Видове и функции на документите

Всяка компания, предприятие, организация формира доста голям брой различни видове и видове документи. Някои от тях са предназначени да осигуряват външна комуникация, докато други могат директно да осигурят вътрешна комуникация организационни структури поради различни причини. Какви са функциите на документите в организацията?

При формирането на цялата система за документационна поддръжка (DL) бяха формирани различни системи от документи, включително административни документи, счетоводство и отчетност, персонал и т.н. Затова, като работим с него, не трябва да забравяме връзката със системата за собственост на документи. Има определени изисквания в областта на структурата, дизайна и неговото съдържание. Освен това е важно да се разбере какъв тип принадлежи на документа и каква функция изпълнява. Тази статия се фокусира върху понятията и функциите на документите.

Какво е документ?

Така че по принцип основната дейност на организацията е формирането на документи. Функциите, изпълнявани от документа, са различни. Те включват, както логистични, така и организационно-административни. Документът е осезаем предмет, който потвърждава определено право на някого или на някакъв факт.

В същото време той може да докаже самоличността на човек или да бъде доказателство за нещо. В допълнение, документът се счита за начин да се съдържа информация, в която се намира умственото човешка дейност както и всеки житейски факт. В Русия този термин се появява от времето на Петър I. Тогава е било така маркирани писмени доказателства. След това започнаха да се появяват други определения, като „действие“, „официален документ“ и т.н.

Понятие за двусмислен термин

Всички социални дейности използват горепосочения термин. В същото време във всяка посока на дейност на дадена институция, организация или индустрия има пряко определение на това понятие. Днес обаче има толкова много мнения по този въпрос, че не е възможно да се даде недвусмислено определение за термина „документ”. Функциите на документите са много интересни.

Всеки специалист, който осъществява дейността си в областта на документацията или офисната работа, има собствено разбиране за този аспект, въпреки че е предвидено формално определение от закона.

Най-модерният в момента се смята за информационен начин за съхраняване на документи, отколкото за материална медия. И всяка организация има своя собствена сфера на работа в областта на документацията, във връзка с която документите могат да бъдат класифицирани по различни причини. След това разглеждаме функциите на нормативните документи, в зависимост от тяхната цел и други знаци.

Класификация на документите по предварителна заявка

Чрез назначаване документите са: организационни, административни, отчетни, статистически, образователни, методически, научни, технически, кадрови документи и много други.

В зависимост от функцията, която изпълняват, се различават следните типове документи:

• поръчки;
• разпореждане;
• всякакви доклади;
• инструкции;
• актове;
• протоколи;
• Помогнете;
• заготовки и др.

Класифициране на документи чрез записване на информация

На свой ред те се разделят по метода на фиксиране на информацията. Те включват писмени, графични, фото и видео документи. Те могат да се съдържат както на материален носител, така и в информационна форма (на компютър, в интернет и др.).

Има документи, предназначени за външна и вътрешна работа. вид включва входяща и изходяща документация. И според нивото на трудност (сложност), преобладава следната класификация: проста и сложна. Обикновените документи са документация, която предполага наличието на един-единствен въпрос, а сложните съдържат определен брой въпроси.

Класификация степен на публичност

В зависимост от степента на публичност на информацията, документите са отворени и ограничени по отношение на достъпа, т.е. с различна степен на секретност: напълно секретна, поверителна и др.

Трябва да се подчертае правната сила:

• автентична;
• дубликат;
• false (фалшива).

Първият тип съдържа данни, които потвърждават тяхната надеждност и са правилно компилирани и изпълнени. Такива документи могат да бъдат валидни и невалидни, ако срокът на валидност е изтекъл или е отменен чрез замяна с друг акт. Пълната информация от този вид не е правно обвързваща.

Дубликатите са копия на документи. Невярно съдържа невярна информация за някого, съставена в неправилна форма и противоречаща на закона.

Класификация по срокове и задължителна

По отношение на изпълнението има:

• спешни, които изискват изпълнението на документа в определения срок;
• които не са спешни.

По отношение на съхранението трябва да се отбележи постоянна и временна. Последният срок на годност е до десет години и повече.

Според степента на ангажираност те могат да бъдат:

• задължително, т.е. те трябва да се изпълняват недвусмислено и да имат юрисдикционен характер;
• информационен, който съдържа информация за дейността на дружеството.

