Видове и класификация на документите. Класификация на счетоводните документи

Съвременният човек, извършващ дейности в определена област, често работи с различни документи. Каква е спецификата на тяхната класификация? Каква е възможността за идентифициране на някои независими категории източници? Какви са особеностите на подходите към класификацията на документи, преобладаващи в руските предприятия?

Предмет на класификация

Преди да се говори за подходите за разделяне на източниците в определени класове, е полезно да се определи каква е действителната концепция на документа. Класификацията на документа включва специфичен процес за неговото прилагане. Какво съвременните изследователи са склонни да разбират от него?

Според общата интерпретация понятието за документ може да се тълкува като отражение в една или друга стабилна форма - отпечатана или компютъризирана - на информация, която е важна от икономическа, социална, културна, правна или административна гледна точка. От значение е степента, до която източникът на тази информация отговаря на критериите, приети за конкретната област, в която е предназначена да бъде използвана.

Сега става ясно, че такива категории като информация и документи, класификация на документи играят най-важната роля в бизнеса и правителството, в образованието и в други области на човешката дейност. Използването на определени критерии за класифициране на източниците към определен клас дава стабилност на системата за управление, образователна програма, правна и дори политически режим улеснява достъпа на заинтересованите граждани до необходимите данни.

Критериите и критериите за класифициране на документи, приети в конкретен държавен или икономически сектор, могат да бъдат много различни. Помислете за тези, които са се появили в съвременната руска бизнес практика. Като начало ще определим въпросния основен термин.

Определение за класификация

Какво е класификация на документи? Тя може да се разглежда като процес и като феномен. В първия случай терминът трябва да се разбира като процедура за присвояване на източници на определен тип въз основа на обобщаващи характеристики. Във второто тълкуване класификацията на документите е схемата, в която се изпълнява процесът, което се обсъжда в първия случай.

Критерии за класификация

Изборът на характеристики, чрез които определени източници се обобщават в класове, може да се извърши по различни причини. Всичко зависи от практиката, която се е развила в конкретен клон на работния процес. Основата за класифициране на документи може да бъде естеството на информацията, която се съдържа в тях. Така че е обичайно информацията, която се намира в източниците, да се разделя на три основни разновидности: ретроспективна, текуща и перспективна. Класификацията на документите може да се извърши въз основа на функциите, които източникът изпълнява. Обхватът на такива - най-широк. Има комуникативна, управленска, референтна, правна, културна функция.

В рамките на всеки клас документи най-често се различават допълнителни категории източници. Например, ако основата за тяхната класификация е функция, то между онези документи, за които е характерно да я изпълняват - най-често това са закони - могат да се образуват допълнителни групи източници. По този начин се формира система за класификация на документи. Например източници, които изпълняват правна функция, могат да включват регламенти, счетоводни и финансови документи. Класификацията на нормативните документи може също да означава тяхното разделяне на допълнителни категории. Например, когато става въпрос за закони, те могат да бъдат федерални, регионални или общински.

Документи в бизнеса

В руската бизнес практика класификацията на документите включва идентифицирането на две основни групи източници. Каква е тяхната същност? Първо, има документи, които отразяват общите въпроси на дейността на организацията, както и тези, свързани с управленските дейности, и тези, които отразяват аспекти на управлението на предприятието. Тяхното компилиране обикновено не предполага тясна специализация по работа, но във фирмата могат да се прилагат различни ограничения за достъп до тях.

Второ, има документи, които се отнасят до функциите на отделните отдели на дружеството. Те могат да се отнасят до дейностите по счетоводство, продажби, маркетинг, продажби, развитие и т.н. В този случай тяхното формиране може да изисква само една и съща тясна специализация: малко вероятно е специалист по продажбите или програмист да е добре запознат със сложността на счетоводната документация.

Освен двете основни групи източници, видовете документи и тяхната класификация в бизнеса могат да бъдат предоставени в широк спектър от сортове. Обмислете някои популярни интерпретации на съответните подходи.

В руската бизнес среда такъв критерий за класифициране на документите като техния цифров или хартиен статут е често срещан. Въпреки че източникът може да има едно и също съдържание, както под формата на компютърен файл, така и в печатен формат, той се класифицира в два различни типа.

