Как да организирате протокол за среща?

Протоколът за събрание е информационен и регулаторен документ, който записва целия процес на обсъждане на повдигнатите въпроси, както и решенията, взети по време на тази среща. Поддържането на този документ е важна и задължителна част от всяка среща, на която до голяма степен зависи как ефективно ще се вземат решения по даден въпрос.

Регистрация на протоколи от заседания, установени от Гражданския кодекс на Руската федерация. Член 181, ал. 2 определя основните задължителни изисквания и реда, в който се записва заседанието. Как да подредите протокола правилно? Каква информация трябва да съдържа протокола от заседанието?

Кой взема протоколите?

Отговорност за вписване на събранието и по-нататъшна коректна регистрация на документа се възлага на секретаря на събранието. Те могат да бъдат лицето, заемащо длъжността секретар в организацията, или всеки друг служител, упълномощен да изпълнява това задължение. Най-добре е, ако назначеното от секретаря лице разбере въпросите, повдигнати по време на срещата. Въпреки това, ако секретарят се занимава с дейности в друга област, той има право да задава въпроси по разясняване по време на срещата, което ще позволи изключително точен запис на целия процес на заседанието.

Освен просто записване на хода на срещата, секретарят е натоварен с подготовката за срещата. Това може да бъде съставянето на списък на присъстващите, схема на съвещателния процес, работа с протоколите от предишни срещи. Това е необходимо, за да се включи в дневния ред списък от въпроси, които трябва да бъдат обсъдени отново.

Празни, необходими раздели

Да се ​​състави протокол инструкции за работа с документи Препоръчително е да се използва специален формуляр. Дали да се използва тази препоръка зависи от решението на собственика (управителя) на организацията. Най-често печатните форми се използват за вписване в държавни, общински и градски власти. Повечето частни организации използват обикновен шаблон, отпечатан на компютър и декориран на хартия с формат А4.

Независимо от вида на формуляра, документът трябва да съдържа задължителни раздели (вж. Примера на протокола за срещата по-долу в статията):

• име структури (организации) в която работи борда.
• Заглавие.
• Дата и номер на протокола за регистрация.
• Място, където се провежда срещата.
• Въпроси (дневен ред).
• Основната част.
• Подписи на председателя, секретаря и участниците в срещата.

Протоколът от заседанието се съставя въз основа на записи, включително аудио или видео, направени от секретаря в хода на обсъжданията. Документът се издава до пет работни дни, освен в някои случаи, когато други разпореждания се определят от ръководителя или от законодателството за определени видове заседания.

Заглавие на протокола

Заглавието на документа включва името, думата "протокол", както и името на събранието (в този случай това заседание) и (или) колегиалния орган, който провежда заседанието. Например: "Протокол от заседанието за производство."

Номер, дата, място

Всеки протокол за среща трябва да има индекс, т.е. сериен регистрационен номер. Тя се определя от поредния номер на срещата, която се провежда от началото на календарната година (в образователните организации е възможно да се водят номерационни записи от началото на учебната година). Ако се регистрира протоколът от заседанието на временния управителен съвет, номерацията се запазва за срока на мандата.

Датата на документа ще бъде денят на срещата. Ако въпросите бяха обсъдени повече от един работен ден, всички дати от началото до края на дискусията трябва да бъдат записани в протокола от заседанието. Пример: „06/22/2016 - 24 юни 2016 г.“ или „22-24 юни 2016 г.“

Мястото на изготвяне на протокола е географското наименование на населеното място, в което действа колегиалният орган. Този раздел може да не е включен в документа, но само ако име на организацията вече включва името на населеното място. Например: "печатница град Самара", "Ивановско машиностроително предприятие" и така нататък.

Забележете как трябва да започват всички минути за срещи (по-горе).

продром

Първоначалната част на протокола трябва да бъде съставена с името и инициалите на председателя на заседанието и секретаря. Първият е служител на организацията, упълномощен да провежда заседанието. Позицията на председателя в организацията (съгласно списъка на персонала) не е посочена в протокола. Това лице не трябва да бъде ръководител на компанията. Изключение правят протоколите от срещата с директора, където ръководителят лично провежда срещата.

