Офис мениджър: Необходими умения и отговорности

В съвременното общество се появиха много нови професии, за които дори преди няколко десетилетия дори не се чуха. Но иновациите постепенно и наистина навлизат в живота ни, а учениците вчера мислят за вечния въпрос за това кой да бъде. Момичетата са особено привлечени от професията "офис мениджър". Каква е тази работа и какви умения трябва да имате, ние разглеждаме в тази статия.

Какъв мениджър е

От заглавието е ясно, че позицията на "офис мениджър" е свързана с това, че е в офиса и управлява текущите дела на предприятието. Служителят се занимава с документация, разнообразна информация и посетители.

в основата си задължения на офис мениджър свързани с документи. Всеки разбира, че заповеди, препратки и други документи трябва да бъдат надлежно изпълнени, регистрирани и правилно съхранени.

Освен това, всяка компания винаги се посещава от клиенти, клиенти или партньори и те трябва да бъдат правилно разпределени, така че хората да стигнат до нуждаещия се човек. Цялата информация, идваща отвън, се приема и от офис мениджъра, чиито задължения са да разпространява правилно данните между единиците.

Работникът на дадената професия също комуникира с хората, които идват първо в организацията. А понякога именно този контакт е достатъчен и няма нужда да се разсейват хората от по-високите постове. Офис мениджърът може да даде информацията, от която се нуждае посетителят, или документ. Ако имате нужда от контакт с други хора, определя удобно време за всеки.

Непосредствени отговорности

Така че разбрахме кой е офис мениджърът. мита:

1. Работа с входяща и изходяща документация. Чрез систематизиране на всички входящи писма (както електронни, така и редовни), той може да предостави необходимите отговори. Ако това е компетентност на други лица, прехвърлете ги на съответната служба.
2. Това е връзка между посетителите и шефовете. Регистрира посетителите, прави срещи, помага при решаването на първични проблеми.
3. Всички телефонни обаждания и факсове също влизат първо в офис мениджъра.
4. Изготвя необходимите документи, като заповеди, разпоредби, извлечения.
5. Събира необходимата информация и изготвя доклади, изготвя аналитични доклади.
6. Подготовката за срещи и конференции също е част от неговата компетентност.
7. Отговаря за офис оборудването с всички необходими аксесоари. Съответно, той запазва рутинни записи за присъствието и необходимостта от материални ценности. Участва в закупуването и приемането на богатството.

Офис-мениджър, чиито отговорности са много разнообразни, всъщност е "капитанът" на офиса. Голяма част от работата е върху раменете му и цялата работа на институцията може да се провали без подходящо и компетентно ръководство.

Как да заемете свободно място?

За да си намериш работа, първото нещо, което трябва да кажеш и покажеш на работодателя кой си. За целта се използват различни въпросници и резюмета.

Резюмето на офис мениджъра, както и на друг служител, трябва да съдържа основни точки, на които се обръща внимание.

Основни моменти от резюмето

1. Пълно име
2. Данни за контакт.
3. Education.
4. Опит и постижения.
5. Личните качества.

Желателно е да се добави нещо от основните точки. Трябва да се опитате да заинтересувате потенциалния работодател, така че от общата маса да ви избира.

Въпреки, че подобна работа може да изглежда скучна сама по себе си, офис мениджърът няма да затъне в рутина. Креативността и самодостатъчността се очакват от човек в тази позиция, затова веднага ще обърнат внимание на съответното резюме.

Представяне

• Резюмето на офис мениджъра, разбира се, трябва да съдържа основните точки, познати на всички. Но монотонният въпросник също е уморен. Особено опасно е да се използват клишета, които са притеснени.
• Резюме - това не е нищо като самореклама. И офис мениджърът е цялата организация. За това, на първо място, трябва да можете да се представите.
• Те съставят въпросници, обикновено на компютър, и затова трябва да бъдат красиво декорирани. Препоръчително е да се създадат субтитри, всяка идея да се разпредели отделно. По този начин показвате способността си да мислите ясно и логично.
• Не трябва да се занимавате с дълги изречения, като правило те не четат до края и преминават към друг.
• Не се страхувайте да пишете за вашите хобита, но не ги разтягайте за половин страница.
• Въпреки това, най-важното за офис мениджъра е наличието на грамотност, яснота и последователност, следователно, написване на автобиография, писане без грешки, кратко и по същество.
• Описание на вашето лични качества Не забравяйте, че офис мениджърът трябва да е общителен, да може да намери контакт с всяко лице и в същото време да бъде приятелски настроен.

Какво образование е необходимо

За да си намеря работа като офис мениджър, най-добре е да имаш по-високо икономическо образование. Но дори и да нямате икономически университет, а позицията привлича, можете да получите обучение по специални курсове. Във всеки случай, висшето образование винаги се оценява от работодателя повече от средно, ако не и икономично.

Също така много компании имат изисквания за езикови умения. В същото време, както свободното общуване, така и четенето на документи, техният превод е важен.

Разбира се, офис мениджърът е длъжен да разбира офисната техника и да притежава необходимите компютърни програми.

Поради факта, че позицията на офис мениджър изисква подготовка и подготовка на различни документи, се изискват основни познания по юриспруденция.

И ако имате курсове по психология, това само ще увеличи шансовете за работа. Все пак служител в тази позиция комуникира много и е призован да разреши много спорни ситуации и конфликти.

Секретар или офис мениджър: каква е разликата

След като работи като „секретар“, офис мениджърът може да бъде продължение на кариерата. Каква е разликата и какви са разликите между работата на тези двама души? Нека видим.

Вие сте секретарка, ако:

• Отговорете на телефонните обаждания.
• Води записи на случаи, срещи и планове на ръководителя на организацията.
• Занимава се с реда и издаване на разрешителни.
• Вие отговаряте за самолетни билети, хотелски резервации и др.
• Подгответе началник на чай и кафе и посетители.
• Получавайте входяща документация и я разпространявайте.

Защо тогава има нужда от офис мениджър?

Това е нещо като стъпка напред по кариерната стълбица. Като правило, в големите организации има няколко мениджъри и съответно секретари. Очаквана обширна работа. Мениджърът на офиса ги ръководи и координира техните действия.

Освен това той координира работата на младши служители, като работници, чистачи. Ако компанията има само няколко коли, тогава водачите са подчинени на него.

На раменете на офис мениджър, офис оборудване: покупка, анулиране и сключване на договори за доставка.