Класификация по степен на унификация

По степента на унификация документите се разделят и на определени видове. Сред тях са:

• специфични - еднократни документи;
• типично - съчетават хомогенна информация;
• шаблон - с предварително изготвен отпечатан текст, който трябва да бъде попълнен в резултат на окончателната регистрация в дадена ситуация;
• единна.

В последното мястото на текста трябва да бъде от лявата страна на листа, а отдясно - линиите. Съответната информация се въвежда в цифрова или текстова форма в частта, където се намира редът или таблицата (например казуси).

История на документацията

Както виждате, няма обща класификация на документите, въпреки че при анализа наблюдаваме много видове от тях. Още през XV-XVII век. структурата на офисната работа беше доста голяма, въпреки че сред документите преобладаваха само документи, наказания и присъди. Но всеки от тези типове имаше много видове, например, поръчките включваха документи, идващи от губернатора, а писма бяха документи, изпращани от заповеди на боляри, подредени хора и т.н. Имаше нещо като „писмо“, което означава лична кореспонденция.

функции

Основните функции на документите са разделени на общи и специални. И всеки документ може да изпълнява много от тях наведнъж, което до известна степен спомага за намаляване на броя на документите, необходими за работа.

Общите функции на документа включват:

• информационен - ​​когато всеки документ е предназначен да съхранява информацията;
• социален - документът е обществено значим обект, за неговото създаване е необходима социална потребност;
• комуникативен - документът е средство за комуникация между организации, предприятия, фирми и др .;
• културно - действа като начин за запазване на културните обичаи.

Този метод на съхранение е добре приложим в обемни документи, включително документи от научно-техническо естество, където ясно се разкрива степента на развитие на обществото.

Специалните функции на документите включват:

• управление - документът е метод на управление, който се прилага към организационната и административната документация;
• юридически - запазва и променя правните разпоредби и социално-правните отношения (това включва законодателна и правна документация, включително документи с временна правна функция).

Също така, документите могат да бъдат исторически източник със съдържанието на минали данни, например за настъпването на канцеларска работа, документация, в общата документация.

Функцията за управление на документи е възложена на малкото документи, които са създадени в процеса на публична дейност.

Елементи на документа

Важно е да се подчертае, че документът включва много части. Тези елементи се наричат ​​детайли. Помислете за концепцията за подпори.

Това е неразделна част при оформянето на официални документи. Законът предвижда само тридесет подробности с директната им регистрация под формата на документи. Те съдържат различни видове набори от тези елементи. Техният брой в документа предполага целта на създаването му, както и целта, изискванията за регистрация.

Документацията предоставя ограничен набор от тези части. Ако не са въведени или въведени неправилно, документът става невалиден и съответно губи правна сила. По този начин, без поставяне на необходимите данни за формата на документа, по-нататъшно взаимодействие с други организации е невъзможно. Следователно необходимите данни са тясно свързани с документацията, тъй като те имат пряко въздействие върху точността на дизайна на всеки документ на институцията.

данни

Така се анализират видовете и функциите на документите и След като се разгледа важен въпрос в областта на документацията и офисната работа, трябва да се отбележи, че в момента документът е неразделна част от всяка дейност. Без него е невъзможно, включително производството и дейността на всяко предприятие или организация. Тъй като основните функции на документа включват съдържанието на информацията, то се счита за важен аспект както във външната, така и във вътрешната структура на фирмата, институцията и др.

Следователно, при осигуряване на взаимодействието на структурните звена на всяка институция, се използва документация. Важно е и качеството на отчетността за държавните агенции, които извършват инспекции на организации. Посочената в документа информация е преди всичко доказателство, че тази информация е изпълнена.

Процесът на документиране е до голяма степен задължителен, следователно той е предписан от закона и подзаконовите нормативни актове, което гарантира законност и легитимност. Скоростта, с която ръководството (ръководството) взема правилното решение, зависи от това колко правилно и бързо се обработва и изпълнява документът. Именно правилната организация на дейностите на предприятието, включително управление на документацията, чиновническа работа, помага да се осигури ред в институцията. Този вид система гарантира хармонично взаимодействие между структурните части на организациите.