Excel разширен филтър: как да се направи и как да го използвате

Много потребители на PC са запознати с пакета от продукти за работа с различни видове документи, наречени Microsoft Office. Сред програмите на тази компания е MS Excel. Тази програма е предназначена за работа с електронни таблици.

В програмата има т.нар. Разширен филтър в Excel. Той е проектиран за лесна работа и създаване на таблици. За него и ще бъдат обсъдени в нашата статия. Ще обясним как да го направим и как да го използваме.

Каква е тази функция? описание

Какво означава разширен филтър в Excel? Това е функция, която ви позволява да ограничите избраните данни (по колони в Excel) за въведените изисквания.

Например, ако имаме електронна таблица с информация за всички ученици в училището (височина, тегло, клас, пол и т.н.), тогава лесно можем да разграничим сред тях, да речем, всички момчета с увеличение от 160 от 8-ми. клас. Това може да се направи с помощта на функцията Разширен филтър в Excel. За нея ще говорим подробно по-долу.

Какво означава автофилтър?

Какви функции има редовният и разширеният филтър? Първо, кажете за първото. Автоматичният филтър (нормален) е предназначен да ограничи данните по предварително известни критерии, чийто брой се определя. Използва се, когато има електронна таблица с незначителен размер, според колони и определени параметри. Ако трябва да зададем неограничен брой критерии за филтриране, трябва да изберем напреднали.

Как да направим правилното нещо?

Как да направим разширен филтър в Excel? За да разберете как се провежда процедурата и как тя се извършва, помислете за пример.

Разширени инструкции за филтриране на електронни таблици:

1. Трябва да създадете пространство над основната таблица. Ще бъдат открити резултатите от филтрирането. Трябва да има достатъчно място за готовата маса. Изисква се и друга линия. Тя ще отдели филтрираната таблица от основната.
2. Копирайте цялата заглавка (имена на колони) на главната таблица в първия ред на освободеното пространство.
3. Въведете необходимите данни за филтриране в желаната колона. Обърнете внимание, че вписването трябва да изглежда така: = "= филтрирана стойност".
4. Сега трябва да отидете в секцията "Данни". В областта за филтриране (икона на фунията) изберете "Разширени" (намира се в края на десния списък от съответния знак).
5. След това в изскачащия прозорец трябва да въведете параметрите на разширения филтър в Excel. "Обхват на условията" и "Източник" се попълват автоматично, ако е избрана клетката в началото на работния лист. В противен случай ще трябва да влязат сами.
6. Кликнете върху OK. Излезте от разширените настройки за филтриране.

След завършените стъпки в основната таблица ще има само записи за зададената стойност на разделителя. За да отмените последното действие (филтриране), трябва да кликнете върху бутона "Изчистване", който се намира в секцията "Данни".

Работете с разширен филтър в Excel

Как да използвате разширен филтър в Excel? За да разберем, отново се обръщаме към тази функция. Да предположим, че имаме колона с градове в електронната таблица. Преди това вече направихме задълбочено филтриране на град Ростов. Сега искаме да добавим в същия документ към тези, получени в град Ростов и тези записи, които съответстват на град Самара.

За това ви е необходимо:

1. Поставете условията за делимитация (= "- Самара") при предишния въпрос (= "= Ростов").
2. Обадете се на менюто за разширен филтър (раздел "Данни", раздел "Филтриране и сортиране", изберете "Разширени" в него).
3. Кликнете върху OK. След това усъвършенстваното филтриране ще се затвори в Excel. На екрана ще се появи готова таблица, състояща се от записи, в които е посочен град Самара или Ростов.

Важно е!

Когато работите трябва да вземете предвид следната много важна точка. Всички въведени критерии трябва да са само в колоните, които са филтрирани. Над основната маса.

След като сте изучили основния метод за усъвършенствано филтриране, можете да започнете да изследвате всички функции на тази функция. Това се отнася до използването на формули.

Разширено филтриране. Основни правила за използване при работа с Excel

Условия за ползване:

• Критериите за подбор са резултатите от оригиналната формула.
• Резултатът може да бъде само две стойности: TRUE или FALSE.
• Използвайки абсолютни връзки, се посочва обхватът на източника на филтрираната таблица.
• В резултатите от формулата ще бъдат показани само тези линии, които получават стойността TRUE. В резултат на това стойностите на редовете, получили формулата "FALSE", няма да бъдат показани.

Използвайки тези правила, можете да създадете формули с валидни операнди и стойности.

Пример в Excel 2010

Разгледайте примера на разширен филтър в Excel 2010 и използването на формули в него. Например, разграничаваме стойностите на дадена колона с числови данни за резултата от средната стойност (повече или по-малко).

