Описът е ... Определение, видове инвентаризация, стойност и процедура

Бизнесмените и служителите на големите предприятия постоянно са изправени пред необходимостта от инвентаризация. Тази процедура не е приятна, но трябва да се извършва периодично, за да се знае всичко за текущото състояние на организацията. Често тази функционалност трябва да се изпълнява от счетоводители, заедно със служителите финансова отговорност за конкретен имот в рамките на предприятието.

Какво се има предвид под този процес?

Инвентаризацията е проверка на цялото имущество на предприятието за нейната наличност, както и на финансови задължения, които то има към дадена дата. Тази процедура се извършва чрез използване на данни за счетоводството и информация за действителната наличност на определени единици стоки или услуги.

Мениджърите са длъжни да сравняват данните, с които разполагат, като в резултат на тази процедура ще могат да получат цялостна картина, позволяваща да се направят заключения относно работата на определени служители или механизми на предприятието. Също така, с помощта на инвентара, може да се постигне пълна безопасност на ценностите на организацията и на средствата, използвани в работата.

Какво мислят те?

Служителите на търговията преживяват интензивно инвентаризация, като финансово те обикновено са отговорни за стоките или услугите, които се предлагат на обществеността, следователно, в случай на недостиг, те могат да бъдат в сериозни неприятности. Предприемачите и правителствените агенции са доста стриктни в подхода си към финансовите въпроси и, когато кандидатстват за работа, незабавно сключват трудов договор по позиция „финансова отговорност“.

В допълнение към стоки и услуги, различни нематериални активи пари, инвестиции и други запаси. Ако говорим за пасиви, те включват заеми платими сметки и резерви. Като правило всички те са украсени със съответните споразумения с банките, като последните обикновено са по-скоро строго свързани с просрочените задължения и с различните трудности с плащанията.

Защо трябва да преизчислявам?

Инвентаризацията има редица цели, основната от които е идентифицирането на действителния размер на собствеността на организацията. Често именно с негова помощ може да се намерят стоки и услуги, които са налични, но липсват в счетоводните изчисления, обратната ситуация е подобна. Всички незаписани обекти трябва незабавно да бъдат взети под внимание за по-нататъшно правилно отчитане.

В допълнение, тази процедура може да помогне да се разбере действителният размер на ресурсите, които трябва да се използват за създаване на продукти и услуги за продажба. Ако има прекалено много от тях, ръководството на организацията може да помисли за препрофилиране на собствената си работа, както и начини за намаляване на производствените разходи и получаване на повече приходи.

Какво помага за инвентаризация?

С помощта на преизчисляването ръководителите на организации могат също да проверят коректността на действията на своите служители, дали наистина водят отчет за наличните възможности и парични задължения. В допълнение, можете да оцените съществуващите материални ресурси на пазарни цени въз основа на действителното им състояние и след това да ги приложите. Например, ако по време на инвентаризацията се установи, че определен брой помещения не се използват по предназначение, ръководството на компанията може да се опита да ги зареди с работа или да ги продаде като ненужни активи.

Процедурата също така помага да се провери състоянието на основните съоръжения на предприятието, дали нематериалните активи се използват правилно. По правило след предприемането на инвентаризацията в предприятието започват различни промени, понякога дори намалява до съкращения на персонала.

Какви са видовете реализации?

Опис на собствеността е процедура, без която никое предприятие не може да направи това. В зависимост от обема на преизчислението, той може да бъде разделен на частичен и пълен. Първият е най-подходящ за големи предприятия, които включват няколко звена, ангажирани с продажбата на стоки и услуги. В малките магазини, стоките обикновено се преизчисляват веднъж седмично, а в големите мрежи тази процедура се провежда в редовни нощи веднъж месечно.

Винаги трябва да има основание за извършване на такава проверка. От тази гледна точка инвентарът се разделя на планирани и внезапни. Първият обикновено минава доста спокойно, но има известен риск, че рецензентите няма да видят истинското състояние на нещата в организацията, тъй като финансово отговорните лица могат да коригират съществуващите доклади и да ги предадат като правилни. Внезапната проверка е по-обективна, с помощта на която можете да идентифицирате недостатъците и да предотвратите тяхното по-нататъшно възникване.

Кога е необходим опис?

Висшето ръководство на дружеството определя реда на инвентаризация, както и сроковете за неговото изпълнение. В случай на внезапна проверка, тя не уведомява предварително отговорните за имота лица. Преизчисляването е необходимо в момента на съставяне на годишния финансов отчет от счетоводния персонал на предприятието, при идентифициране на кражба на имущество или сериозно увреждане на него.

Също така, тази процедура е необходима, когато продуктите на предприятието и неговата собственост се отдават под наем, продават. Промяната на служителите, които са финансово отговорни за имота, и промяната във формата на организацията (включително ликвидация) са причина за инвентаризацията. Доста рядко възниква ситуация, когато е необходим преизчисляване, дължащо се на извънредни ситуации и природни бедствия, които се отразяват неблагоприятно върху работата на организацията.

Как да се подготвим за проверка на счетоводител?

Ако не сте започнали да работите като счетоводител в предприятието не толкова отдавна, а инвентаризацията започна да се очертава, образци на актове и инвентаризации могат да бъдат полезни за провеждането на тази процедура. Създаването им се урежда от Федералния закон № 402 “За счетоводството”, който е издаден през декември 2011 г. и оттогава е един от най-важните документи за професионалисти, които извършват тази процедура.

