Как да се шият документи правилно в документацията, в архива, за данък?

Много предприемачи, секретари и счетоводители, особено начинаещи, имат въпрос: "Как да шият документи?" Изглежда, че в това трудно? Въпреки това, не е толкова просто. Документите се предават на регулаторните органи или се подават в архива и следователно трябва да се изпълняват в съответствие с всички правила и разпоредби. Нека разгледаме подробно нюансите на тази тема.

Методически препоръки за работа в офиса

Управлението на записите е сложен процес по отношение на документацията. Това се отнася и за фирмените документи на фърмуера. Не можете просто да сгънете опаковка от листа и да шиете. Много често документите се връщат точно защото файловете са подредени неправилно.

За да се разбере как правилно да се зашиват документи в документацията, трябва да се запознаете с методологичните препоръки. Те са одобрени от Росарчив (12/23/09).

Защо да шият документи?

Преди да разберем как правилно да шият документи, нека да обсъдим защо, всъщност, е необходимо. Не всеки знае защо това е направено. Но има много организации, в които документите се приемат само в правилна, правилно изпълнена форма. Например, при подаване в архива, за участие в търгове, при подаване на документи в данъка и др.

Искаме да отбележим, че няма ясни указания за това. Съществуват обаче регламенти, уреждащи процедурата за регистриране на документацията. Счита се, че всички хартии трябва да бъдат зашити, ако техните обеми са повече от един лист. Това важи и за копия, например документи от устава на юридически лица (върху копията не са поставени печати на дружеството). Освен това, зашитите листове са номерирани. Арабски цифри. Те се поставят в горния десен ъгъл. За документите на фърмуера ще ви е необходим специален шнур, шило, игла. На задната страна на последния лист задължително се поставя свидетелска бележка, съдържаща информация за броя на страниците. Подписва се от ръководителя и задължително печата на предприятието.

Дизайн на капака

Правейки документите правилно, трябва да се погрижите за покритието. Най-често това е картон. Освен това, тя може да бъде предназначена за дългосрочна употреба, да бъде стандартна (формат А4) и нестандартна.

Капаците са изработени от дебел картон в случаите, когато първоначално се планира дългосрочно съхранение на хартия (над двадесет и пет години). И за подаване в държавния архив ще бъде подходящ и по-опростен вариант.

Списък с документи

Преди да зашиете документи, трябва правилно да подредите всичко в самия корпус, така че да не се налага да го зашивате в бъдеще. В крайна сметка, той може да съдържа повече от един пакет документи. В този случай всеки комплект трябва да бъде зашит поотделно и да съдържа ясна информация за името на папката, датата на инвентара, списъка на всички листове, пълното име. отговорното лице. Самият инвентар не е номериран.

Как правилно се номерират листите

За да можете да подредите правилно листите, трябва да знаете някои правила:

1. Номерата са присвоени на листове, но не и на страници. Запомни това.
2. Описът не е номериран.
3. Ако между хартиите има букви, пликовете се номерират в началото и само след това всеки лист се редува.
4. Номерата на листа се поставят в ъгъла отгоре (десен горен ъгъл) с прост молив. Те използват арабски цифри.
5. Ако случаят съдържа повече от един том, всеки от тях се номерира отделно.
6. Ако вътре има документи със собствено номериране, тогава те все още трябва да преминат през обикновен номер.
7. Листове с голям формат (A2, A3) са разгънати и в горния ъгъл е поставен сериен номер. Те са подгънати само в един ръб.
8. Ако листът съдържа напълно залепени фрагменти, то той има само един номер, а под него е необходимо да се напише целия списък на слепените чекове, изявления.
9. Ако снимката, чекове са прикрепени към листа само с една страна, в този случай, всеки от тях ще има свой собствен номер.
10. Графиките, чертежите и снимките също са номерирани.
11. Схемите и картите, залепени от няколко листа, имат един номер, но в общия опис се посочва колко листа се състоят.

Позволени ли са грешки в номерацията?

Преди да зашиете документи с конци, по-добре е да се уверите, че всичко е правилно декорирано. Особено проверете дали всички страници съдържат правилни номера. В случай на малки грешки (например, пропускат листа) се разрешава номерирането на писма, но само със съгласието на архивните работници. Това означава, че всички листове остават без корекции, а на пропуснатите се поставя фигурата (от предишния лист) и писмото.

Ако има груби грешки, тогава трябва да извършите напълно работата. За това се нуждаете от обикновен молив, за да можете да изтриете неточна информация. Но дори да използвате писалката, няма значение. Старите числа са изрязани, а до тях се появяват нови. В този случай бележката на свидетеля също се променя. Тя, разбира се, не се оттегля от случая. Просто инвестирам нови.

Как правилно да шият документи?

Ако сте подготвили всички документи и сте уверени в коректността на всички инвестиции, можете да преминете към следващата стъпка. Зашийте листите само със специални нишки (те се наричат ​​и банкови) и игла. И как да шият документи в документацията? Нека разгледаме подробно как се прави това, стъпка по стъпка.

Трябва да подредите случая по такъв начин, че да може да бъде прочетен по-късно. Следователно, от лявата страна, на разстояние от един и половина сантиметра от ръба, три отвора пробиват с шило, едното под другото. Средният отвор трябва да бъде разположен точно в средата, а другите два - на три сантиметра от него.

