Асистент мениджър: задължения и изисквания

Асистент мениджърът е позиция, която присъства в кадровата структура на почти всяко руско голямо или средно предприятие. Често специалистите с подходяща длъжност се считат за секретари с много ограничен набор от функции и отговорности. Но това е напълно неправилен подход за разбиране на спецификата на въпросната длъжност. Асистент-мениджърът може да бъде надарен с най-широк кръг от правомощия. Изискванията за неговата квалификация и компетентност могат да бъдат много високи. Каква е спецификата на въпросната позиция? Какви са типичните права и задължения на асистент мениджър в руска компания?

Специфика на позицията

Каква е тази позиция - „помощник-управител”? Отговорности на такъв служител - какви са те? В повечето случаи поста "асистент мениджър" се отнася до секретаря. В редки случаи тази фраза посочва позицията на заместник-директора, но това е типично за малките фирми. В повече или по-малко големи предприятия задълженията на личния асистент към ръководителя се свеждат главно до секретарски функции. Какво точно? Преди всичко, това е офис работа, работа с кореспонденция, решаване на задачи, свързани с организирането на различни срещи и други събития, в които ръководителят на фирмата е пряко ангажиран. Задължения на секретаря (Асистент) Мениджърът почти винаги включва и приемане на телефонни обаждания в офиса.

В някои случаи съответната позиция се диференцира в няколко разновидности. Така секретари, които извършват предимно техническа работа - получават телефонни обаждания, обработват кореспонденция и т.н., се наричат ​​референтни. На свой ред професионалистите, които отговарят за организирането на събития и работата в офиса, се наричат ​​офис мениджъри. Има гледна точка, че за такава длъжност като помощник-управител се приема, че задълженията и правомощията са по-широки в сравнение с обикновено секретарските. По-специално, това може да се изрази в необходимостта от лично присъствие на събития, в които участва ръководителят на корпоративните партии, бизнес преговори почивки. Асистентът в този случай може да бъде отговорен за презентациите, които мениджърът е подготвил, или за имиджовия компонент на участието в случай на неговия висшестоящ. Може да се отбележи, че в работните книжки позицията на помощник-управител най-често се нарича „секретарка“.

Изисквания за помощник-мениджъра

Нека разгледаме такъв аспект като типични изисквания за кандидатите за длъжността „помощник-управител”. Задълженията, които служителят трябва да изпълнява в съответната длъжност, изискват определени умения и квалификации. Специфичният им списък се определя до голяма степен от спецификата на работата на секретаря. Така че, ако дейността на асистент мениджъра съответства основно на позицията на асистента, тогава изискванията в този случай няма да бъдат толкова строги: средно образование, минимален трудов опит, основни умения в работата с компютри и офис оборудване. От своя страна, ако някои управленски функции попадат в компетенциите на асистент-управителя, списъкът на изискванията в този случай ще бъде по-голям, а отговорностите на работното място ще предполагат по-високо квалификационно ниво на кандидата за длъжността секретар.

Типичен набор от умения, които асистент мениджърът трябва да притежава в повечето случаи е: познаване на общи чужди езици, познаване на популярни компютърни програми за работа с документи, изображения и презентации. Важен аспект от квалификационните изисквания за асистент-мениджърите са личните качества. Те обикновено се приписват на учтивост, внимателност, добра воля, отговорност, готовност за решаване на нови проблеми. Предпочитаният възрастов интервал на кандидат за длъжността помощник-управител в много организации е 18-35 години. Но, разбира се, има предприятия, които особено ценят опита на служителя, и затова с готовност поемат много по-възрастни хора.

Много фирми обаче предпочитат да наемат за работа, която поема изпълнението на функции, които са характерни за асистент мениджър, специалисти без много опит. Това може да се дължи на спецификата на бизнес сегмента, в който компанията оперира. В някои случаи е по-добре да се обучи служител, който да работи в фирма, която, сравнително казано, открива първото производство на микропроцесори за смартфони и таблети, от нулата, като потапя всички необходими нюанси на такъв високотехнологичен бизнес сегмент, отколкото да се обясни на опитен човек, че старите методи за решаване задачи в някои случаи не работят.

Основни отговорности

Нека разгледаме по-подробно описанието на такава позиция като помощник-управител, задължения. Отбелязахме, че те са до голяма степен ограничени до секретарски функции. Но това не винаги е така. Често се случва асистент-мениджърът на една компания, особено когато става дума за голяма организация, участва в приемането на ключови управленски решения. Той може да придружава разговорите, в които участва главата - и не само в технически аспект, но и да се свързва със съответните диалози, да дава становища и съвети.

В редица случаи управителят може да делегира някои от функциите си на своя асистент, например по отношение на информирането на персонала на предприятието за всякакви значими управленски решения. Разбира се, служителят в съответната длъжност често извършва работа, свързана с осигуряването на комфорт на дейностите на своя началник - по отношение на осигуряването на оптимален микроклимат в кабинета му, винаги има, относително казано, пресен чай, така че основното оборудване, използвано от главата, да е стабилно Тя функционира.

Режим на работа

Така че сега знаем какво характеризира такава позиция като асистент мениджър, служебни отговорности. Следващата ни задача е да изучаваме спецификата на работата на служителя в подходяща позиция. Разбира се, по принцип, асистентът изпълнява задълженията си съгласно графика, определен от ТК, т.е. в рамките на 8-часов работен ден, 5 дни в седмицата. На практика обаче са възможни значителни отклонения от съответния режим. Такива сценарии могат да бъдат характерни за такава позиция като помощник-управител с допълнителни отговорности.

