Инвентаризация на дълготрайните активи: подготовка, водене, осчетоводяване

Необходими са дълготрайни активи средства за производство в предприятието форми на собственост. Те съставляват голяма част от имота, позволявайки да се произвеждат продукти, да се изпълняват производствени планове и др да извършват печеливши дейности. Това са сгради, конструкции, машини, механизми, транспорт и оборудване, т.е. всички използвани обекти (повече от година) в икономическия процес. Като се има предвид необходимостта да се осигури контрол на безопасността на тези обекти, действащото законодателство одобри методологията и разработи основните етапи на инвентаризацията.

Цел на инвентара

Инвентаризацията на дълготрайните активи има за цел да следи за безопасността на обектите, идентифициране на загуби, недостиг или незаписани единици. Всички видове имоти подлежат на него, включително тези, които не са собственост на дружеството, но се записват във финансовите отчети. Например: обекти, приети за съхранение по договора, налични наети средства, собственост, вписана в инсталацията, и също така не се отчитат по различни причини.

Кога се извършва инвентаризация

Регулира инвентаризацията и определя мениджъра на времето. Въпреки това, инвентарът се извършва задължително:

- в края на финансовата година;

- при промяна на служителите, отговорни за безопасността на обектите;

- при идентифициране на фактите за кражба на дълготрайни активи;

- При настъпване на форсмажорни обстоятелства, като например природно бедствие, което е довело до частично или пълно унищожаване на собствеността.

Често инвентаризацията на дълготрайни активи е необходима при въвеждането на нови програми за счетоводство и управление на предприятията.

Правомощия и състав на Комисията за инвентаризация

Комисията се назначава със заповед на ръководителя на дружеството. Инвентаризацията се провежда по правило под председателството на главния инженер или заместник-началник. В комисията влизат служители на счетоводно-техническия отдел - инженери, технолози, специалисти по производство. В заповедта ръководителят определя времето на инвентаризация, датата на неговото начало и край. Ако е необходимо, служителите на службата за вътрешен одит (ако има такива) или представител на независима одиторска фирма могат да бъдат включени в състава на комисията. За участието на външния одитор в инвентаризацията трябва да се изготви договор за услуги и да се представи пълномощно. Трябва да се помни, че отсъствието на член на комисията поставя под съмнение автентичността на резултатите от инвентаризацията. Те могат да бъдат анулирани.

Изготвяне на инвентарни записи

Записите за действителната наличност на имот се записват в инвентаризацията на единен формуляр, одобрен от Държавния комитет по статистика на Русия. Днес, действащото законодателство не изисква регистрация на резултатите от инвентаризацията на такива форми, фирмите могат да разработят своите формуляри, съдържащи необходимите детайли и одобрени от ръководителя на компанията. Въпреки това, използването на стандартизирани формуляри от предприятието е най-подходящо: те вземат предвид всички необходими полета и подробности.

Подготовка за инвентаризация

Инвентаризацията се предшества от получаването от комисията на разписка от лицето, отговорно за безопасността на имота, което потвърждава регистрацията на операциите по движението на ОС в съответствие със законодателството. Всички унифицирани форми на инвентарни записи, включително и формулярът INV-1, вече съдържат текста на разписката. На всички съвременни счетоводни документи, които не са подадени за отчитане, председателят на комисията прави бележка „Преди ревизия” с дата и подпис.

Процедура по инвентаризация

Всъщност инвентаризацията на дълготрайните активи се състои в инспектиране на представените обекти, вписване в инвентара: име и предназначение, инвентаризация и фабричен номер, година на производство и брой обекти. В колоната "действителна наличност" са налични всички обекти, които са налични за това производствена площадка, независимо дали са включени в счетоводството. При установяване на активи, данните за които не са налични в счетоводните документи, те трябва да бъдат записани в инвентара и впоследствие да се определи пазарната стойност на позицията за вписване в дълготрайните активи на дружеството. Инвентаризацията на дълготрайните активи следва да се извършва с регистрация на отделен опис за всяка производствена площадка в контекста на отговорностите на отговорните лица. Отделно съставен инвентар върху обектите на операционната система:

• не са подходящи за по-нататъшна експлоатация с причини;

• тези, които са в хранилище или под наем с посочване на основанията-споразумения за съхраняване или използване на наетия имот и неговите приложения.

