Пример за диаграма на Гант. Ключови елементи на диаграмата на Гант

Изграждането на диаграма на Гант е стандартна процедура за ръководителите на проекти. С този инструмент можете да визуализирате продължителността на различните процеси. Тясната специализация на тази графика обаче не изключва възможността за нейното използване в управлението на личното време. Диаграмата на Гант, например, ви позволява да планирате задачите си в календарната мрежа за следващия период.

Как изглежда диаграмата на Гант

Графиката, или диаграмата на Гант, както се нарича, се състои от две скали: времева скала и мащаб на задачите. Всяка задача е представена като правоъгълник, дължината на който се измерва в зададените часови единици. Така че е възможно да се проследи кои проекти или задачи трябва да бъдат завършени и в какви срокове. От диаграмата също става ясно кои проекти трябва да се изпълняват успоредно или последователно.

Известно е, че визуалната информация се възприема от човек много по-бързо, може би затова диаграмата на Гант е станала толкова популярна. Много по-лесно е да се представи списъкът със задачи под формата на времева линия, както и удобно да се разпределят задачите между служителите.

Кой измисли диаграмата на Гант

Не е известно колко време се е развила диаграмата на Гант, но ученият Хенри Гант го е въвел в употреба през 1910 г., когато е необходимо да се води група инженери в строителството на кораби. След около 80 години използване на диаграмата към нея бяха добавени взаимоотношения между задачите:

• операция 2 не може да започне по-рано от операция 1;
• операция 2 не може да започне, докато операцията 1 не приключи;
• операция 2 не може да приключи преди началото на операцията 1;
• операция 2 не може да приключи по-късно от операция 1.

Пример за диаграма на Гант, по-специално, неговите времеви връзки между задачите, може да служи като обикновен готвене. Не можете да изпържите яйцата, докато не бъдат обелени от черупката, и не можете да готвите макароните, докато водата стане. Така, благодарение на диаграмата на Гант, може да се представи не само списък от задачи, но и набор от взаимосвързани части от проекта.

През 1896 г. полският икономист Карол Адамецки разработи визуален метод за картографиране на производствените процеси, но ученият не е превел работата си на английски, така че идеята му не се е разпространила в англоговорящия свят. Така че, въпреки че Адаметски е първият, който е изобретил диаграмата, той е кръстен на учения Хенри Гант. Но диаграмата може също да бъде наречена графика на Adametsky, която не е грешка.

Недостатъци на графиката

Въпреки факта, че диаграмата се справя със задачата за визуализация, си струва да се отбележат редица негови недостатъци:

• липса на гъвкавост;
• зависимост;
• задръстванията.

Нека разгледаме по-отблизо всеки от недостатъците на диаграмата на Гант. Пример, в който предимство се превръща в недостатък, е визуализирането на твърде много задачи. В резултат на това диаграмата става претоварена, основната му цел е загубена - да се представи информация в достъпна форма.

Реалността много често променя плановете на мениджърите в управлението на проекти, променя се броят на задачите или фундаменталната структура на системата, което изисква някои промени в основната схема. Често единственото решение е отново да преначертаете графиката.

Проектът е сложна система със специфичен набор от задачи и времева линия, освен това има връзка между всички елементи. Но как да се направи диаграма на Гант, подходяща за демонстриране на взаимовръзките между задачите? Решението беше добавянето на завършен график с вертикални линии с обяснения, но това сериозно усложнява първоначално лесния инструмент.

Как и къде да се направи диаграма на Гант

Ако няма специализирани програми за управление на проекти, можете лесно и бързо да създадете диаграма Gant в Excel.

Първо трябва да проверите дали необходимата диаграма в Excel е:

1. В главното меню в раздела "Вмъкване" кликнете върху бутона "Chart".
2. В появилото се меню изберете папката "Шаблони".
3. Изберете от списъка запазени шаблони "Gantt Chart" и въведете необходимите данни.

Ако няма такъв шаблон в предварително инсталираната версия на офисната програма, той може да бъде изтеглен от официалния уебсайт на Microsoft Office. Необходимият инструмент е много лесно да се намери в секцията „Шаблони“, след което трябва да изберете подсекцията „Документи и отчетност“, а пълното име на шаблона е „Планиране на проекти на диаграмата на Гант“. В Excel, посоченият инструмент може лесно да замени платени специализирани програми.

Дали диаграмата на Гант има полза или вреди на проекти?

