Бизнес писмо: правила за компилиране, писане на образци

Днес почти всички активно използват интернет. Но бизнес кореспонденцията не е престанала да бъде релевантна и важна. То просто беше прехвърлено на други превозвачи. Как да направите и организирате бизнес писмо, кажете на публикацията.

Какво може да съдържа съобщението за бизнеса?

На първо място, бизнес кореспонденцията дава възможност за обмяна на мнения или предложения със служители и бизнес партньори. Писмото може да съдържа искания, претенции и други мисли за премахване на недоразуменията между компаниите. По принцип бизнес кореспонденцията е вид официална кореспонденция.

Разлики от други букви

Основните различия могат да бъдат обобщени както следва.

• Стилът на представяне.
• Наличието на официална подчиненост.
• Речник без силно изразяване на емоции.
• По правило писмото отнема не повече от една страница.
• Шрифтът в целия текст е един и същ (не малък и не голям).
• Обикновено се съставя на официалната бланка на организацията.

Видове бизнес писма

Съдържанието на текста ще зависи от вида на писмото, което трябва да направите. Те могат да бъдат разделени на няколко групи.

Писма за отговор:

• Заявка.
• Петиция.
• Изискване.
• Оферта.
• Лечение.

Писма, на които не е необходимо да давате отговор:

• Информация.
• Уведомление.
• Покрийте.
• Гаранция.
• Предупреждение.
• Напомняне.

Писма с търговски характер. Обикновено те са необходими по време на срока на договора или за сключване на споразумение:

• Моля.
• Отговорът на искането.
• Напомняне.
• Претенция.
• Оферта. Това е предложение за сключване на договор или сключване на сделка.
• Предупреждение за необходимостта от изпълнение на задълженията, прекратяване на споразуменията и т.н.

Буквите с нестопанска цел:

• Покана.
• Информиране за нещо.
• Благодарности.
• Препоръка.
• Моля.
• Инструкции.
• Мотивационно писмо
• Изразяване на съболезнования.
• Поздравления за всеки повод.
• Писмо за гаранция.
• Потвърждение за получаване на стоки, предоставяне на услуги и т.н.

Класификация на бизнес писма по структура:

• Съставен по строг модел.
• Написано в свободна форма.

Видове в зависимост от получателя:

• Обичайното. Изпратено до едно местоназначение.
• Колективен. Изпраща се на едно лице, но от няколко лица.
• Циркуляр. Изпратено до няколко получателя.

Формата на писмото е следната:

• Изпраща се в обикновени пощенски пликове.
• Представено лично.
• Изпраща се като факс.
• Изпратено по имейл.

Както виждате, бизнес посланието може да бъде подредено по различни начини и с различни намерения. Но си струва да се отбележи, че в някои случаи, поради етични причини, е необходимо да го напишете на ръка, вместо да пишете на компютър. Това се отнася за поздравления и съболезнования.

Части от писмото

Правилното бизнес писмо винаги е разделено на няколко части. Това е уводно, основно и окончателно. И те са свързани помежду си логично.

Като правило в уводната част се съдържа информация за обстоятелствата, довели до написването на писмото. Основният текст е самото съдържание, същността на посланието. Последната част обобщава резултатите, които могат да изразят отказ, съгласие, искане и т.н.

Принципи за писане

Всяко бизнес съобщение трябва да бъде написано по следния начин.

1. Безпристрастно.
2. Адресируем (т.е. предназначен за конкретно лице).
3. Аргументи.
4. Значително.
5. Най-пълно.
6. Цялата информация в текста трябва да е актуална към момента на писане.

Стилистични характеристики

Правилата за дизайн на бизнес писмо посочват, че е необходимо да се спазва строг стил. Необходимо е да се използват само онези средства, които са характерни за официалните документи. Това означава, че официалният бизнес стил би бил подходящ. Езикът трябва да има следните функции.

• Официално.
• Точност на информацията.
• Обективност.
• Структуриране.
• Материална, но кратка презентация.