Тази методология е частично подкрепена от законодателя: например, методите за удостоверяване на цифрови и хартиени документи могат да се различават значително. Печатните източници трябва да бъдат подписани и подпечатани, а електронните - със специални алгоритми за криптиране, наречени електронни подписи.

Източниците могат също да бъдат класифицирани от адресата. В рамките на този критерий те могат да бъдат лични или колективни (типични). Във втория случай те могат да придобият характер на местен регулаторен акт. Примери за такива документи са списъкът на персонала, колективният трудов договор. Личните източници могат да включват бележка в офиса.

Взето на руски език класификация на предприятията Документи в документацията също предполага разделяне на източниците на различни видове в зависимост от тяхната степен на автентичност. Документът може да бъде оригинален, представен като копие, като копие. Последното от своя страна може да бъде просто или нотариално заверено - правната сила на източниците в този случай най-вероятно ще бъде различна.

Вътрешни и външни източници

Класификацията на документите в документите в предприятието може да означава тяхното разделяне по произход. Така че, източниците могат да бъдат вътрешни - формирани в рамките на структурата на предприятието или външни. Първият може да включва, например, реда на ръководителя, бележката в офиса, тази или тази длъжностна характеристика. Примери за документи от втория тип - бизнес писмо, търговско предложение.

Основният критерий за класифициране на документите като вътрешни или външни е правната независимост на организацията. Тя не винаги може да е в съответствие с икономическата. Тоест, ако източникът се формира от едно LLC или АД и се прехвърля на адреса на друго юридическо лице, той ще се счита за външен за партньора, дори ако първото дружество притежава контролен пакет във втория.

Счетоводни записи

Сред основните видове бизнес документи - счетоводство. Какви източници се отнасят до него? Счетоводна документация е набор от писмени доказателства, потвърждаващи фактите по изпълнението на определени бизнес операции или правото на предприятието да участва в тях. Класификацията на счетоводните документи, приети от руските предприятия, включва следните критерии.

Първо, подходящият тип източници могат да бъдат класифицирани в зависимост от дестинацията. Така че, документите могат да бъдат административни, да бъдат оправдани, да бъдат проектирани или комбинирани - съчетавайки няколко знака.

Второ, класификацията на счетоводните документи може да включва тяхното разделяне на първични и консолидирани, в зависимост от реда на изготвяне на източниците.

Трето, документите, свързани със счетоводните дейности, могат да се разделят на една или друга категория в зависимост от съдържанието на операциите. По този начин източниците могат да бъдат съществени, свързани с парични транзакции, както и изчислени.

Предназначение на счетоводните документи

Отбелязахме, че в зависимост от целта документите от счетоводен характер могат да бъдат класифицирани в три основни типа: административен, изпълнителен и дизайн. Има и източници, които съчетават характеристики, които са характерни за няколко вида документи наведнъж. Разгледайте тази схема по-подробно. Факт е, че подобна класификация на правните документи е много широко разпространена в руските предприятия. Ще бъде полезно да се изследват неговите особености.

Обичайно се отнасят до административни източници: заповеди на ръководството, заповеди и инструкции, издадени от ръководството, както и изпълнявани от компетентни служители на пълномощното. Чрез тези документи предприятията, отговорни за вземането на важни решения управленски решения одобрява тези или други действия на подчинени звена или служители, насочени към извършване на стопанска дейност. Но информацията, съдържаща се в административните документи, обикновено не се записва във вътрешните счетоводни регистри, тъй като фактите, свързани с прякото изпълнение на бизнес сделки, не съдържат.

Към изпълнителните документи могат да се включват източници като товарителница, акт на приемане, заповед, изискване. Друго общо име за този тип източник е ваучерът. Те се съставят в момента, в който бизнес транзакцията се извършва директно. Информацията, съдържаща се в изпълнителните документи, се вписва в счетоводните регистри на предприятието.

Има източници, които съчетават характеристиките, характерни както за административните, така и за изпълнителните документи. Сред тях - работна заплата или, например, парична поръчка.

Що се отнася до проектните източници, тяхната основна цел е да изготвят отчети, отразяващи фактите, съдържащи се в административни и изпълнителни документи. Те обикновено се приписват на различни видове отчети - натрупване, амортизация, разходи, отразяващи изчисленията при стандартните разходи, както и различни видове справки.