В раздела "Представяне" трябва да се посочат всички останали участници в срещата. Можете да направите това, като се ръководите от следните препоръки:

• Разделът по азбучен ред посочва имената и инициалите на служителите, участващи в разглеждане на въпросите, поставени в дневния ред, и вземането на решения по тях. Публикациите не са посочени.
• Ако на заседанието присъстват повече от петнадесет участници, техните инициали и фамилии се изнасят като приложение към протокола в отделен списък.
• Ако на заседанието присъстват и други служители на тази организация или лица, поканени от други организации, в протокола се вписва раздел „Поканен“. Тук фамилиите и инициалите се определят по азбучен ред, а за участниците от други организации се определят допълнително тяхната длъжност и име на работното място.
• Всеки от присъстващите присъства на участието си в срещата с личен подпис.

Чрез празния ред след раздела „Представяне“ в протокола от заседанието се въвежда „Дневен ред“. Този раздел се отнася до списъка с проблеми, представени на заседанието. Всеки раздел от Протокола "Дневен ред" е номериран с арабски цифри. За формулирането на въпроса се използват предлозите „На ...“ или „На ...“ (вж. Примера на протокола от заседанието в дневния ред в статията по-долу). Всяка точка трябва да посочва лицето, упълномощено да говори по този въпрос: „Докладчик: фамилно име, инициали“.

Каква е разликата между пълния протокол и краткия?

При съставянето на основния текст на документа е важно да се разгледа дали се води кратък или пълен протокол от съвещателния процес по време на срещата. За кратката форма (най-често се съставя протоколът на оперативната среща) в основната част трябва да се посочи следната информация:

• Въпрос, представен на срещата.
• Докладчик по този въпрос.
• Решение, прието и одобрено от заседанието.

Осъществяването на пълен протокол означава да се фиксират не само горепосочената информация, но и детайлите на презентациите на ораторите, информацията и дебатите, възникнали по време на срещата, изразените от участниците мнения, наличните коментари и възражения, както и други подробности.

Основна част

Основната част от протокола се състои от раздели за броя на въпросите в дневния ред. В пълната форма на документа всеки раздел включва три части, отразяващи процеса на разглеждане на въпроса и вземането на решение по него.

Имената на частите се обозначават с главни букви от новия ред:

• "Слушай". В тази част под заглавието трябва да се посочи името на докладчика по разглеждания въпрос (в номинативния случай), тире е изявление на доклада (от третото лице единствено число). Ако по някаква причина е невъзможно да се даде изявление в протокола, текстът на доклада се посочва на отделен лист като приложение към протокола, а в раздела “СЛУШАЙ” се прикрепя бележка “Текстът на доклада (реч, реч) е приложен”.
• - Направи реч. В тази част се записват презентациите на други участници в срещата по разглежданата точка или въпроси, зададени по време на дискусията. В този случай трябва да посочите името на говорителя (в номинативния случай), а тирето съдържа текста на въпроса (изявление).
• "РЕШЕНИ" или "РЕШЕНИ". Решението, взето на заседанието по този въпрос, е фиксирано. Текстът на решението трябва да бъде изцяло отпечатан, независимо от това дали се води пълната или кратка форма на протокола. По време на гласуването е посочен броят на гласовете, получени „за”, „против” и „въздържал се”.

За кратката форма на протокола, краткото обсъждане на всеки въпрос е представено в частите „СЛУШАЙ“ и „РЕШЕН“. След подписването на документа от секретаря и председателя той придобива официален статут и се регистрира.

Решенията, взети по време на заседанието, се съобщават на определените изпълнители:

• Чрез предаване на копие от протокола или изявлението, заверено от секретаря.
• Публикуването на административни документи (заповеди, решения, заповеди) за организацията въз основа на вписаните решения.

Как да съхраняваме протоколи?

За архивно съхранение се формират протоколи в случая с разделяне по видове срещи. Мястото на съхраняване на такива документи се определя или от секретариата на организацията (организационната единица) или от канцеларията. Времето за съхранение се определя в съответствие с утвърдената номенклатура на делата в предприятието.