Същността на въпроса трябва да бъде изложена в прости кратки изречения, фокусирани върху глаголите. Не е необходимо текстът да се претоварва с прилагателни, да се прилагат неясни и високоспециализирани термини, които получателят може да не разбере. Това само ще предизвика отрицателни и отхвърлени. По-добре е да се опитате да обясните с прости, разбираеми думи, повече факти и специфики. Наличието на неинформативни и "воднисти" текстове не позволява бизнес стил.

Към финалната част не трябва да се обобщава с ненужни и дълги речеви обръщания. Също така нелогични и некоординирани изречения няма да работят. Ето защо е по-добре да се изключат революциите на деликатурите и на участието. Във всеки параграф трябва да се отрази само една определена мисъл. След като завършите текста, по-добре е да го проверите за грешки няколко пъти, като прочетете писмото на глас.

Изисквания към формуляра

Според правилата на бизнес писмо е по-добре да се издава на бланката на фирмата. Предлагат се следните основни изисквания.

• В средата на формуляра трябва да поставите герба на Руската федерация, ако предприятието е държавно притежание.
• Писмото се поставя на лист A4.
• В ляво оставете полето празно (най-малко 3 сантиметра). Това е необходимо, защото след известно време материалите ще бъдат подадени към останалите документи.
• Най-оптималният шрифт се счита за стандарт “Times New Roman”, размер 12 и разстояние между редовете 1,5-2. Най-добре се възприема при четене.
• В заглавието на писмото трябва да посочите името на организацията, нейния действителен и правен адрес, телефон и електронна поща.

Характеристики на дизайна

Ако дизайнът на бизнес писмо отне няколко страници, тогава трябва да наберете номера, започвайки от второто. За това се препоръчва да се използва Арабски цифри. Няма нужда да поставяте точки близо до числата.

Писмото трябва да бъде разделено на параграфи и, ако е необходимо, на подпозиции. Текстът не трябва да има формата на непрекъснат поток, защото ще бъде зле възприет. Параграфите ще покажат къде свършват и започват други мисли.

Важно е да се отбележи, че печатни грешки, заличавания и корекции са неприемливи за кореспонденция в бизнеса. Те ще свидетелстват за неграмотността и липсата на сериозност на противника.

Използвани детайли

В писмото, като правило, се посочва следната информация.

1. Пълното име на компанията, а не само съкращението.
2. Телефонен номер, факс, банкова сметка и имейл.
3. Адресат на акта. И името на компанията трябва да се използва в случая с датата. Ако трябва да посочите името и позицията, препоръчва се да ги използвате дело. Ако получателят има заглавие или академична степен, той трябва да бъде посочен преди името на лицето.

Важно е да се отбележи, че всяка опора трябва да бъде написана с главна буква и нов ред.

Обжалване в бизнес писмо

Официалната комуникация трябва винаги да се извършва в неутрален тон. Същият тип трябва да бъде адресиран до адресата. Фрази като "Добър ден" ще бъдат неподходящи. Ако искате да поздравите, по-добре е да използвате официално "Здравейте". Но най-грамотният вариант се счита за лечение по име и бащино име. И без значение колко дълго ще има познанство с адресата. В писмото не можете да използвате късата форма на името (например, Петър, Аня и т.н.).

Призивът към „вие“ ще ви помогне да поддържате междуличностното разстояние, да покажете уважение към човек, който е по-възрастен или по-възрастен. Заслужава да се отбележи обаче, че в някои компании, напротив, използването на „вие“ се използва при общуването, дори в писмо.

Заслужава да се отбележи, че жалбата "Уважаеми господине" не може да се използва без последващото посочване на името на това лице. Също така трябва да избягвате съкращенията "Mr.", "Ms." Ако трябва да се свържете с група лица, е позволено да не се посочват имената. След това можете да пишете накратко: “Уважаеми господа!” Според правилата, след обаждане, трябва винаги да поставяте удивителен знак. Например подобна фраза в бизнес писмо ще има следната форма. “Скъпи Александър Сергеевич!”

