Фактура за плащане - първата стъпка към успешно сътрудничество

Фактурата за плащане е документ, предаден от доставчика на стоки и услуги на техните клиенти, за да могат да направят плащане. Законодателството не предвижда задължение на организацията да издава фактури на контрагенти. Плащането в някои случаи се извършва въз основа на договора. Използването на сметка обаче значително опростява задачата на счетоводния персонал както на купувача, така и на доставчика, поради което този документ се използва в работата на повечето компании от различни сфери на дейност.

Същността на документа

Фактурата за плащане е предназначена за прехвърляне от купувача пари за текуща сметка доставчик. Законодателството предвижда обширен списък от правила, които организациите трябва да спазват при извършването на парични плащания помежду си. Следователно безкасовото плащане за стоки и услуги е много по-популярно. След подписване на договора и съгласуване на всички условия на сделката, доставчикът издава фактура на контрагента. При една сделка купувачът може да получи няколко документа в зависимост от условията на доставка на стоката и изчисленията за тях. Ако по споразумение на страните е предвидено частично предплащане, тогава фактурата за плащане може да бъде представена в две версии:

1. Доставчикът изпраща на купувача фактура, в която се посочва общата сума на договора. Контрагентът самостоятелно определя размера на средствата, които трябва да бъдат преведени по текущата сметка на доставчика въз основа на условията на договора. Авансовите плащания обикновено се изразяват като процент от общата стойност на продукта или услугата.
2. Доставчикът самостоятелно изчислява сумата за предплащане и издава съответната фактура на купувача. Тогава, когато съгласно условията на договора е време да се извърши окончателното плащане, се издава нов документ за остатъка.

Ползи от използването

Фактурата за плащане значително опростява процеса на взаимно уреждане между купувача и доставчика. Ако документът правилно уточнява всички подробности за получателя на средствата, тогава рискът от грешки при подготовката на получателя на плащането от служителя е значително намален. В случай на плащане по договора, особено ако това не е първото плащане, счетоводителите обикновено не изискват актуални данни от контрагента. Въпреки че при сключване на дългосрочен договор, те могат да се променят повече от веднъж. Доставчиците също така не винаги своевременно уведомяват клиентите си за промени в сметките за сетълмент, името на организацията и други данни.

Данни за бенефициера

Детайлите на доставчика трябва да обърнат специално внимание. Навременността на плащанията и липсата на конфликтни ситуации с контрагентите зависят от верността на тяхното въвеждане в документа. Обикновено фактурата за плащане съдържа следните данни за получателя на средствата, необходими за съответното финансови транзакции :

1. Името на организацията на получателя на средствата.
2. INN (понякога до него се посочва НПК на организацията, въпреки че тези данни не са задължителни).
3. Номер на сметката на получателя на средствата.
4. Името на банката, в която е открита сметката на доставчика.
5. BIC Bank.
6. Кореспондентска банкова сметка.

Тези данни са необходими за извършване в банката на платежно нареждане, направено от купувача. Списъкът им не включва адреса на организацията и нейния телефон. Въпреки това е по-добре да се издаде фактура с тези данни. Особено необходима е телефонна организация. По-добре е да се посочи номерът директно на лицето, което плаща. В края на краищата, договорът между купувача и доставчика може да бъде в отдела за доставки, а плащането се извършва от счетоводния отдел. В този случай нейният служител може да има различни проблеми при изготвянето на платежно нареждане, което лесно може да бъде разрешено по телефона.

Данни за купувача

Във фактурата не е необходимо да се посочват пълните данни на купувача. Повечето счетоводен софтуер осигурява насоки Име на организацията понякога нейният хан и телефонен номер. Това е достатъчно, защото законопроектът се издава след преговорите и сключването на договора, така че купувачът няма да се съмнява, че посоченият документ е предназначен за него.

Таблична част

Табличната част на фактурата може да бъде попълнена по различни начини. Използването на едната или другата зависи от условията на споразумението, споразуменията между доставчика и купувача и характера на доставката. Най-често срещаните примери за попълване на таблична част от профила са:

1. Таблицата отразява пълния списък на стоките и услугите, които трябва да бъдат доставени и предоставени на купувача. В същото време се посочват тяхното наименование, количество, единична цена и общ размер на цялата доставка. Такъв документ е практически предварителен вариант на товарителницата и удостоверението за завършване, което се предоставя от доставчика на купувача след изпълнение на договорните условия. Тази опция е удобна, тъй като купувачът може веднага да види как определени стоки ще се наричат ​​в официалните счетоводни документи.
2. В табличната част направете връзка към договора и условията за плащане. В този случай доставчикът може да посочи както общата сума на договора, така и самостоятелно да изчисли процента на авансовото плащане. Тази опция е удобна за дългосрочно сътрудничество, когато купувачът прави периодични авансови плащания, а след това се извършват частични доставки. Освен това понякога е невъзможно във фактурата незабавно да се посочи наименованието на всички единици продукти, тъй като условията на договора могат да определят доставката на отделен продукт от същия вид, по преценка на доставчика, от конкретен наличен запас. Независимо от това коя опция за попълване на табличната част е избрана, е необходимо да се посочи дали ДДС е включен в сумата на фактурата. Тази информация е необходима за правилното изпълнение на платежното нареждане. Освен това, ако доставчикът начислява ДДС в документа, купувачът след операцията има право да изисква от него да издаде фактура.

Условия за доставка и получаване

Някои сметки съдържат също информация за условията за доставка на стоки и правилата за получаването им. Документът прави бележка за времето, когато поръчката може да бъде взета. Посочва се обикновено в работни дни. Отбележете и какви документи ще са необходими при получаване на стоката в случай на самостоятелна доставка. Обикновено пълномощно, издадено от упълномощеното лице от закупуващата организация, е достатъчно.

Заснемане на документи

Фактурата за плащане обикновено се подписва от лицето, което я съставя. Ако това не е направено от управителя или главния счетоводител, се посочват длъжността на упълномощеното лице и позоваването на заповедта или пълномощното, което му дава право на фактуриране и подписи. Фактурата също е подпечатана от доставчика.

Съхранение на фактури за плащане

Фактурите за такси, издадени на клиентите, се събират и се подреждат в хронологичен ред. Те трябва да останат в архивите на компанията в продължение на пет години. Този срок е предвиден от общите правила за съхранение на счетоводните документи. През това време могат да възникнат различни спорове между доставчика и купувача, които могат да бъдат решени чрез разглеждане на фактурата за плащане. Във всеки случай документът трябва да се поддържа до приключване на всички работи по договора, в съответствие с които е издаден.