Какво е бележка и за какво е тя?

Повечето пълнолетни лица са служители в определена организация. Хората се обръщат към властите с искания или желания чрез изявления или официални бележки. Ние описваме процеса на изготвяне и предаване на документи за главата.

Какво е това?

Първо трябва да разберете какво е мемориал. Това е документ, който е вътрешен или външен, в зависимост от функциите и адресата. Подобна бележка е най-често адресирана до по-висш човек от неговите подчинени и е вид искане, коментар или предложение.

В зависимост от смисъла на бележката, тя може да бъде лекция, обяснителна, обяснителна или аналитична.

Този документ най-често покрива технически или бизнес проблеми, описва противоречива ситуация или дава обяснение, което изисква вашите началници. Основната разлика на бележката е, че тя не само определя същността на проблема, но и предоставя подробно описание на нея, а понякога - начини за решаването му.

Служба и доклад: сходства и различия

Някои работници объркват бележките и служебните бележки и това не е случайно. Има прилики, но има различия. Нека го разберем. Така че смисълът на едното и другото бележка е да информираме властите за всеки провал в работата. В доклада обаче проблемът най-често се съобщава, а в служебната бележка има и искане за отстраняването му, като понякога се посочват начини за решаване на определен проблем.

Писане на бележки за шефовете

Най-често такива документи се изпращат на ръководството. Това се дължи на факта, че бележката е документ, в който се докладват всички вътрешни проблеми. Пример за бележка не се регистрира никъде, няма примерен текст, така че те са в произволна форма. Най-важното е да се опише същността на проблема и предложените начини за неговото решаване. Какво друго трябва да обърнете внимание е, че Вашата бележка е регистрирана в организацията. По този начин можете да се уверите, че той достига до властите.

Но ситуациите са различни. Представете си, че не пишете служебна бележка за разбивката на оборудването, но например за служител на вашата компания, който е някак виновна. Ситуациите са различни. Вашата бележка може просто да бъде "изгубена". За да предотвратите това, можете да го играете безопасно. Направете бележка в два екземпляра. Дайте ги на секретаря за регистрация и помолете на копието си да напише, че бележката е регистрирана на такъв номер, такава и такава и приета за разглеждане. Така, дори ако жалбата ви "не достигне" органите по някаква причина, имате потвърждение и неговия текст.

Размяна на бележки между отделни единици

Понякога служебните бележки са средство за комуникация между отделните отдели на една и съща фирма. Съставянето на такъв документ за друг отдел не се различава от бележка за управление. Единствената разлика е, че трябва да посочите самите единици, можете също да посочите адреса. В този случай бележката все още е вътрешен документ.

Ограничението на бележката трябва да бъде съставено по образеца на заявлението, което е написано на името на главата. След това се пише самият текст, който обяснява всички проблеми на дадена единица. Желателно е да се опише не само същността на проблема, но и всички подробности. Можете също да предложите начини за разрешаването му.

Трябва да се посочи подробности за документа: дата и номер. Това е необходимо, за да стане официален.

Бележки към друга организация

Понякога обаче се случва, че той действа като външен документ. Често срещан случай на писане на бележка е за друга организация. По този начин фирмите обменят необходимата информация. Също така в този случай бележката е документно доказателство за иска или искане.

Такива бележки се издават и под всякаква форма. Към тях могат да бъдат приложени копия от необходимите документи. Най-често такива бележки се издават на името на директора на една фирма от главата на друга. В случай на преговори с контрагента е необходимо да се издадат две копия на бележката. Вторият екземпляр с печат, подпис и регистрационен номер следва да бъде отнет и този документ да се съхранява до решаването на проблема.

Ако пишете бележка на друга организация, можете да получите същото писмо в отговор. Няма нищо лошо в това. Може би ръководството не е разбрало напълно проблема или искането, или може би просто е решил да предложи своя собствена възможност за разработване на по-нататъшни действия. Трябва също да се регистрирате и да отговорите на такава бележка или чрез действие, или чрез отговор на заявка. Следователно комуникацията на организации чрез бележки може да продължи доста дълго време.

Как да направите служебна бележка

Документът започва с имена на организации и данните на лицето, за което е предназначено, последвано от неговите собствени данни. Думите "Memo" са написани в средата. След това текстът започва с червена линия. Както бе споменато по-рано, той е написан под всякаква форма. В края се посочва датата и подписът се декриптира.

Ако текстът на бележката е голям, той е разделен на няколко параграфа. Първото е описание на проблема. Втората е самата заявка. Ако искането е колективно, в третия параграф можете да посочите отдела и имената на тези служители, които са го написали. В този случай подписът на бележката се поставя от ръководителя на отдела. Отделно можете да прикачите лист с подписа на всички работници.

Бележка е написана на лист формат А4, както и всяко изявление. Подписът трябва да бъде ръкописен, а не факс. Също така е желателно да се издаде бележка със свой собствен пореден номер и датата на неговата подготовка. Може да бъде отпечатан на компютър, но дори и в този случай, подписът трябва да е личен.

Изпращане на документ чрез електронна комуникация

Не е необичайно организацията да провежда електронен документооборот, а всички заявки и бележки трябва да се изпращат по интернет или вътрешната мрежа. В този случай, не се страхувайте, това не е нищо ужасно. За това обаче е желателно да имате личен цифров подпис, за да можете да потвърдите заявката си.

Или можете да напишете служебна бележка на лист хартия, да я подпишете и да я сканирате. Електронната версия се изпраща на желания адрес и чака отговор.

Винаги ли е необходимо да изготвите предложението си в писмена форма

Често възниква въпросът: възможно ли е да се обжалва пред ръководството на компанията устно? Отговорът е много прост: винаги е възможно да се отговори устно, но не е известно дали ще даде някакви резултати. Писменото съобщение е винаги официален документ, независимо от неговото съдържание и адресат. Но вербално послание е само думи, на които не може да се отговори.

Ето защо можем да препоръчаме всички предложения, обяснения и обяснения на властите за издаване само на хартия. В противен случай просто не можете да получите отговор на вашата молба или предложение.