Бизнес преговори. Провеждане на бизнес преговори. Подготовка на бизнес преговори

Бизнес преговорите са най-важният компонент предприемачеството. умение изграждането на конструктивни комуникации в бизнеса е едно от значителните конкурентни предимства. Какви са тайните на успешните бизнес преговори? Каква е тяхната структура и особености на подготовката за тях?

Дефиниция на бизнес преговори

Бизнес преговорите, съгласно обща дефиниция сред руските експерти, са процедура, в която участват две или повече страни, които имат статут на търговски организации, предприемачи или длъжностни лица, чиято цел е да решават текущи или бъдещи въпроси на сътрудничеството в аспекта на партньорството или да намерят компромис в спора. Общуването, фирмите или бизнесмените се стремят да вземат съвместно решение. Предполага се, че за всяка от страните тя трябва да бъде оптимална.

Провеждат се бизнес преговори, в случай че противоречивият въпрос не може да бъде решен чрез налични средства. От своя страна, необходимостта от тяхната организация не възниква, ако ръководството продължи предварително да разреши непоследователна ситуация, като например проучи законодателни източници или вече подписани споразумения.

Класификация на преговорите

Руските експерти идентифицират следните основни видове бизнес преговори.

• Първо, това са съобщения, в които се обсъждат нюансите, свързани с разширяването на съществуващите споразумения при настоящите условия.
• Второ, това са преговори, по време на които се предвижда да се обсъдят условията за продължаване на сътрудничеството при нови условия.
• Трето, това е комуникацията между страните, които не са сключили никакви споразумения преди това.
• Четвърто, бизнес преговорите могат да доведат до подновяване на съществуващи споразумения.
• Пето, предметът на съответните съобщения може да бъде свързан с прекратяването на съществуващи споразумения при условия, приемливи за двете страни.

Разбира се, видовете бизнес преговори могат да бъдат класифицирани по други причини. Някои експерти смятат, например, че този вид комуникация може да бъде разделена в зависимост от степента на важност на ключовата тема. Така например преговорите се класифицират в стратегически, където се решават въпроси, определящи по-нататъшното развитие на целия бизнес, и ситуационни, където се обсъждат индивидуални нюанси на приетия съвместен курс. Някои експерти идентифицират индивидуално и колективно договаряне. В рамките на първата се говори за комуникация между отделните длъжностни лица (например генералните директори), в хода на последното, комуникацията с участието на колегиални ръководни органи на фирмата или с участието на служители.

Функции за преговори

Експертите идентифицират няколко функции, които извършват бизнес преговори. По-специално, информация, която предполага взаимно проучване на мненията на страните по даден въпрос. Той също така подчертава комуникативната функция, в която предприемачите намират нови точки на сближаване на интересите или, ако това е първата им среща, разкриват най-очевидните перспективи за взаимодействие. Съществува координационна функция, която предполага приемане на подкрепящи решения в аспекта на основната стратегия за сътрудничество. Има контролираща страна, в рамките на която страните разбират как вървят нещата с изпълнението на задълженията на партньорите от определен момент.

Етапи на преговори

Много експерти са склонни да вярват, че бизнес преговорите са процес, който се състои от голям брой съставни елементи. Предполага се, че подходящият вид комуникация в бизнеса се извършва на няколко етапа. Руските експерти идентифицират следните етапи.

• Първо, това е подготвителният етап. В него партньорите се договарят за предстоящата среща, определят се с мястото на провеждане, формират състава на участниците. Основната тема е определена и съгласувана. Преговорите трябва да бъдат съсредоточени.
• Второ, това е етапът на протокола. Тя започва по време на срещата с партньори на място, за което те предварително са се съгласили. По правило протоколната фаза включва взаимни поздрави на страните, процедури за опознаване (ако партньорите се срещнаха за първи път). Може да изглежда, че този етап е формалност. Но на практика, както отбелязват много експерти, резултатите от комуникацията до голяма степен зависят от това колко удобни са протоколните нюанси за страните по преговорите.
• Трето, това е етап от обмена на информация, или както го наричат ​​някои експерти - „въпросникът“. Страните от своя страна посочват ключовите тези, свързани с темата. Записва се желаната позиция на партньорите по отношение на перспективите за сключване на договор, промяна на условията на настоящия договор и др.
• Четвърто, всъщност това е решение. Резултатът от преговорите е разкрит. Как може да бъде, ще разгледаме малко по-късно. Възможно е подписването на документи, свързани със сътрудничеството.

