Номенклатурата на организацията. Видове номенклатура. Типична номенклатура на делата

Номенклатурата на делата на организацията обикновено се коригира през четвъртото тримесечие на всяка година. Като правило, ако предприятието е стабилно, резултатът от такъв процес е леко усъвършенстване и евентуално някои незначителни допълнения, нуждата от които е станал ясен в настоящия период. Този вид документ е от планиран характер, тъй като предполага, че неговият първоизточник поне грубо си представя последващия период от работата на компанията, посоката на неговото развитие и други елементи, които могат да изискват разясняване. В много случаи номенклатурата се съставя веднъж и изисква незначителни ревизии дори не всяка година, а на всеки 5 или 10 години. Този документ се счита за правилно изготвен и отчита всички възможни характеристики на развитие. За съжаление, не всички организации имат такива област на дейност позволявайки ви да правите толкова дългосрочни прогнози с абсолютна точност.

Цел на номенклатурата

Съставянето на номенклатура на случаите има за цел ясно да консолидира определена структура от фирмени документи и да ги групира според определени характеристики. Те отиват на конкретни случаи, които също са известни като "първични комплекси". Основният фактор в тази асоциация са заглавията, които трябва да бъдат възможно най-ясни за всички заинтересовани страни. Целият комплекс от мерки се нарича “формиране на случай”. След това става възможно да се записват документи, да се систематизират, да се ускори търсенето на необходимите документи и да се гарантира тяхната безопасност за определен период от време. Номенклатурата на делата на дадена институция, организация или друго юридическо лице често е отправната точка за разработването на други видове класификатори, които може да са необходими за качествена бъдеща работа. Наред с другите неща, това тип документ може да стане основа за изпращане на документи в архива, унищожаването им и други видове обработка, които могат да бъдат необходими само в хода на дейността на дружеството. Ако в частна фирма или фирма, номенклатурата не може да бъде съставена изобщо или много условно, тогава за държавни предприятия или институции, това е много важен документ, който трябва да бъде задължителен за участие в чиновническия процес.

Структурен изглед

Номенклатурата на делата - документът, който е разделен на няколко основни типа. Един от тях е само структурен поглед. Това означава, че разделянето на всички документи ще се извършва само въз основа на това от кой отдел или организация идва. Основната особеност на регистрацията в този случай е изискването да се вземат предвид особеностите на организацията. Това означава, че трябва да разберете значението на някои отдели. Такава номенклатура на делата на организацията, извадка от която е представена в таблицата по-долу, обикновено започва с самото звено, което отговаря за изготвянето на този документ. Причината е много проста - тази на пръв поглед обикновена хартия може да се превърне в крайъгълен камък на всички процеси, протичащи в компанията. Естествено, това е много важно. И ако това е така, тогава съставният му отдел се отличава с повишеното си значение. След това останалите подразделения, доколкото са важни, се озовават в най-незначителните структури, които не играят особена роля в дейността на компанията, като обществени организации или синдикати.

Пример за правилни и неправилни опции за компилиране:

Както виждате, в лявата колона е изградена доста ясна система. В секретариата се формират повечето документи. Тук са включени и номенклатурата на организацията. В рамката се извършва подборът на всички останали, които ще работят във фирмата, така че не може да се пренебрегне и неговото значение. Счетоводството е много важно, защото именно тя е отговорна за работата с парите. Тогава всички отдели, които печелят пари или помагат да правят пари, могат да отидат по-далеч. В самия край има структура, която от гледна точка на компанията изобщо не е необходима (въпреки че служителите може да не са съгласни с това). Тя не печели пари и навлиза в компанията само в разходи, изискващи по-високи заплати, осигуряване на по-добри условия на труд и т.н. Дясната колона е подредена по азбучен ред, което е неудобно и неправилно.

Производство и промишленост

Този тип предполага, че компилаторът ще се фокусира главно върху какъв вид дейност принадлежи на тази или онази хартия. Това е един от най-разбираемите видове, които може да поеме номенклатурата на организацията. Проба може да изглежда като списък с задачи, решени от компания, разделена на колони. На първо място може да бъде „Организация на дейността”, следвана от „Управление на персонала и персонала” и т.н. С имената можете веднага да разберете точно кои документи могат да бъдат намерени в конкретен случай, което е една от задачите за формиране на номенклатурата. Трябва да се отбележи, че именно този вариант е един от най-трудните по пътя, тъй като не всеки има такова развито въображение и разбиране на абсолютно всички, дори и най-малките нюанси на работата на компанията. При такава система първите няколко години номенклатурата е много фрагментиран документ, който постепенно се изгражда в елегантна структура, разбираема за всички заинтересовани страни.

Функционален изглед

Тази гледна точка е най-проста. Номенклатурата на делата в училище често се създава точно по този начин. Нейната същност е в това, в което документът се отнася и кой го е създал. Тоест, ако в предишния случай беше поставен по-голям акцент върху това, към коя област на дейност принадлежи дадена или друга хартия, в този случай е по-важно какво прави или кой е създал. Например, “Записването” може да бъде на първо място, “Ръководство” може да продължи, и така нататък. Основният недостатък на този подход е неговото малко удобство. За разлика от двете предишни варианти, с такова решение на проблема, не винаги е възможно да се намерят необходимите документи точно там, където от гледна точка на конкретен човек те трябва да бъдат.