Факт е, че специалист, работещ на тази длъжност, може да бъде ангажиран не само в делата на компанията си, но и в решаването на проблеми, които не са пряко свързани с вътрешните корпоративни дейности. По този начин, асистент, който има съответния орган, може да бъде изпратен на командировки, на семинари и конференции. Служител може също да изпълнява определени посреднически задължения между своя управител и мениджъри, работещи в други организации, например по отношение на документооборота или изпълнението на съвместни проекти. Работният график за решаване на такива проблеми, разбира се, може да е далеч от предвиденото в Кодекса на труда. Всъщност той става ненормализиран, често по-продължителен в сравнение със стандартните 8 часа.

Описание на длъжността

Помислете как описанието на длъжността може да изглежда като помощник-мениджър. Структурата на съответния документ, като правило, започва с общи разпоредби. Те могат да показват, че помощник-управителят принадлежи към професионалната категория. По този начин, вече на ниво местен източник на правото, едно дружество може да фиксира факта, че лице на въпросното място не е управител (а не заместник-директор). С голяма вероятност - секретар или например личен асистент на мениджър с допълнителни отговорности.

Помощник за описание на длъжността: общи разпоредби

В “Общите разпоредби” на длъжностната характеристика може да присъства и език, който отразява квалификационните изисквания за специалиста. Например, асистент-мениджърът трябва да има професионално образование и известен професионален опит. Понякога в една и съща част от длъжностната характеристика се определя и обхватът на бизнеса, в който човек желае да има опит в бизнеса.

“Общите разпоредби” определят ключовите компетенции на служителя. Те могат да бъдат изразени в изискванията за познаване на структурата на ръководството на фирмата, вътрешни и външни политики на фирмата-работодател, принципите на комуникация на компанията с властите и други организации, стандарти, характеризиращи офис работата, правилата на бизнес комуникацията, както и нормите на вътрешните трудови правила в компанията.

Асистентски задължения

Следващият ключов раздел на ръководството е "Отговорности за работата". Каква е неговата специфичност? Този раздел главно записва функционални задължения помощник-управител. Те могат да бъдат: планиране на работния ден на ръководителя (по отношение на срещи, повиквания, интервюта), организиране на техническа поддръжка на работата на ръководителя (по отношение на транспортирането, организиране на бизнес срещи), участие в бизнес пътувания, бизнес преговори, протоколи и други документи, осигуряващи взаимодействието на мениджърите предприятия с други структури на компанията, комуникация с държавни агенции.

Право на помощник

Описанието на длъжността винаги включва правата, които притежава помощник-управителят. Отговорностите, определени от спецификата на позицията, винаги се допълват от съответните предпочитания. И така, какви права има служител на тази позиция? Интересното е, че задълженията на асистента на ръководителя на предприятието са в голяма степен корелирани с тях. Например, правото да се подписват и одобряват определени документи възниква във връзка с необходимостта от периодична работа с такива източници. Пример за друго право на служител в съответната длъжност е да поиска необходимата информация за включване в документи от прякото ръководство, както и от други специалисти на компанията. Асистент-мениджърът също има право да изисква главата да осигурява удобни условия за работа. Служебните задължения на лице в съответната длъжност могат да бъдат свързани с периодичното изпращане и получаване на документи - и тези процедури трябва да се извършват с използването на различни технически средства. Секретарят има право да очаква пълен достъп до тях.

Асистентска отговорност

И така, проучихме каква е отговорността на асистент-мениджъра, както и какъв е обхватът на неговите права. Но в по-голямата част от длъжностните характеристики на специалистите от съответния профил има друг раздел - „Отговорност“. Какви формулировки могат да присъстват в него? Асистент-управителят най-често носи отговорност за: неправилно изпълнение на задълженията, предвидени в съответната инструкция, но в степента, определена в Кодекса на труда на Руската федерация; извършените от него престъпления в хода на дейността - отново в рамките на руското законодателство; за причиняване на вреда на дружеството - до степента, определена в Трудовия, Гражданския кодекс на Руската федерация и други източници на правото.

резюме

И така, изучихме особеностите на такава позиция като помощник-управител, задължения и изисквания, които характеризират тази позиция в структурата на персонала на предприятието. Специалистът, който извършва съответната работа, най-често изпълнява секретарски функции, но може да има значително по-широки правомощия. В редки случаи понятието “помощник-управител” съответства на позицията на заместник-директор, но това е характерно главно за малките предприятия.

В „класическото“ тълкуване на израза „помощник-управител“ работата на лице в съответната длъжност може да бъде приближена до функциите на референт, чиновник или, например, офис мениджър. В работната книга на асистент-мениджър вероятно ще има „секретарски“ или „асистентски“ вход, въпреки че много, разбира се, зависи от корпоративните стандарти, възприети в дадена организация.

Необходимостта да се канят специалисти от въпросния профил да работят, описва дейността на лидерите на повечето руски предприятия. Ефективната работа на топ мениджъра зависи от това колко добре неговият асистент решава задачите си - на пръв поглед вторичен от гледна точка на практическото управление на предприятието, но всъщност изключително важен за организацията. Работата на секретаря е най-важната в комуникационната структура на екипа, който се ръководи от ръководителя на фирмата.

Имайте предвид, че в много фирми назначаването на няколко помощник-директори се практикува веднага. В този случай състоянието и правомощията на всеки от тях могат да се различават. Един специалист може да бъде отговорен за секретарските функции, а другият - за офис мениджър, а третият - за придружаване на ръководителя на събитията. В същото време мениджърите по човешки ресурси могат да практикуват взаимозаменяемостта на служителите в съответните области на дейност.