В резултат на бизнес преговори могат да се организират неформални събития - банкет, разходка. В някои случаи се очаква пресконференция.

Гореописаната схема, в която бизнес преговорите са разделени на етапи, е доста обща. В зависимост от отрасловите особености на бизнеса, от реда на комуникациите може да има няколко, има и допълнителни събития.

Резултати от преговорите

Преговорите по един или друг начин водят до някакъв резултат. Как може да бъде той? Експертите идентифицират три основни вида резултат от преговорите:

• намиране на компромис;
• сключване на асиметрични договорености;
• липса на съгласие.

В първия сценарий се подразбира, че провеждането на бизнес преговори доведе до определяне на условия за сътрудничество и това е подходящо и за двете страни. Съществува мнение, че компромис може да бъде приписан и на ситуацията, когато решението не отговаряше на двете страни в същата степен, но поради необходимостта да се сключи поне някакъв вид договор, преговарящите се съгласиха за взаимно неудобни условия. Това е възможно например в случаите, когато доставчик на определен продукт иска да спаси определена сума, за която бизнесът ще бъде недвусмислено печеливш, но купувачът може да плати само, да кажем, наполовина.

Бизнес преговорите могат да доведат до решения, които някои експерти наричат ​​асиметрични. Какво означава това? Фактът, че едната страна по някаква причина успя да убеди другата да подпише споразумение за по-малко комфортни условия за него. Ако в разглеждания по-горе пример продавачът и купувачът са намерили, макар и да не са съвършени, но все пак компромис, сценарият в рамките на асиметрично решение може да означава, например, че доставчикът на стоките по принцип ще откаже да го продаде на контрагента на по-ниска цена, а на свой ред Този продукт е много необходим и той се съгласява да сключи сделка, решавайки, да речем, да вземе заем.

Друг възможен сценарий е липсата на решение, взето въз основа на съобщения. Някои експерти не са склонни да го класират сред резултатите от преговорите. Въпреки това, техните опоненти смятат, че той все още е там - дори само защото партньорите вече знаят какво да очакват от следващите преговори и разбират дали те трябва да се проведат по-късно. Този вид резултати, според експертите, могат да носят информационна стойност. Например купувачът на стоките ще знае за каква минимална цена може да закупи определен продукт, да знае силните и слабите страни на доставчика. В бизнеса често се случва, че отказът на сделка по време на преговори непряко допринася за това предприемачът да намери по-удобни условия за сътрудничество след това. Така формалната липса на комуникационен резултат може да бъде напълно положителен сценарий за бизнес.

Правила за водене на преговори: културно измерение

Какви са правилата на бизнес преговорите? Има много теоретични концепции за този резултат. Тяхната специфичност може да се определи от огромен брой фактори. Много зависи, например, от манталитета на преговарящите, продиктуван от национална или гражданска принадлежност. Това означава, че бизнес разговорите и бизнес преговорите в съответствие с правилата, които са приети в западните страни, не винаги са съвместими с характеристиките, например, на азиатската култура на комуникация в бизнеса. Руските бизнесмени, според някои експерти, са малко по-близо до манталитета на западната нагласа, отколкото с източния манталитет, но манталитетът им може да се проследи и до двата модела.

Случва се, че хората, които са свикнали с един или друг модел на поведение, се адаптират успешно към манталитета на партньорската страна. Да вземем например неотдавнашните газови преговори между ръководителите на Русия и Турция - страните успяха да сключат ключово споразумение, въпреки че имаше вероятност от несъответствия в намирането на общи точки за контакт. Според някои експерти, поради разликата в бизнес манталитета на двете страни. Въпреки че няма консенсус по този въпрос, много анализатори от своя страна вярват, че културата на комуникация в бизнеса, характерна за руснаците, като цяло е съвместима с турската и може би дори повече, отколкото със западната.