В последната част можете да използвате различни опции. “С най-добри пожелания”, “С уважение”, “С надежда за сътрудничество” и т.н. Тук жалбите трябва да бъдат официални, но приятелски настроени.

Осъществяване на последната част

Правилно завършване на писмото също е много важно. В последната част трябва да обобщите споменатото по-рано. Въпреки това, не разтягайте заключенията от 10 изречения. Трябва да се помни, че съвестността и краткостта се оценяват в бизнес стил. По-добре е да ограничите прости фрази. Например, ще бъдат дадени няколко конструкции, които са релевантни в крайната част на бизнес кореспонденцията. Бизнес писмата трябва да бъдат попълнени възможно най-правилно и учтиво.

• Благодаря за помощта или вниманието. "Нека ви благодаря за ..." - Благодаря!
• Осигуряване на адресата във всичко. - Ще се радваме да сътрудничим с вас.
• Надежда за бъдещето. - Надяваме се скоро да получим отговор от вас.
• Искане за нещо. - Ще бъдем благодарни, ако докладвате резултатите.
• Извиняваме се за неудобството. - Извиняваме се за забавянето на плащането.

Как да се сбогуваме с адресата

Въпреки факта, че бизнес кореспонденция, в бизнес писмо, можете да се сбогувате по различни начини. За да направите това, използвайте т.нар. Заключителни фрази.

Например, следните опции:

1. С уважение.
2. С уважение.
3. С най-добри пожелания.
4. Пожелавам ви успех в работата си.
5. Надяваме се да продължим сътрудничеството.
6. Радвам се да ви бъда полезен.

Възможно е да има и други опции. Тук изборът на последната фраза е само въпрос на вкус.

полагане на подписи

В най-долната част на листа изпращачът трябва да постави своя подпис. Но е изключително важно това да се прави правилно, така че документът да има официален поглед.

Необходимо е да се посочи позицията, инициалите, фамилията и обратното поставете подписа. Освен това можете да посочите информация за връзка (личен имейл адрес или телефонен номер). Това ще покаже на получателя желанието да общува и да си сътрудничи.

Увреждания

Също така е важно да знаете как да направите бизнес писмо, ако имате нужда да откажете нещо. В края на краищата, дори прикрит негатив или отказ няма да остане незабелязан и да доведе до неприятни последствия. След това няма да е възможно да разчитате на положително или дори неутрално отношение към себе си. Когато пишете писмо, не е нужно да се поддавате на емоциите. По-добре е да се държите в границите, дори и адресатът да е много досаден. Писмата за отказ винаги трябва да бъдат препрочитани няколко пъти, като се обръща особено внимание на тона на съобщението.

Посланието не трябва да започва с окончателно "не", в каквато и форма да е изразено. В противен случай получателят ще остане с впечатлението, че е безинтересен и няма смисъл. Най-напред е по-добре да се представят немислени убедителни обяснения. Когато причините за отказа са изброени накратко, можете безпроблемно да преминете към изложение на фактите. В същото време, според бизнес етикет букви, се препоръчва да се използва формулировката от следния вид.

• За съжаление не можем да изпълним заявката ви.
• Искрено съжаляваме, но сме принудени да отхвърлим вашата оферта.
• Ние дълбоко съжаляваме, но не можем да удовлетворим Вашето искане поради следните причини.

В идеалния случай началото на писмото трябва да посочва накратко искането на адресата. Така той ще разбере, че наистина са се запознали с неговото предложение и със сигурност ще го оценят.

Характеристики на писане на имейл

Днес хората все повече се интересуват как да напишат бизнес писмо, ако трябва да го изпратите по електронна поща. За такава кореспонденция са същите правила, както е описано по-горе. Електронните бизнес съобщения обаче имат свои собствени характеристики.

• Входът трябва да е солиден и адекватен. Например, [email protected] е лош вариант, а [email protected] е добър.

