Правилно изготвен отчет за равнение - няма грешки в счетоводството и разлики с контрагенти

Актът за съгласуване е документ, предназначен да определи статута на взаимните разплащания между контрагентите. Законодателството не задължава организациите и индивидуалните предприемачи да съставят тези документи задължително. Въпреки това мнозинството счетоводители предпочитат периодично да извършват тази работа, за да избегнат грешки в счетоводството и възможни разногласия с доставчици и клиенти.

Цел на документа

Актът за съгласуване е предназначен да документира статута на селищата между две организации на определена дата. Използвайки този документ, можете да проследявате всички бизнес транзакции, извършвани с участието на контрагенти в контекста на договори или за определена организация като цяло, и да изведете окончателния баланс за определена дата. Този баланс може да бъде потвърден от двете страни по съгласуването и само от едно юридическо лице или индивидуален предприемач. Ако, според счетоводни данни, има несъответствия в сумата на крайното салдо, тогава те могат да бъдат елиминирани чрез проучване на операциите, които са посочени в изравнителното извлечение. В счетоводната отчетност на дадена организация може да се отрази неправилно сумата на всяка продажба или плащане. В случай на откриване на грешки, счетоводителят прави корекции в счетоводството, след което се съставя нов акт за съгласуване на взаимни разплащания, който се подписва от упълномощените лица.

Честота на компилация

Законодателството на нашата страна не предвижда задължение на фирмите да изготвят актове за съгласуване в определен момент. Всяка организация самостоятелно решава кога е необходимо да се извърши одит на разплащания с контрагенти и дали това трябва да се направи. В същото време има няколко ситуации, при които тази процедура може да помогне да се избегнат грешки в счетоводството и конфликти с доставчици и изпълнители. Актът за съгласуване се изисква в следните случаи:

1. Преди изготвяне на задължителните годишни финансови отчети.

2. При извършване на инвентаризация на споразумения с контрагенти.

3. Ако доставчикът предостави плащане на вноска от купувача.

4. Контрагентите си сътрудничат дълго време.

5. Значителни суми на транзакции или чести и насипни доставки на стоки или услуги.

Актове за съгласуване и годишно докладване

Повечето от счетоводните служители предпочитат да съгласуват споразуменията с контрагентите преди да представят годишни отчети. Благодарение на тази практика е възможно да се намерят и коригират много счетоводни грешки, които биха могли да повлияят на точността на отчитането. Това е особено необходимо за големи организации с голям брой различни отдели. При такива обстоятелства документите за закупуване на какъвто и да е продукт, като например офис консумативи за отдел, може просто да не са навреме в счетоводния отдел. Това често се случва, когато стоките се доставят без предплащане в края на отчетния период. Материалите са получени, доставката им е отразена в счетоводната отчетност на контрагента и за това не се знае нищо в счетоводния отдел на приемащата организация. В случай на предплащане, внимателните счетоводители обикновено се опитват да разберат дали има доставка и да получат съответните документи. Ако прехвърлянето на средства не е и не се очаква в близко бъдеще, доставката на стоки няма да бъде отразена в счетоводството на получателя. Актът на съгласуване с контрагента позволява да се проследи дали всички документи за перфектни бизнес транзакции се записват, както и да се провери коректността на тяхното размишление. При идентифициране на несъответствията в техните данни с данни за контрагента, много служители, заедно с акта за съгласуване, подписан с разногласия, незабавно предават липсващия набор от документи. Това значително ускорява процеса на коригиране на грешки в счетоводството.

Формуляр за документ

Всяка компания може да разработи и одобри своя форма на акта на съгласуване, която ще отговаря на всички заинтересовани страни и ще позволи правилно да се извърши одит. Регулаторните актове не предвиждат единен поглед върху този документ. Но тъй като е първоначално, когато се изготвя, трябва да се вземат предвид всички изисквания, които са наложени от законодателството относно дизайна на този вид документация. По-специално, декларацията за съгласуване трябва да съдържа следните данни:

1. Име.

2. Датата на образуването му.

3. Информация за компилатора.

4. Обобщение на операцията.

5. Показатели за тези търговски сделки.

6. Посочване на позициите на лицата, отговорни за отразяване на стопанските операции и тяхната документална регистрация.

7. Подпис на ръцете на посочените длъжностни лица.

Процедура за пълнене

Основната част от акта за съгласуване, който сам по себе си съдържа информация за бизнес сделките, извършвани от контрагенти, е таблица. Състои се от две части. Левицата отразява, като правило, дейностите на организацията - съставител на документа. Тя включва четири колони. В първия от тях е посочен поредният номер на записа, във втория - кратко резюме на бизнес транзакцията, в третия и четвъртия - неговата парична стойност за дебит или кредит. Дясната страна на масата е оставена празна; данните се регистрират от контрагента, когато той извършва съгласуване. По този начин в разглеждания акт се правят - в хронологичен ред - записи за всички операции, извършвани от организацията, с участието на конкретен контрагент, за определен период. След това се изчислява оборотът по дебит и кредит и се определя окончателното салдо на желаната дата.

съвместяването

Дружеството, което е получило извлечението за съгласуване от контрагента, сравнява счетоводните си данни с информацията, предоставена от изготвящата организация в документа. Проверява датата на бизнес транзакцията, нейния вид и сума. Счетоводителят също проверява салдото в началото на периода. В случай на несъответствия най-добре е първо да проверите точността на отражението на документите в собствените им сметки. Това ще изисква увеличаване на фактурите и фактурите, представени от контрагента или издадени му. Ако бъде открита грешка, счетоводните данни подлежат на корекция, след което изравняването се извършва наново. Ако грешката не бъде открита, служителят посочва информацията си в дясната част на акта, преброява инерцията и окончателния баланс. Актът за съгласуване се изпраща на контрагента с несъответствия.

Правила за подписване

Документът трябва да бъде подписан от ръководителя и главния счетоводител на дружеството. На определеното място поставете печата на организацията. Тя трябва да закачи последните две писма с подписи. В отсъствието на ръководителя или главния счетоводител актът за съгласуване се заверява с подписите на други служители на организацията, които имат право да подписват такива документи. Това показва тяхната позиция.

Състояние на документа

Актът на съгласуване позволява не само да се идентифицират грешките в счетоводството, но и да се избегнат разногласия с изпълнителите. Ако например длъжникът на организацията подпише документа, той се съгласява със състоянието на населените места и изразява готовността си да изплати дълга. Актът за съгласуване с някои други подкрепящи документи служи като основа за отписване на лоши дългове след изтичане на срока им. давност. Документът, подписан от двете страни, също е необходим, когато дружеството се обърне към съда за възстановяване на дълг от контрагента за доставени стоки или предоставени услуги.