Одит на персонала. Одит на човешките ресурси

В много фирми има ситуации, при които е необходимо да се установи качеството на работата на персонала и да се изпълнят правилно всичките им задачи. Ще помогне в това проверка на одита. Одитът на персонала е нещо, без което никоя организация не може. Тази процедура помага да се избегнат многобройни проблеми и да се оптимизира работата на персонала в предприятието.

Концепцията на одита на персонала

Одитът на персонала е оценка на организационната структура на компанията и нейната система за управление на персонала. Той е независим и се осъществява в комплекс, който има най-голям положителен ефект за компанията.

Ако разгледаме тази концепция по-подробно, това означава проверка и анализ на цялата документация, свързана с персонала и не само. Проверяват се спазването на законите на Руската федерация (трудови, данъчни и други кодекси и закони) и последните промени в нея. Засегната е и работата на самия персонал, което се потвърждава чрез анализиране на икономическите показатели.

Невъзможно е да не се съгласим с мащаба и ползите за всички страни. вид на одита.

Ситуации, когато се изисква проверка

Одитите на персонала следва да се извършват в следните случаи.

1. При смяна на служителя, отговорен за поддържане на персоналната документация. Това ще открие и елиминира грешки и ще улесни влизането в позиция на нов служител.
2. При промени в законодателството - всички документи трябва да отговарят на приложимите разпоредби, а необходимите допълнения и промени трябва да бъдат направени незабавно.
3. При смяна на ръководството на фирмата. Когато встъпва в длъжност, новият началник трябва да е сигурен, че няма нарушения и работата може да продължи със същата скорост, каквато беше.
4. Преди различните проверки от страна. Това ще даде увереност не само на разделението, но и на цялата фирма, че законът се спазва по отношение на служителите.
5. Ако искате да проверите или подобрите работата на персонала. Установените проблеми говорят за слабостите на отдел “Персонал” и показват посоката за нейното подобряване.

Но, разбира се, по-добре е тази процедура да стане постоянна (например веднъж на тримесечие или половин година). Това няма да отнеме много време и усилия за провеждането му и ще донесе на организациите много повече ползи, отколкото еднократна проверка.

Кой извършва одита на персонала в организацията?

Кой има право да извършва тази процедура? Тази мисия може да се изпълнява от отдел „Персонал” на фирма или от специалисти от трети страни от фирми, предоставящи подобни услуги.

И двете опции са приемливи за всяка организация. Когато провеждате одит сам, трябва да създадете комисионна. Тя трябва да включва квалифицирани професионалисти, които притежават знания и опит относно законодателството, канцеларската работа и работата с документи. Това ще позволи да се идентифицират несъответствия, нарушения и несъответствия или липса на такива.

Покана за външни одитори

Ако ръководството се усъмни в компетентността на нейните мениджъри по персонала, по-добре е да използва втория вариант. Това ще даде независим поглед и оценка на работата на отделите по персонала от различни страни и ще спомогне за нейното подобряване.

Също така, не забравяйте, че дори и най-малките недостатъци винаги се виждат отвън. Служител, който е постоянно ангажиран в една и съща работа, може просто да не забележи, че прави грешки, а поканените одитори лесно ще ги виждат.

Друго предимство на втория вариант е фактът, че тези хора вече са натрупали опит, а процедурата ще отнеме най-малко време с високо качество на изпълнение. А познанията на тези служители относно попълването на документи, изпълнението на договори и законите на високо ниво.

Не обръщайте специално внимание при избора на такава компания за реклама. По-добре е да се знае репутацията на прегледите на други компании, които са използвали услугите на външни одитори. Това ще позволи да се избегне нестандартна инспекция и сътрудничество с безскрупулни одитори.

Методи за одит

Какви са начините за прилагане на тази процедура? Одитът на управлението на документацията на персонала може да се извърши по следните методи:

• Извършват се организационно-аналитични - проверки на доклади, документи и трудови показатели. Идентифицирането и своевременното коригиране на грешки в този блок ви позволяват да избегнете отговорност (от заплащане на глоби до наказателни санкции).
• Социално-психологически - различни видове проучвания и разговори с персонала. Резултатът им е да получат идеи за желанието на служителя да работи в една организация, за начините на мотивация, за адаптацията и взаимоотношенията в екип. Този метод ви позволява да намерите по-прости и ефективни начини за повишаване на ефективността на персонала.
• Икономически методи - сравнение на различни показатели с общоприети и вътрешно-отраслови стандарти. Те помагат да се разкрие колко е ефективна работата на служителите на компанията.

Изброените методи за одит са ефективни както при комплексна употреба, така и при независими. Всеки от тях е от голяма полза за компанията, идентифицирайки проблемните области и помагайки да се идентифицират методите за решаване на трудности. Заедно те обхващат всички области, които засягат производителност на труда и печалби на компанията.

Поведение и резултат

Одитът на персонала обхваща много голям обем документи и информация. Проверява се всичко свързано с персонала: трудови договори, книги, условия на труд, заплати, почивка, трансфери и т.н. И отнема много време и усилия от комисията, назначена от ръководството (или от външни одитори). Следователно е възможно да се извърши одит на персонала по два начина.

1. Селективен - отнема по-малко време и е насочен към намиране на несъответствия в проблемни и слаби места за персонална служба.
2. Пълна - целият обем се проверява дълго време. Според неговите резултати са отстранени всички възможни грешки и е даден пълен комплекс от препоръки за подобряване на работата с персонала.

Намерените несъответствия и нарушения обикновено са изброени по позиции. В същото време се дава описание как да се направят необходимите корекции и времевата рамка, в която отделът по персонала трябва да направи това.

Отчет за одит

За тази цел е специално разработен формуляр за докладване за проверка. Тя може да съдържа информация за всеки служител, както и по проверяван отдел или документ. Колкото по-точно е тази форма, толкова по-бързо и по-лесно ще бъде да се отстранят откритите грешки в бъдеще.

Трябва да се обърне специално внимание на коригирането на дефектите. В края на времевата рамка за отстраняване на грешки е необходимо да се провери дали това е направено и доколко е вярно. Това ще гарантира, че поръчките се изпълняват според плана, а персоналът разбира грешките. Това, от своя страна, ще ги избегне в бъдеще.

Ползи за компанията

Одитната кадрова политика дава огромен положителен ефект на компанията. Именно след срещата можете да бъдете сигурни, че цялата документация е изпълнена в съответствие с последните промени в законодателството.

Това увеличава доверието на служителите в управлението. Те могат да бъдат уверени, че са защитени от закона и не могат да се страхуват от никакви проверки. Същото се отнася и за фирмата.

Също така, одит на документацията на персонала гарантира, че в случай на спорове и решаването им в съда, компанията няма да има допълнителни проблеми и наказания за нарушения при регистрацията. Това не само спестява парите на собственика, но и запазва репутацията си на отговорен работодател.