Задачите на диаграмата на Гант включват контрол върху точното изпълнение на условията на всяка проектна задача, докато мениджърът може да следи на какъв етап е служителят на всеки отдел, колко време е необходимо за завършване на проекта като цяло.

Ако ръководителят на проекта не обръща внимание на качеството на продукта, а само отговаря на преследването на крайните срокове, тогава работата просто се превръща в бяг с препятствия. В такава ситуация съществува риск от загуба на необходимите идеи и качествен материал, за да се спазят необходимите срокове.

Основната грешка на ръководителите на проекти е да възприемат работата на служителите чрез набор от разноцветни правоъгълници в диаграмата на Гант. За да завършите един от процесите по проекта, броят на черновите, одобренията и други документи надвишава разумен брой. Човешкият фактор присъства на всеки етап от работата, така че диаграмата на Гант, която на теория трябва да увеличи ефективността на отдела, може да причини критична вреда на самия проект.

Идеален творчески проект с помощта на диаграмата на Гант и не само

Пример за диаграма на Гант в действие е планирането на творчески проект. Основната задача на първия етап е да се опишат бизнес проблемите, които проектът ще реши, за да се установи неговата ключова концепция. След това се определя списък с цели и междинни резултати при изпълнението на работата. На този етап се създава проект на бъдеща диаграма на Гант.

Всяка междинна цел на проекта трябва да има както времеви характеристики, така и качествени, затова към завършената схема трябва да се приложат технически задачи и критерии за приемане на крайния продукт. Това може да стане с помощта на допълнителните листове към диаграмата, което ще бъде списък с връзки към Google Документи. По този начин запознаването с диаграмата ще позволи не само да се оцени необходимата времева рамка, но и да се проведе ползотворна дискусия за конкретното съдържание на всяка подцел.

Как да се предпазим от забавяне на изпълнението на проекта, използвайки диаграма на Гант

В допълнение към контрола на времето на работа, използвайки диаграмата на Гант в управлението на проекта трябва да се осигурят междинни резултати. Всеки знае термина "срок", т.е. крайният срок, в който трябва да премине работата. Диаграмата на Гант е пример за списък от крайни срокове за няколко задачи, които в крайна сметка трябва да бъдат трансформирани в завършен продукт.

Почти невъзможно е предварително да се планира възможната пречка при създаването на проект, затова си заслужава да се въведат „червени линии“ в колективната работа. Този термин не се използва често от мениджърите, но оказва огромно влияние върху успешното завършване на проекта. Redline - това е фалшив срок, т.е. по-ранен срок за работа, назначен от ръководителя. Redline ви позволява да проверите готовността на служителя или отдела, да направите необходимите редакции и да завършите проекта точно в определения срок.

Наличието на междинен контрол значително улеснява работата на ръководителя на проекта, тъй като ви позволява да постигнете желаното качество, без да поставяте за сметка на условията на доставка на продукта на клиента.

Как да създадете чернова на ръка

Много по-удобно е да се състави диаграма на Гант в компютърна програма, но ако стане необходимо да се представят същността и времето на проекта, тогава на лист хартия може да се начертае импровизирана бар графика.

Първото нещо, което трябва да се направи, е да се изброят всички части на проекта и да се определят сроковете, необходими за тяхното изпълнение. Такива данни са удобно представени в номерирана таблица.

Втората стъпка - трябва да се направи двойна координатна система, хоризонтално ще бъдат разположени срокове (в дни, седмици или месеци, в зависимост от сложността на проекта). Вертикално, трябва да подредите номерата или кратките имена на части от проекта.

По-нататъшният процес на създаване на диаграма е само за прехвърляне на таблични данни към координатната система. Наличието на готовата диаграма на Гант и приблизителната продължителност на изпълнението на целия проект, може да идентифицира процеси, които могат да бъдат оптимизирани.

заключение

Графиките за планиране и Гант са неразделни понятия в съвременната практика. В действителност, диаграмата е станала основният инструмент за мениджърите за управление на проекти, много мениджъри са били фиксирани за ясно проследяване на резултатите на графичните скали.

Диаграмата на Гант значително улеснява процеса на контрол над проекта, но също така ограничава възможностите за качествено развитие, защото това е само списък от срокове, а не конкретни резултати.

Хенри Гант изобретява своя собствена диаграма, за да подобри ефективността на производствените предприятия, но използването на този инструмент в творческите проекти изисква мениджърът да допълва и разширява възможностите на диаграмата по всички възможни начини.