По този начин, бизнес етикет преговорите, аспектите, които характеризират подготовката за тях и условията за тяхното поведение, в много отношения могат да бъдат продиктувани от културните особености на страните, тези или други традиции на бизнес комуникацията. В същото време, както отбелязват някои изследователи, бизнесът, особено в области от стратегическо значение за страните по света, става все по-глобален и в много отношения това може да се проследи до заличаването на културните различия между партньори от различни държави. Може би в някои моменти не е съвсем удобно за японския предприемач да възприеме „западния“ модел на поведение в преговорите с американските си колеги, но той прави това, за да поддържа конструктивен диалог. От своя страна, неговият партньор, предприемач от Съединените щати, със сигурност ще се опита да бъде внимателен в общуването с японския си колега и, ако е възможно, да спазва традиционните правила за бизнес комуникация, приети в Япония.

Правила за договаряне: компромисен сценарий

Някои руски експерти предлагат следния сценарий, при който са възможни бизнес преговори, при условие че бъдат възприети съответните принципи на повечето съвременни култури. Ако те бъдат спазени, тогава съществува възможност комфортът на бизнес партньора от немски или корейски произход да не бъде нарушен.

Първото нещо, на което експертите препоръчват да се фокусира вниманието, е винаги да слушате събеседника. Това се приветства както в Корея, така и в Русия, САЩ и Германия. Не трябва да прекъсвате речта на партньора си, да протестирате, да коментирате, дори ако сте сигурни, че говорителят греши за нещо.

Следващото правило е зачитането на принципа на равенството. В нито една от съвременните страни не се приема, че един преговарящ по някакъв начин се поставя над другия. Дори ако става въпрос за ясна перспектива за сключване на тази много асиметрична сделка, при която една от страните не може да има избор, партньорът не трябва да го гледа снизходително.

Преговорите в бизнеса трябва да се извършват, като се избягват оценъчни тези, адресирани до лицето на събеседника. Следването на това правило ще осигури същия комфорт за партньор от всяка страна, с чийто представител се водят бизнес преговори. Пример: не е желателно да се казва: "Вие не сте компетентни по този въпрос."

Грешки в бизнес преговорите

След като разгледаха някои от основните препоръки на експертите относно бизнес преговорите, би било полезно да се разгледат типичните грешки, изтъкнати от изследователите, които предприемачите понякога са склонни да правят в процеса на комуникация. На първо място, вероятно би трябвало да се отбележи, че подобни действия ще бъдат противоположни на описаните по-горе препоръки. Въпреки това, разбрал същността на грешките, свързани с ключовите нюанси на комуникациите, отбелязани от нас, ще бъде полезно да обърнем внимание и на следните точки.

Бизнес преговорите, както смятат експертите, не трябва да бъдат инструмент за идентифициране на партия, която да може да бъде носител на напълно правилна гледна точка. Ако това наистина е така, то ще излезе естествено. Грешката на много предприемачи е да се позиционират като субект, чието мнение не може да бъде алтернатива.

Друга грешка, която експертите подчертават, е упоритостта. Винаги има възможност да се намери компромис. методи за убеждаване но е много трудно да се направи с такава проста тактика.

Невалидни, казват експерти, авторитарен стил бизнес комуникация. Особено когато става въпрос за транзакции, които вероятно са асиметрични. Рядко се случва доставчик да остане уникален дълго време. На свободния пазар обикновено е възможно да се намерят алтернативни канали за получаване на желания продукт. И ако в някакъв момент купувачът е бил принуден да отиде в по-малко комфортни условия и едновременно с това да се изправи пред авторитаризма на партньора, вторият път не иска да придобие нищо от него.