Инструкции за работа с разширения филтър в Excel по средната стойност на колоната:

1. Първо трябва да изберете формулата за средната стойност на колоната с данни. За да направите това, изберете диапазона от резултати от първоначалния запис до финала. Сумирайте ги и ги разделяйте по броя на редовете (брой записи).
2. След това изберете елемента "Разширени" в секцията "Филтриране и сортиране". Напишете там необходимите данни (по обхват).
3. След това кликнете върху OK. Резултатът ще бъде таблица, в която има записи, които не надвишават средната стойност за дадена колона.

По този начин усъвършенстваното филтриране може да се използва по много различни начини. Това може да се направи, като се прибегне до подготовката на различни видове формули.

Основното нещо - не забравяйте да въведете критериите за филтриране над главната таблица в колоната, на която ще се направи разграничението.

Внимание! Когато се изпълняват, записите, които не преминават критериите за филтриране, не се изтриват. Те просто не се показват (не се показват). Разширеното филтриране е проектирано така, че можете да копирате резултата и да го поставите някъде другаде. След това трябва да кликнете върху "Изчистване" в раздела "Филтриране и сортиране". Тогава вашата оригинална таблица ще се върне на екрана.

Интелигентен филтър. Пример за използване

Автоматичен филтър е често срещан инструмент. Може да се прилага само чрез задаване на точните параметри. Например, показвайте всички стойности на таблици, които надвишават 1000 (<1000), или показвайте точни данни, както се разглежда в примера с градовете.

Използва се много по-често от напредналите. Въпреки това, параметрите за филтриране, предлагани от автофилтъра, често не са достатъчни.

Плюсове и минуси на усъвършенствания филтър в програмата "Excel"

Тъй като усъвършенстваното филтриране е допълнение към обичайното, съществуват предимства и недостатъци за неговото използване. Сега ги разглеждаме.

Предимства на усъвършенстваното филтриране:

• могат да се използват формули.

Разширява се филтрирането:

• за извършване на тази операция е необходимо да се отделя повече време за процедурите с въвеждането на обхвата и изходните данни;
• за да използвате усъвършенствано филтриране с помощта на формули, трябва да знаете и да можете да използвате правилата на логиката и формулирането на MS Excel уравнения.

Въпреки наличието на минуси, тази функция все още има повече възможности, отколкото само автоматично филтриране. Въпреки че при последното не е необходимо да се въвежда нещо собствено, освен критерий, по който ще се извършва идентификацията на ценностите.

Филтрирайте по два отделни критерия. Как да го направим?

Разширеното филтриране ви позволява да използвате различни формули във вашата електронна таблица. Ако трябва първо да го разграничите по един критерий, след това с друг (отделно един за друг), трябва:

1. Създайте място за въвеждане на параметър за филтриране. Най-удобният начин е да оставите това пространство над основната маса и да не забравите да копирате заглавието (имена на колони), за да не се обърка в коя колона да въведете този критерий.
2. Въведете желания индикатор за филтриране. Например всички записи, чиито стойности на колони са по-големи от 1000 (> 1000).
3. Отворете раздела „Данни“. В раздела "Филтриране и сортиране" изберете "Разширени".
4. В отворения прозорец задайте диапазоните на разглежданите стойности и клетката със стойността на въпросния критерий.
5. Кликнете върху OK. След това ще се покаже филтрираната по посочения критерий таблица.
6. Копирайте резултата от очертанието. Поставете филтрираната маса някъде отстрани на същия лист на Excel. Можете да използвате друга страница.
7. Изберете "Изчистване". Този бутон се намира в раздела "Данни" в секцията "Филтриране и сортиране". След като я натиснете, филтрираната таблица ще се върне в първоначалната си форма. И можете да работите с нея.
8. След това отново трябва да разпределите свободно пространство за таблицата, която да се филтрира.
9. След това трябва да копирате заглавието (имена на колони) на основното поле и да ги преместите в първия ред на освободеното пространство под филтрираната структура.
10. Отворете раздела „Данни“. В раздела "Филтриране и сортиране" изберете "Разширени".
11. В отворения прозорец изберете диапазона от записи (колони), които ще бъдат филтрирани.
12. Добавете адреса на клетката, в която са написани критериите за определяне на границите, например "град Одеса".
13. Кликнете върху OK. След това ще се появи филтриране по стойност на "Одеса".
14. Копирайте филтрираната таблица и го поставете на друг лист на документа или на същата страница, но далеч от главната страница.
15. Кликнете отново върху "Изчистване". Всичко е готово. Сега имате три таблици. Основната, филтрирана от една стойност (> 1000), както и тази, която се филтрира по друга стойност (Одеса).

Малък извод

Въпреки факта, че на пръв поглед тази функция изглежда трудна, всъщност всичко е съвсем просто. Всичко, което трябва да знаете, е обхватът на усъвършенстваните филтърни условия в Excel. Не забравяйте обаче следното. Не бъркайте нормалния и напреднал филтър. Също така се препоръчва да се научат правилата на логиката и да се изготвят формулите на Excel, след което работата с филтъра става лесна.