Ако въпросът е малък, тогава е по-удобно да се използва перфоратор. А за тежки обеми е по-добре да вземете шило. Много често първата и последната страници се влошават. Затова е по-добре да се вземат и залепят лентите от картон в местата на пробиви, където ще се държи канапката. По-добре е да се подготви нишката предварително, преди да се зашият документи. Не го прави много дълго, защото може да се обърка. Седемдесет сантиметра трябва да бъде достатъчно.

За да опростим обяснението, нека да изброим дупките. Нека горната част е на номер 1, в центъра - на 2, а на долната - на 3. Така започваме да шием от задната част на кутията, като разширяваме иглата през отвора 2 (единият край на нишката е оставен зад папката) към предната страна, след това преминаваме през иглата през отвор 1, отново нишката издърпа от другата страна. Когато свободният край на шнура и иглата са в задната част на папката, след това през отвора три трябва да се преместите отново на предната страна, а след това отново на гърба през 2 дупки. Ето как да зашиете документи в архива.

Това, както се казва, е свършено. Хартията се заши. Сега трябва да завържете връвта на възела (обратно). Възелът трябва да е достатъчно стегнат и да приляга плътно към последната страница, защото ще трябва да бъде фиксиран с бележка за свидетеля, залепена върху лепилото. Връхчетата на канапа трябва да се отпуснат от залепената хартия.

Заверяваме документи с подписа

Как да шият документи, привидно измислени. Сега остава да удостовериш файла с подпис. Тя, между другото, и се нарича - свидетел. Това се прави на отделен лист и се поставя на гърба на последната страница. Бележка трябва да съдържа информация за броя на зашити документи, с указание за характеристиките (може би това е наличието на справки, снимки, чертежи, рисунки).

Писмото на свидетеля се подписва директно от директора или неговия заместник, който посочва позицията си. Самата бележка е грижливо залепена към нишката, с която замазвахме кутията. Печатът на предприятието се поставя върху него. Но има един нюанс. Печатът трябва да бъде частично върху бележката и частично върху листа на делото. Това е много важен момент. А за него трябва да се помни.

Постепенно обмисляхме как да се зашият документи. Снимките, представени в статията, ще демонстрират по-ясно процеса.

Има ли някакви разлики в документите за данъци?

Ние не сме без основание искаме да обърнем специално внимание на документите за данъка. Познаването на нюансите и особеностите ще позволи да се избегнат някои проблеми, а именно примамки от страна на контролиращи лица. Небрежността по този въпрос може да доведе до ненужни претенции.

Има много такива случаи, когато делата се връщат, мотивирайки ги с неподходящ дизайн. Неслучайно Министерството на финансите на Руската федерация даде специално обяснение (писмо № 03-02 от 29 октомври 2015 г.) за правилността на предоставянето на пришитите документи, както и техните копия на хартиен носител.

Искам да ви напомня, че по време на проверките данъчната администрация има право да изисква копия от документи на хартия, които трябва да бъдат удостоверени. Министерството на финансите пояснява, че копие е копие, което напълно възпроизвежда оригинала. Сертифициран е само опцията, на която има всички подробности, които дават на хартията правна сила. В този случай Службата предоставя препоръки за правилното зашиване на документи и техните копия. Дори се копират фотокопия. И не се приема по друг начин.

Как да шият документи за данък?

Предполага се, че подаването не трябва да бъде твърде голямо, не повече от сто и петдесет листа. Номерацията на листа се изисква само с арабски цифри (твърди), като се започва с първата. Всички листове са зашити в две или четири проби със специална резба. Краищата на тази нишка трябва да бъдат разтеглени до задната страна на последната страница и там са свързани със силен възел.

Препоръки са дадени не само за това как да се зашиват документи, но също и как да се издаде хартиен стикер на гърба. Трябва да затвори мястото на фърмуера и самия възел. Размерите на стикера не надвишават четиридесет и петдесет милиметра. Той съдържа подпис на свидетел, указващ броя на номерираните страници. Всичко това се подписва от ръководителя на организацията или от друг представител, който има такива правомощия. Освен това печатът на предприятието се поставя по такъв начин, че да обхваща както стикера, така и подписа с пълното име. лицето, което е сертифицирало документите.

Службата недвусмислено подчертава, че при изготвянето на досиета е необходимо да се гарантира безопасността и целостта на оригиналите и техните копия. Завършените документи се предоставят на данъка с мотивационно писмо. Той посочва основата за подаване на файлове, техния брой, броя на листите във всяка от тях.

Анализирахме препоръките на Министерството на финансите за това как да се зашиват документи, когато те се представят на регулаторните органи. Както виждате, принципите са еднакви, но има малки нюанси.

Вместо послеслов

В нашата статия говорихме за това как правилно да се шият документи в архива, за данъци или само за документи. В това отношение има много спорове, тъй като няма единен стандарт. Но ако създадете подаване на вестници и документи само за съхранение в офиса за определено време, не се полагат много усилия, тогава е необходимо да се третират шевовете и документите за подаване до контролните органи с пълна отговорност, за да се избегнат проблеми. Като цяло се счита, че подаването е най-надеждният начин за съхранение на бизнес документи, тъй като те са по-трудни за промяна или фалшифициране. Надяваме се нашата информация да ви бъде полезна.