Има и други причини за класифицирането на документи в счетоводната индустрия. По този начин се разпределя модел, в който определени видове документи и тяхната класификация се определят от счетоводителите в зависимост от един или няколко признака от следния спектър: предназначение, съдържание на операциите, размер на средствата в транзакции, брой фиксирани процедури, начин на попълване.

Специфика на първичните документи

Сред най-важните документи от счетоводния тип - първични. В тях се записват фактите за извършване на определени търговски сделки в предприятието. Тези документи показват, че дружеството е предоставило стоки или е предоставило услуги, които са били платени. Отбелязахме, че при руските предприятия разпространението на източниците на вътрешни и външни е често срещано явление. Може да се отбележи, че класификацията на първичните документи напълно корелира със съответния критерий. Има първични документи с вътрешен произход - актове или сметки, сформирани от специалисти на персонала, и има външни източници, насочени от други юридически лица. Тя може да бъде и сметки, актове и други изисквания.

Основните документи се класифицират като изпълнителни или ваучери. Те са в основата на счетоводството. Този вид документи е сред основните инструменти за поддържане на икономическата устойчивост на предприятията. Съществуват редица изисквания за тяхното проектиране. Помислете за тях.

Характеристики на работа с първични документи

Първичните източници в руските предприятия трябва да се формират на руски език. Те трябва да бъдат създадени в стабилна документална форма - на хартия или под формата на файл, поставен на надежден носител. Първичните документи трябва да се изготвят въз основа на стандартни формуляри, приети в отрасъла или препоръчани от отделите чрез тези или други регулаторни актове.

Неправилните вписвания в основните документи не могат да бъдат коригирани чрез извличане на правилните букви или цифри върху тези, които вече са на хартията. Необходимо е да се зачертае невярна информация, след което да се напише правилния текст, както и да се оставят коментари, предвидени от правилата на работния процес. В същото време има документи, които не могат да бъдат коригирани без съгласуване с отговорните служители или с ръководството на организацията.

Веднага след като основният източник е на разположение на счетоводителя, той трябва да бъде проверен за коректност на формата, точност на номерата, формулировка. Всички необходими данни трябва да бъдат проверени. Счетоводителят, разглеждащ основния документ и удостоверяващ, че той е верен, по предписан начин въвежда информацията, съдържаща се в него, в регистрите. Самият документ обикновено се маркира, за да се предотврати повторното използване на съответната информация.

Търговските сделки подлежат на фиксиране в съответните регистри съгласно хронологичната последователност, в която са извършени. Също така, в повечето случаи, счетоводителят трябва да запише информация за бизнес процедурите на специални сметки.

Първичните източници, класифицирани като парични, следва да бъдат маркирани със специални печати: в зависимост от конкретната процедура съответните графични елементи могат да съдържат информация за получаването на източници или за плащане за стоки или услуги, посочени в документа. Първичните източници трябва да се съхраняват в счетоводния отдел за периоди, определени със закон.

Първични и консолидирани източници

Основните класификации на документи, възникнали в руската бизнес практика, също предполагат подбор на консолидирани източници в отделна категория. Каква е тяхната специфичност? Факт е, че консолидираните документи се формират въз основа на първични. Как точно?

Първичните документи предполагат фиксиране на всяка независима икономическа операция. Това може да бъде получаването на определени материали в производствения отдел, изпращането на крайни продукти до потребителя, заплатите, други операции с в брой.

Тези първични документи, които са хомогенни по характер за даден атрибут, се обединяват в консолидирани източници. В повечето случаи те са един от елементите на счетоводните регистри, които споменахме по-горе. Пример за консолидиран източник: дневник, изявление, машинен доклад. Регистри, ако разбират консолидирани източници, могат да се използват за последващ анализ на данни, свързани с бизнес транзакции.

Разнообразие от подходи

Разгледахме особеностите на класификацията на документите, критериите за които са установени в руската бизнес практика. Разбира се, в други области могат да бъдат приети и други критерии. Класификация на архивни документи, медицински, исторически и други източници може да се извършва по различни причини. Съответните критерии могат да бъдат формулирани както на ниво официални правни актове, така и на източници, които са възникнали като елемент от практиката, разработен в определена област.