Правила за бизнес кореспонденция: примери. Електронна бизнес кореспонденция: правилата за регистрация и поддръжка

Успехът в дейността на всяка организация, търговско дружество или предприятие е неразривно свързан с културата на поведение и етикета. Всички действия на ръководителя, служителите трябва винаги да се вземат под внимание добри правила и отговарят на ситуацията.

Една от най-важните части на етикета е бизнес кореспонденцията.

Смята се, че почти 50% от времето на работа се дължи на запознатостта с документите, пощата. Но това е необходимо, тъй като компетентната бизнес кореспонденция може значително да увеличи оборота на компанията, да ускори взаимодействието на различни служби и отдели.

Разбира се, тук има определени шаблони и те определено ще бъдат обсъдени в тази статия. Правилата за бизнес кореспонденция отдавна са стандартизирани. Съществуващият ГОСТ Р.6.30-2003 ще помогне за правилното поставяне на текста върху листа, предложете как да направите отстъпи, полета, шрифтове. Бизнес кореспонденцията се характеризира с еднаквост и повторяемост на речевите завои.

Въпреки това, всяко писмо е индивидуално. Голям отпечатък върху него налага самоличността на изпращача, неговата позиция, положението и адресата. До известна степен бизнес кореспонденцията е комбинация от творчество и упорита работа.

Видове бизнес кореспонденция

Документацията се извършва на хартиен носител и по електронна поща.

Цялата кореспонденция в предприятието може да се раздели на следните групи:

- официална / неофициална кореспонденция;

- вътрешни и външни.

Официалната кореспонденция включва търговски оферти, благодарности и гаранционни писма, търговски споразумения, поръчки за предприятието, служебни задължения, запитвания, изисквания, претенции.

Неформалната кореспонденция включва различни поздравления от бизнес партньори, клиенти, служители; съболезнования, извинения, покани и благодарности.

Вътрешните документи се използват само между отделите на едно предприятие, а външните документи са извън неговия обхват.

Правила за кореспонденция на бизнеса: вътрешно съдържание

Основното изискване е краткостта и капацитета на писмата. Не разтягайте текста на няколко страници. Най-добрият вариант е да се запази в рамките на един.

Правилата за бизнес кореспонденция предполагат изключването на сложни, неразбираеми, чужди и високоспециализирани думи и изрази от текста. Всички предложения трябва да бъдат кратки, с основните мисли на автора и без "водата".

Избягвайте двусмислени тълкувания в писмото, в противен случай в случай на спор ще бъде по-трудно да защитите вашата гледна точка и да докажете, че сте имали предвид определена фраза.

Правилата за формализиране на деловата кореспонденция изискват от писателя да се обади на получателя с първото си име, пред което се посочва жалбата „Уважаеми ...”. И бъдете сигурни, че сте “вие”, дори ако има добро приятелство с получателя на писмото.

В увода, освен уточняване на името и фамилията, се изписва и основната цел на съобщението. Примери за бизнес кореспонденция знаят достатъчно шаблони и печати за такива случаи: "Във връзка с предишното писмо ...", "Напомняме ви ...", "Информираме ..." и други.

Неблагоприятен за отговора на получателя (отхвърляне на предложението, от сътрудничество) омекотява фразата: "За съжаление, не можем да използваме предложените условия ..." или други подобни.

Външен дизайн на документите

Всяко бизнес писмо трябва да бъде написано на бланки с фирмени данни и данни за контакт.

Не забравяйте да включите точната дата на документа.

Горният десен ъгъл на листа се заема от инициалите на адресата и адреса на предприятието получател.

Разделете текста на семантични параграфи, за да улесните разбирането и възприемането от страна на читателя. Не повече от 4-5 реда.

Напишете всички думи с главни букви - лоша форма.

Документите могат да бъдат приложени към писмото. В този случай те са изброени в отделен ред в долния ляв ъгъл на листа. За бизнес етикет, отговорът на писмото трябва да бъде получен в рамките на 10 дни. Ако проблемът изисква повече време за решаването му, адресатът трябва да уведоми за това.

След като пишете, не забравяйте внимателно да проверите текста отново за грешки, както правописа, така и граматични. Ако имате време, си струва да отложите писмото и да се върнете към него отново по-късно. По правило ще има неточности, които не са забелязани на първо място. Най-важният такъв съвет в случай на отговор на жалба на клиент. Не трябва дори да дразните човек с неграмотно съставено писмо.

Когато документът е написан и проверен няколко пъти, го отпечатайте хартиен формат А4. Този размер се използва стандартно за всяка кореспонденция, дори ако самият текст заема само половината от лист.

Преди да отпечатате, проверете мастилото в принтера, за да избегнете размазване и изтощаване на изхода.