• Полето "предмет" винаги е важно да се попълни. Ще стане ясно какво ще бъде обсъдено в съобщението. Ако писмото е предназначено за непознат човек, тогава заглавието трябва да е интересно. Но е важно да не се прекалява. Темите в духа на „Уникална оферта само сега”, „Спешно” ще предизвикат само отхвърляне. Заглавието трябва да се състои от 3-5 думи, поставяйки същността на посланието в тях.

• Ако кореспонденцията се провежда с непознат, тогава първо трябва да му кажете как са научили за него и какво прави компанията. Без такова вписване съобщението може да се счита за спам и незабавно да бъде премахнато.

• Най-важните точки в текста са най-добре подчертани с удебелен шрифт. В този случай е неприемливо да се използват различни цветове.

• В електронното писмо не могат да се използват "шапки". Дори в субтитрите и заглавието на темата не трябва да има непрекъснати главни букви. Същото се отнася и за дублиране на пунктуация.

• По-добре е текстът да се раздели на параграфи, оставяйки празен ред между тях.

• Колкото по-кратко е съобщението, толкова по-бързо ще реагира.

• Подписът трябва да бъде зададен. Той по електронна поща обикновено се състои от няколко реда, включително името и позицията на подателя, името на фирмата, телефонния номер и адреса на уебсайта.

• Можете да прикачите към писмото текстови файлове и изображения. Това е много удобно, защото допълнителни материали, коментари, обяснения и подробни описания отвличат вниманието от същността. Затова е по-добре да не ги поставите в текста на писмото, а в прикачените файлове.

• Ако бизнес кореспонденцията продължава дълго време и е установена топла връзка на доверие, то в електронната поща е разрешено използването на емотикони. Те ще помогнат да "съживят" малко и да обезвредят комуникацията. Но те не трябва да бъдат злоупотребявани, а на хартиен носител те като цяло са неприемливи.

Инструкции за писане

Съставянето на бизнес писмо може да бъде разделено на няколко етапа.

1. Първо трябва да посочите получателя. За да направите това, в горния десен ъгъл на формуляра трябва да напишете инициалите, фамилията и позицията на получателя. Ако адресатът е организация, следва да се посочи неговият правен адрес.

2. Обжалване на получателя. Тя трябва да бъде поставена под центъра на формуляра. Вече беше казано кои фрази могат да се използват. Обикновено призивът изглежда: “Скъпи Игор Петрович!”

3. Декларация за цел. По-долу от новата линия трябва да напишете основните мисли, цялата точка, като посочите причините за обжалването. Ако говорим за някои проблеми, тогава си струва да предложим решения. Ако това е предложение за сътрудничество, тогава трябва да обясните как ще се случи това. Ако писмото отразява жалбата, тогава си струва да поискате конкретни мерки. С една дума, получателят от текста трябва да разбере какво точно искат от него.

4. Последната част. И накрая, от новата линия трябва да вмъкнете последната фраза и подпис.

Освен това ще бъдат разгледани няколко проби от бизнес писма, за да стане още по-ясно как точно да се съставят.

Благодарствено писмо

Тази проба показва каква писмо за благодарност може да има. В този пример обаче има един недостатък. Вместо реда „На водещата компания“, може да се вмъкне фраза за поздрав и имената на тези, на които е предназначено писмото.

Искане на писмо

Това е примерен бизнес запитване. В него няма недостатъци. Всички правила за писане на официално писмо бяха спазени. От текста става ясно какъв проблем възниква и какво трябва да се направи, за да се реши. Съобщението съдържа и всички данни за контакт, поздравително съобщение, заключителна фраза и подпис.

Така публикацията демонстрира как да се пишат писма, предназначени за бизнес партньори. Това трябва да се прави правилно и правилно, за да не се изгуби лицето. В крайна сметка от това зависи и бъдещето на компанията. Важно е също така да се отговори навреме на бизнес посланието. Това се разрешава в срок от три до седем дни от датата на получаване на писмото.