Задължения на секретаря и изисквания за работа

От какво зависи

Във всяка компания задълженията на секретаря варират. Разликите са продиктувани от много фактори, които включват следното: корпоративна култура, брой на служителите на фирмата, нейната структура и накрая личността на управителя. Последният фактор, в по-голяма степен от всички предишни, формира функционалността на тази позиция, тъй като от нея зависи целия профил на дейност. Например, ако говорим за висш ръководител, тогава задълженията на секретаря могат да включват организиране на участие в международни конференции, кръгли маси и др. В този случай, ако говорим за ръководител на малка техническа единица, специалистът най-вероятно ще трябва да се занимава с проектирането на техническа документация и необходимостта от проучване на производствените процеси.

Общи изисквания

Въпреки някои специфични особености, те са общи функционални задължения Секретар, който трябва да може да изпълни всеки кандидат за тази длъжност. Нека се запознаем с тях по-подробно. Те включват следното:

- планиране на работниците ден на лидера ;

- организиране на срещи;

- управление на документи;

- изпълнение на лични поръчки за шефа.

Разбира се, това са само общите задължения на секретаря. Всяка от тези точки е доста многостранна и може да включва по-скоро рутинна работа и творческа работа, която изисква определен подход. За да се квалифицира за такава работа, кандидатът трябва преди всичко да може да се справя с компютъра на ниво напреднали потребители, както и да владее следните приложения, необходими в работата: Word, Excel, PowerPoint. Разбира се, това не е пълен списък, а задължителен минимум. В крайна сметка, най-вероятно във всяка организация специалистът ще трябва да се запознае с конкретни бази данни и вътрешни програми за обмен на информация.

Подходящ кандидат

Задълженията на административен асистент често се бъркат със задълженията на обикновен секретар. В повечето руски компании тези две понятия са доста сходни и следователно техните граници са неясни. Определено може да се каже, че задълженията на секретаря са повече в организационната дейност, а помощникът в работата с документи. Обикновено се прилагат и към двете позиции са изискванията за самоличността на служителя, заемащ съответната длъжност. Той със сигурност трябва да има отлични комуникативни и дипломатически умения, както и повишена толерантност към стреса. В крайна сметка, често такъв човек е един вид буфер между мениджъра и клиентите или служителите на компанията. Важна роля играе и външността, тъй като секретарката е лицето на компанията. Приятна усмивка, спретнати дрехи и прическа - минимумът, необходим на служителя. Ако сте решили да изградите своята кариера в тази посока, бъдете подготвени за факта, че на работното място трябва да забравите за собствените си проблеми и проблеми, да излъчвате позитивност и сърдечност.