В някои случаи можете да прикачите визитната си карта към документа и да прикачите отпечатания лист към прозрачен файл.

Корпоративен пакет с фирмено лого също се счита за добра форма.

Правилата за водене на бизнес кореспонденция в неформалната равнина често са по-емоционални, отколкото в деловите книжа, и по-малко печатани. Тук са подходящи съкращения, използването на цветни прилагателни, например в поздравления: чудесно, съчувствено, мило.

Бизнес имейли

Фактът, че не изпращате кореспонденция в пощенски плик през пощенската мрежа, не трябва да се отпуска. В тези случаи са приложими правилата за бизнес кореспонденция.

Компетентните и коректни електронни бизнес съобщения създават положителен образ както на компанията, така и на конкретния човек. Репутацията в бизнеса струва много!

Основни правила за кореспонденция по електронна поща

Използвайте своя имейл адрес само по предназначение.

Забележете името на пощенската кутия. Не позволявайте работата на неправилни имена, като например "бебе", "супермен", дори ако те са посочени на английски транскрипция.

Винаги попълвайте колоната "предмет", в противен случай писмото ви може да попадне в спам. Описания като "план", "списък", "търговско предложение", "доклад" няма да работят. В пощенската кутия на получателя може да има много подобни букви. Посочете възможно най-конкретно за какво е съобщението ви. Не използвайте повече от пет думи. Пишете тема с главна буква. Няма нужда да се поставя точка в края.

Ако изпратите отговор на получено по-рано писмо, не забравяйте да изтриете надписа “Re” в темата.

Комуникационен стил

Запазете формата на бизнес писмото. Премахване на заплашващ, просия, задължителен тон.

Правилата за електронна бизнес кореспонденция не позволяват използването на емотикони, голям брой въпросителни или удивителни знаци в текста.

Бъдете учтив. Задължителният поздрав в началото и сбогуването със събеседника в края е добър тон. Например, "Искрено ..." или така: "С уважение ...".

Бизнес електронна поща и нейното „златно правило“: не смесвайте няколко различни теми в едно и също съобщение. По-добре е да изпратите поредица от писма.

Имейлът трябва да бъде два пъти по-кратък от този на хартията.

Работа с прикачени файлове

Ако има прекалено много информация за предаване, не я поставяйте в текста на писмото, а го прикрепете към отделни документи в прикачен файл.

За удобство на получателя преименувайте документите, които сте подготвили, за да получите разбираеми имена. Това ще покаже вашия интерес и ще спечелите. Помислете колко работни папки има получателят на компютъра и как ще търси вашето писмо сред тях.

Уверете се, че съобщавате файловете, изпращани на получателя, така че той да не ги счита за случаен вирус. Архивирайте документи в насипно състояние.

И най-хубавото е, че твърде големите прикачени файлове (от 200 kB) трябва да се изпращат по друг начин, например чрез ftp сървър.

Формати като COM, EXE, CMD, PIF и други, някои пощенски сървъри не позволяват и блокират.

Ако има няколко получатели на вашето писмо, не бъдете мързеливи всеки път, за да изтриете всички доказателства за масово изпращане. Тази излишна информация изобщо не е необходима на адресата. Вие ще помогнете на екипа "скрито копие".

Правилата за извършване на бизнес кореспонденция по електронна поща предполагат уведомяване на другата страна за получаването на кореспонденция. Ако в момента няма възможност за отговор, уведомете събеседника. Запазете историята на кореспонденцията, за да избегнете допълнителни въпроси и процедури.

Когато важността и неотложността на отговора е позволено допълнително да се уведоми получателя по телефона, Skype или "ICQ". Ако след този положителен резултат не може да се постигне, напомнете си отново.

Често има случаи, когато при поискване на документ в отговор се изпраща празно писмо с прикачен файл. Това е неприемливо. Примери за бизнес кореспонденция включват задължителното поставяне в основния текст на съответната информация. Например: "Изпращам необходимите данни на заявката ви."

Не забравяйте да посочите координатите в края на писмото: всички налични методи за комуникация, позиция, фирмен уебсайт, връзки към социални мрежи.

Когато пишете контакти на организация, дайте колкото е възможно повече информация - телефон с код на града, адрес с индекс. В крайна сметка, вашата комуникация се осъществява не само с жителите на вашия регион. С всички данни ще бъдете по-лесни за връзка.

И последното правило: кой е започнал кореспонденцията, той трябва да прекрати електронния диалог.

заключение

Бизнес кореспонденцията е деликатен въпрос. Понякога един поглед е достатъчен, за да формира определено мнение за човека и организацията, която той представлява. Познаването на правилата за бизнес писане може значително да помогне в кариерата ви.