номенклатура на институцията, препоръчително е да започне изграждането на книгата и класификационния списък възможно най-скоро. Това може да стане по два основни начина: да се възложи изпълнението на кадрови услуги или на външна организация, специализирана в воденето на документация.

В първия случай, значително предимство е, че можете да разработите номенклатура изключително за предприятието, като вземете предвид спецификата на производството и индивидуалните характеристики. Но големият недостатък е, че не всички HR специалисти знаят как правилно да организират тази работа. В процеса можете да направите много грешки, които ще доведат до загуба на важни документи.

А вторият вариант е да покани професионални чиновници и да им плати такса за изготвяне на номенклатура. Минус - трябва да харчите пари. Плюс - работата ще бъде извършена ефективно и бързо.

Етапи на формиране

В процеса на изграждане на списък от документи е необходимо да се преминат през няколко основни етапа, без които номенклатурата на организацията няма да бъде качествено изпълнена и не може да се използва.

1. На първия етап номенклатурата се подписва от служителя, отговорен за архива.

2. Освен това ръководителят на службата за водене на документация трябва да се запознае с подготвените материали и, ако всичко отговаря на нормите, да се подпише.

3. Тогава експертната комисия на предприятието ще се споразумее за номенклатурата. След заседанието се съставя протокол.

4. След това готовата номенклатура се изпраща за преглед от експертно-верификационната комисия на съответната архивна организация. Това трябва да се прави веднъж на всеки 5 години (този етап не се отнася за организации, които не се прехвърлят в държавата за съхранение).

5. И последното докосване - подписът на ръководителя на организацията на врата на одобрението.

След успешно завършване на всичките пет точки, номенклатурата е готова за употреба.

Пример за изготвяне на номенклатурата

Тъй като една номенклатура е списък от документи, съставени по определен начин, тя има типична структура. Нека разгледаме пример как трябва да изглежда класификацията на хартиен или електронен формат:

Общият изглед на номенклатурата е представен на фигурата:

В края на годината се попълва отделна колона, в която се записва общия брой на образуваните дела, прехвърлени в архива, унищожени.