Период на съхранение на документи в организацията: важно е да се знае

- Слушайте, нека изхвърлим всичко това - каза ми директорът, сочейки към багажник с кутии с документи преди 7 години. Отговорих му: "Не е толкова просто, понякога съхраняването на документи в една организация е няколко десетилетия." Директорът ми повярва и нашата родна хартия за отпадъци продължава да събира прах по рафтовете на архива. До следващия път - когато възникне въпросът за придобиване на нов багажник, ще се оправим и оставим само онези документи, чийто срок на съхранение в организацията не е изтекъл.

Колко документация трябва да се съхранява?

Необходимостта от съхраняване на документите е посочена от Федералния закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ “За архивните въпроси в Руската федерация”. В допълнение, има три списъка, които одобряват сроковете за съхранение на документите в архива за публични и частни юридически лица в различни сфери на дейност. Документацията на акционерните дружества следва да се съхранява в съответствие с Правилника за реда и условията за съхраняване на документи на акционерни дружества, одобрени. Решение на Федералната комисия за пазара на ценни книжа на Руската федерация от 16 юли 2003 г. № 03-33 / пс.

Специфични периоди за водене на документация

Най-краткият срок на годност е 1 година, а максималният - 75 години. Няма да ги назовавам по име за всеки документ, които са много. В допълнение към сроковете, определени за общи документи, като персонал, финансови, счетоводни, данъчни и електронни документи, организацията разполага със собствен срок за съхранение на хартия за документи в различни области на промишлеността, медицината и сигурността. Помислете за периодите, през които трябва да се съхраняват най-често срещаните документи, съществуващи във всяка организация.

Условия за съхранение на общи документи

Следните периоди на съхранение на документите в предприятието започват с края на отчетната година или годината, в която са издадени документите. Учредителни документи, лицензи, патенти, сделки с паспорти не подлежи на унищожаване и трябва да се съхранява постоянно.

Документи за персонала:

• графици за персонала - постоянно;
• потвърждаване на произшествието - 45 години;
• потвърждаване на появата на професионална болест - 75 години;
• личен бизнес на служителя - 75 години;
• всички документи, свързани с дейността на служителя при специални условия на труд - 75 години.

Финансови документи:

• информация за изчисляване и плащане на данъци - 4 години;
• потвърждаване на разходите, направени във връзка с обучението на служителите - през целия период на обучение плюс още 1 година и не по-малко от четири години;
• потвърждаване на размера на понесените загуби в бъдеще - през целия период, докато данъчната основа се намалява с прехвърлената загуба;
• потвърждаване на изчисленията на осигурителните вноски за извънбюджетни фондове - 6 години;
• Сертификатите на EDS трябва да се съхраняват още 5 години след края на годината, в която изтича срокът на сертификата;
• приети във ФСС чрез електронни комуникационни канали, изчисление, направено във формата на 4-FSS, и квитанция за нейното получаване - 5 години;
• счетоводни документи, разкриващи счетоводна отчетност - 5 години;
• касови чекове, касови дневници, устройства за фискална памет, електронни контролни ленти, други форми за потвърждаване на парични разплащания - 5 години;
• паспортна версия на ККП - за целия период на валидност на паспорта.

Съхраняването на документи в организацията в някои случаи може да бъде определено от самото юридическо лице, но те не могат да бъдат по-малки от периодите, посочени в законодателни актове.

Как да грабнете хартиени отломки?

С течение на времето организацията натрупва огромно количество разнообразна документация. За да не се затънат във вестници, е необходимо да се създаде комисия (обикновено състояща се от трима души), която да проверява предмета на ценността и да разглобява вестниците в следните категории, в зависимост от периода, в който се съхраняват документите в организацията:

• подлежи на постоянно съхранение в архивите на държавната единица;
• документи, които трябва да се съхраняват повече от 10 години в архивите на юридическо лице;
• които трябва да бъдат временно съхранявани в архива на звеното не повече от 10 години;
• документи, разрешени за унищожаване при изтичане на срока на годност.

Процедурата за унищожаване на документи

При унищожаване на документи се съставя акт. Не съществува стандартизиран формуляр за такива актове, изготвен е в свободна форма, определен по заповед на ръководителя. Той трябва да посочва не само името и всички детайли на организацията, но и, обикновено под формата на таблица, имената на документите (случаите), периода, в който са били създадени, броя на листите или, ако обемът на делото под едно име е голям, броя на томовете , В същия акт можете да добавите колони от фактурата за прехвърляне-получаване на документи за унищожаване.