Индивидуална номенклатура

Под този вид се появява номенклатурата на делата на отдел, дивизия или друга структура, която съществува в организацията. Това е конкретен списък от документи, с които те работят тук и никъде другаде. Тя е възможно най-специфична и често се променя, тъй като имената и видовете документи, с които хората работят, също постоянно се променят в една или друга посока. Съставянето на номенклатура на делата на такъв сорт в по-голямата си част се възлага пряко на персонала на този отдел, тъй като само те имат възможност да преценят какво и в какъв ред трябва да бъдат разположени. Той се създава на базата на стандартния формуляр, задължителен за всички отдели или някои от тях.

Типична номенклатура на делата

Това е в основата на основите. Тя включва основни подраздели и раздели, по примера на които други отдели ще създават свои, по-разширени, подобни документи. Тази номенклатура е задължителна за всички лица, работещи по един или друг начин с документация. Но за да я създадем, е необходима определена отправна точка, на основата на която ще расте останалото. Този документ е приблизителна номенклатура на случаите.

Приблизителна номенклатура

В основата си този документ е проект, използван от персонала на секретариата (или друг подобен отдел) за създаване на подобен документ. Най-често се вземат определени усреднени, общи за всички примери, които са условно приспособени към нуждите на настоящата организация. След това, като се има предвид съществуващото, отговорното лице получава необходимата информация от съответните структурни подразделения, проучва го и въз основа на всичко това създава такъв документ като типична номенклатура на делата. Веднага и от нулата, за да стане почти невъзможно. Често в много новообразувани предприятия структурата и другите характеристики на този документ се променят няколко пъти, докато се избере оптималният и най-удобен не само за един конкретен човек, но и за всички служители като цяло.

Данни за развитие

Цялата процедура за създаване на номенклатура може да бъде създадена въз основа на три основни документа, които в една или друга степен са свързани с него. Първият е списък на стандартните архивни документи за управление, който беше одобрен от Министерството на културата през август 2010 г. под номер 558. Вторият документ е списък на типичните архивни НТД, одобрени от същия орган през юли 2007 г. Той има номер 1182. Последният полезен документ - основните правила на архивите на организациите. Той е одобрен на 06.02.2002 г. Благодарение на информацията, представена в горепосочените държавни норми, може да се направи приблизителна или типична номенклатура. Освен това, на тяхна основа всеки отдел създава свой собствен подобен документ. Например, за главния счетоводител това ще бъде номенклатурата на делата на сметките и т.н. Служителят, събрал всички подготвени документи, започва да ги анализира. На тази основа се създава обща номенклатура за организацията като цяло.

Последователността на развитие на номенклатурата

Целият процес на формиране на документ може да бъде разделен на четири основни стъпки. Избор на оптимална схема и вид, изписване на заглавията заедно с термините, подреждане на заглавията по правилния начин, който е описан по-горе, а последният е окончателно формиране и одобрение. Например, ние се нуждаем от номенклатура на департамента по въпросите на персонала. Първо, дефинираме точно как ще изглежда. Да предположим, че сте избрали функционален изглед. Въз основа на това се създават заглавия. Не е необходимо те да се намират незабавно в правилния ред, но се препоръчва да се въведат веднага сроковете за съхранение (в някои случаи те също могат да бъдат ориентирани). Когато това стане, ние вземаме създадената информация и логично я подреждаме като важна. В резултат на това получаваме съгласувана схема, която остава само за правилно изпълнение и подписване с ръководството. По-добре е да се изяснят всички спорни въпроси със заинтересованите лица, така че привидно идентичните документи да не попадат в един ред, всъщност да са напълно различни по предназначение, форма, подготовка и още повече - по отношение на техния експлоатационен живот.

Характеристики на дизайна

Като цяло, самият дизайн не е нищо сложно. Допускат се някои промени или допълнения, но е доста удобно да се използва основната форма, която не е трудно да се намери. Номенклатурата на делата на организацията трябва да съдържа името на самия документ, организацията, регистрационния номер и датата, годината, за която е одобрена, и полето за управление, в което може да се подписва с подпис „Одобрение“. Всичко това е посочено в капачката. Следва списък със съвпадащи полета и друга подобна информация.

Таблица с образци от номенклатурата:

В самия край на поставения подпис на лицето, което отговаря за създаването на документа и неговия водач. Както виждате, тук няма нищо сложно. Основното нещо е да се запишат правилно и правилно да се определи срокът на годност. Както е посочено по-горе, промените са позволени. Например в някои случаи полето „Марки“ може да не е достатъчно. Създателят на номенклатурата може да счита, че за ефективността на използването му може да са необходими няколко други колони. По същество те могат да бъдат подобни на същите „Марки“, но информацията там ще бъде посочена по-конкретно, като отговорно лице, срокът за замяна на копия с оригинали или нещо подобно. Тук тя е напълно и изцяло зависима както от самото предприятие, така и от създателя на номенклатурата, от неговите знания, характеристики и умения.

Резултатът

Номенклатурата на дейността на организацията е важен документ, необходим за неговата висококачествена и ефективна работа. Особено по отношение на работния процес. Тя може да бъде разделена на няколко типа и типа, всеки от които има свои характеристики и може да бъде удобен и неудобен в дадена ситуация. Формирането на номенклатурата не е особено сложно, но изисква внимателен и внимателен подход, независимо от избраната форма или вид. Процесът на създаване е свързан предимно с формулирането на заглавията и определянето на срока на съхранение на документацията. Всички видове предмети трябва да бъдат договорени писмено с ръководството, за да се избегнат евентуални проблеми в бъдеще. Всички лица, които по един или друг начин работят с документи, са длъжни да вземат предвид спецификата на образуването на делото и информацията, посочена в съответната номенклатура. Правилният, точен и внимателен подход към създаването на този документ значително улеснява по-нататъшната работа на всеки отдел и на организацията като цяло, което от своя страна има положителен ефект върху икономическите резултати и ефективността на труда.