В работата си счетоводителят може да се ръководи и от заповед на Министерство на финансите № 49, издадена през юни 1995 г., която съдържа редица препоръки за провеждане на инвентаризация, като се вземат предвид финансовите задължения на предприятието. В същото време управителят, който извършва проверката, трябва да бъде в течение на събитията, като за това е необходимо да се проучат разяснителните документи на Министерството на финансите, които се издават веднъж на всеки половин до два месеца.

Къде започват да пресмятат?

Инвентаризацията на основните мощности на всяко предприятие се извършва в няколко стъпки. Първият от тях е подготвителният, който се състои в създаването на заповед за необходимостта от провеждане на тази процедура, както и за сформиране на комисия, която ще се занимава с преизчисляване. Структурата на този вътрешен орган обикновено включва непосредствения ръководител на материално отговорните лица, счетоводителя, както и ръководителя на предприятието.

Успоредно с това се определя и времето на инвентаризация, както и видовете имоти, които се планират да бъдат преизчислени. През същия период, формирането на разписки и други документи, планирани за използване при преизчисляване на наличния капацитет, стоки и услуги.

Какъв е прекият инвентар?

Преизчисляване, измерване, претегляне - следващият етап от инвентаризацията, инструментите в този случай се използват различни: софтуер, калкулатори, специфична документация (инвентаризация) и т.н. реализирана за компанията за печалба.

Когато всичко се брои, това е горещо време за счетоводителите, те трябва да съгласуват своите изчисления със собствените си данни. Тъй като финансовите специалисти на фирми обикновено работят в 1С, те искат инвентаризация в електронен формат, за да спестят време. Именно те обикновено намират несъответствия, след което започват да търсят причини за несъответствия.

Какво се случва с крайните резултати от изчисленията?

Финалът на тази процедура е докладът за инвентаризацията, който съдържа най-подробната информация за изчисленията. Счетоводителят сравнително обективно в този случай отразява всички идентифицирани недостатъци, а също така посочва всички лица, които трябва да носят съответната административна отговорност. Като правило, преизчисляването на имота винаги разкрива редица недостатъци или излишъци, в случаите, когато първите се припокриват с последните, никой няма оплаквания.

В резултат на това всички членове на комисията трябва да подпишат окончателния протокол, който ще съдържа подробна информация за резултатите от изпитания. На следващо място, ръководството на предприятието или звеното, в което се извършва инвентаризацията, образува заповед, одобряваща нейните резултати. Този документ посочва резултатите от инспекцията, разкритите факти за недостатъци или излишъци, необходимостта от засилване на контрола върху безопасността на собствеността, както и сроковете за отстраняване на констатираните нарушения.

Могат ли служителите да бъдат наказани?

Според резултатите от инвентаризацията ръководството на предприятието взема решение за административното въздействие по отношение на материално отговорните служители. Като правило, ако организацията е претърпяла значителни щети, най-често процедурата завършва с уволнението на служителя с последващи щети. Ако размерът на недостига е прекалено голям, може да бъде образувано наказателно дело за присвояване и всички извършители могат да отидат в затвора.

Най-често организации предпочитат да преговарят по взаимно съгласие със своите подчинени и не влизат в открит съдебен конфликт. В случай, че финансово отговорният служител не е съгласен с резултатите от извършената инвентаризация и не възнамерява да компенсира загубите, причинени им от организацията, той има право да обжалва решението на комисията.

Как се отразяват резултатите в общия профил?

Тъй като инвентаризацията е трудоемък процес от счетоводна гледна точка, в повечето случаи ръководството на звеното се опитва да направи всичко, за да не отразява установените недостатъци в документите. Недостигът може да бъде изразходван като отписана стойност на имота, станал неизползваем. Тогава тази сума може да бъде включена в изчисленията за основното производство.

Ако в резултат на одита е решено, че материално отговорното лице ще компенсира недостига, тази информация се посочва в окончателните документи и се съставя заповед, която се подписва от ръководителя на отдела. Всички излишъци се вземат предвид и с тях се извършва допълнително финансово планиране.

Каква е ползата от проверката?

По мнението на мениджърите, инвентаризацията е допълнителен начин за управление на екип и организация, които могат да осигурят голям брой ползи. Първо, говорим за запазване на всички материални ценности на институцията. Успоредно с това е възможно също така да се идентифицират онези продукти, които вече са изтекли или изтичат в най-кратки срокове.

Друго предимство на инвентара е, че ръководството може да види активи, които в момента не са полезни и могат да бъдат премахнати. Всички слабости веднага стават видими за мениджърите след проверка, това твърдение се отнася и за неефективните служители, това е особено вярно за тези, които не са в състояние да осигурят качествен контрол върху състоянието на стоките, тяхната безопасност и своевременно изпълнение.

Съществуващото законодателство позволява определен брой материални запаси през една календарна година. Търговските компании предпочитат да проверяват достатъчно често своите служители, тъй като късният отговор на тяхната лоша работа може да причини огромни загуби на организацията. Важно е дружеството и неговите служители да подписват договори, които са правно обвързващи, в противен случай няма да бъде възможно да се подават финансови искове със санкциите.