Инвентарните списъци се издават в 2 екземпляра. Резултатите от инвентаризацията се потвърждават от подписите на членовете на комисията и отговорните лица. Първият екземпляр се прехвърля в счетоводния отдел за по-нататъшно обработване, изготвяне на справка-отчет и извършване на счетоводни операции. Второто копие на инвентарния опис остава при докладващото лице. Ако има наети или съхранявани обекти, се съставя трето копие от инвентара, който се подписва и изпраща на лизингодателя или вложителя.

Отчитане на резултатите от инвентаризацията

Ако възникнат различия в действителната наличност на активи със счетоводни записи, се изготвя отчет за сравнение на формуляра INV-18, където се идентифицират позиции с идентифицирани несъответствия и се идентифицират недостиг и излишък на активи по отношение на количество и стойност.

За да се обобщят несъответствията в групите на недостига и излишъците, идентифицирани по време на инвентаризацията, се използва отчетът за счетоводните резултати, идентифициран от инвентара (номер на формуляр INV-26). Тя групира информацията за несъответствията между фактическите и счетоводните баланси и, като се ръководи от политиката на дружеството, отразява резултатите в счетоводството.

Отражение на резултатите от инвентаризацията в счетоводството

При идентифицирането на неотчетените активи е необходимо те да се капитализират по първоначалната цена, определена от текущите пазарни цени, като тази сума се увеличава с други доходи на дружеството. Данъчната счетоводна стойност на излишъка собственост, установена в процеса на инвентаризация, се признава в състава на неоперативните приходи. При установяване на дефицит на ОС финансово отговорно лице обяснява този факт в писмен вид. Ръководителят на организацията, въз основа на предоставените обяснения, взема решение за отписване на липсващия обект и за разпределението на размера на щетите:

• да се възстанови при идентифициране на извършителя;

• загуби на дружеството, ако е невъзможно да се установи виновникът (например, когато той е откраднат) с документални доказателства за този факт. Те могат да служат на решението на разследващите или съдебните органи.

Ако е невъзможно да се идентифицират извършителите, щетите, причинени от отписването на недостатъците в счетоводството на ОС, се вземат предвид като част от други разходи. Данъчното счетоводство признава техните неоперативни разходи, подлежащи на потвърждаване на кражба.

Когато всички документи са попълнени и инвентарът на дълготрайните активи приключи, осчетоводяването на горепосочените операции в счетоводството се отразява, както следва:

Dt 08 Kt 91.1 увеличение на размера на неотчетените активи;

Dt 01 Dt 08 - въвежда стойността на нерегистрирания имот в актива;

Dt 02 Kt 01.2 - отписване на начислената амортизация за липсващия обект;

Dt 94 Kt 01.2 - отписва остатъчната стойност на липсващия обект;

Dt 73.2 Kt 94 - размерът на вредата се начислява на виновния;

Dt 50,51,70 Kt 73.2 - размерът на щетите е изплатен на касата, по сметката на дружеството или отчислена от заплатата работниците и служителите;

Dt 91.2 Kt 94 - вреда, причинена от недостиг в предприятие, е била отписана поради невъзможност за идентифициране на виновния.

Така инвентаризацията на дълготрайните активи е процедура, която е необходима не само за поддържане на безопасността на активите на предприятието, но и за премахване на бездействащите съоръжения, които не участват в производствения процес и оказват влияние върху размера на данъка върху собствеността и нивото на печалба в дружеството.