Сред често срещаните грешки, характерни за бизнес преговорите, е отклонение от основната тема на дискусията. Дори ако това се случи случайно, например, един партньор е решил да попита другия къде обича да пътува, в резултат на което темата на диалога се е преместила към туризма. В този случай има вероятност една от страните да подозира другата в намерението си да обърка, да заблуди, да се довери. Един или друг път ще бъде изразходван. Отклонението от темата може да играе особено негативна роля при провеждането на колективното договаряне. В такива случаи всеки от участниците в общуването, за да не се чувства излишен в дискусията, ще иска да коментира тема, която не е свързана с основната тема.

Какви са тайните на успешните преговори?

Разгледахме особеностите на бизнес преговорите по отношение на осигуряването на съвместимост на моделите на поведение на страните. Също така ще бъде полезно да се запознаете с някои принципи, които ще помогнат за постигане на желания резултат въз основа на резултатите от съответните комуникации. Какви са тайните на успешните бизнес преговори, които се отбелязват от руски експерти?

Много изследователи препоръчват поставянето на акцент върху дългосрочните взаимоотношения с партньора в изграждането на комуникации. Непосредственият резултат в бизнеса често означава абсолютно нищо. И евентуалните отстъпки, към които отива една страна, може да се интерпретират от партньора, на първо място, като желание за изграждане на стратегически отношения.

Следващият фактор за успешни преговори, които експертите разграничават, е откритостта в комуникацията. Това се отнася не само до начина на словото и формулировките. Това означава преди всичко откритост по отношение на въпроса, на събеседника, липсата на страх да не обича партньора или да изразява недоволство от обективно неудобните условия на сделката. Много по-конструктивен подход е този, при който моменти, които не са задоволителни за партията, ще бъдат изразени веднага след като бъдат изказани в диалога, преди темата на разговора да се промени или преговорите да приключат.

Експертите препоръчват, когато е възможно, да се съсредоточат не толкова върху собствената си позиция, а върху интересите на партньорската страна. Ще бъде полезно, ако един партньор покаже на друг, че се интересува не само от ползата за неговата компания, което е очевидно, но и от това, че бизнесът на другата страна се облагодетелства от това.

Изследователите препоръчват на преговарящите страни, при формулирането на предложения и дисертации за партньорите, да обмислят съдържанието си предварително, така че партньорът да избере една от няколкото възможности. Това ще увеличи вероятността за намиране на компромис. Възможно е някои от опциите да отговарят повече на партньора. Тя може да бъде възприета като основа за окончателното решение.

Подготовка за преговори

Ще проучим аспекта как да подготвим бизнес преговори. Какво трябва да търся в процеса на неговото прилагане? Някои експерти препоръчват да се придържате към следния сценарий.

В рамките на тази схема изследователите препоръчват да се вземе предвид правилото - времето, прекарано за подготовка за преговори, трябва да бъде съизмеримо с очакваната им продължителност. Факт е, че ключов аспект на този сценарий е предварителен комуникационен план. Тя трябва да бъде „репетирана“ и затова ще отнеме време, сравнимо с това, по време на което действително ще се проведат преговори.

• Първата точка от въпросния план е дефинирането на целта на комуникацията. Независимо от сценария на подготовка за преговори, другата страна действа, първо ще отговорим на въпроса защо ще общуваме с партньорите в рамките на планираната среща.
• Следващата точка в нашия сценарий е дефинирането на желания резултат.
• Освен това, според плана - идентифицирането на ресурси, които ще помогнат за постигането на този резултат. Това може да бъде, например, това или онова знание, компетентността на някои специалисти на компанията. В първия случай действията ни ще бъдат да намерим необходимите източници на информация и да се запознаем със съответните факти. Във втория, ние каним компетентни специалисти с нас, координирайки предварително с тях ключовите нюанси на предстоящите преговори.
• Следващият компонент от подготовката за комуникация с партньорите, който трябва да бъде решен преди срещата, е начин за предаване на информация към нея. Тя може да бъде предимно устна или да включва например презентации на проектора, запознаване на партньори с печатни текстове, видео материали и др. Необходимо е предварително да се гарантира, че организирането на бизнес преговори от страна на отговорната страна ще включва подходящо техническо снабдяване.