Как и защо да използваме функцията за печат в PDF формат?

Помниш ли кога за последен път си търсил хартиен документ? Вместо да разглеждате папки и файлове, можете да намерите необходимия файл в компютъра много по-бързо. Електронните документи имат едно огромно предимство пред хартията: достъп до информацията, от която се нуждаете в момента, може да се получи в рамките на няколко секунди. Огромна част от информацията, която е достъпна в интернет и която бихме искали да запазим, има само опция за печат (уеб страници, данни, потвърждаващи регистрацията или покупката).

Предимства пред физическата среда

Разбира се, по-удобно е да се четат хартиени документи по пътя или преди среща. Най-често печатането в PDF формат ви позволява да спестите време, пари и касети. Освен това по този начин можете да архивирате всяка информация, като избягвате ненужната хартия и елементарно в офиса. И ако запазваме данни "в облака" или на отдалечен сървър, достъпът до него може да се получи по всяко време от всеки компютър. Все по-често много големи компании се борят за икономии на хартия, за опазване на околната среда. Те ни приканват да не печатаме документи на физически носители. Фактури, договори, разписки и друга важна информация могат да бъдат достъпни чрез интернет. Можете да изпратите желания документ по електронна поща, сега все повече фирми признават такава размяна на кореспонденция.

Как да отпечатвате в PDF файл?

За да използвате тази опция, не е необходимо да купувате скъп софтуер.
На MacOSX, просто отидете на Файл> Печат и кликнете изберете „Запазване като PDF“. За Windows е необходимо да инсталирате малка програма, която се появява в системата като нов принтер. Когато изберете иконата "Печат в PDF", можете да запишете файла на диск, като посочите пътя. В Windows 8, всичко изглежда малко по-сложно в началото. Тази версия на операционната система съдържа Java аплет, който ви позволява да преглеждате съответните файлове, но за да печатате в PDF, ще трябва да потърсите настройки. Единственият бар (панел), който виждаме, е лента с няколко опции на дъното. Но няма икона "Печат в PDF". Тук обаче има решение. Само точка показалеца на мишката в десния ъгъл на екрана, където се появява прозорецът на Windows 8, след което изберете "Принтери". След избора на устройството ще можете да отпечатате нашия документ.

Как да конвертирате данни в PDF

Това съкращение означава Portable Document Format. Типът на файла е разработен от Adobe за улесняване на обмена на документи. В момента има много безплатни приложения за създаване на PDF файлове. Такъв документ може да бъде защитен от редактиране, но можете преоткрийте със специална програма и направете промени в Word. Много браузъри също имат тази функция. Специално печатането в PDF файл може да бъде полезно за онези, чиито професионални или изследователски интереси са тясно свързани с различни сайтове. След като се появи на желаната страница, разбира се, можем да копираме информацията в текстов редактор, в тетрадка. Също така можем да добавим сайта към любимите ви. Но по причини извън контрола на нас и собственика на страницата, достъпът до информация може да бъде затворен след известно време. Но използвайки функцията "Печат в PDF" директно от нивото на браузъра (в Chrome в настройките - икона с три ленти - има такава опция, просто трябва да посочите подходящия път вместо принтера) можем да запазим необходимата информация. В допълнение, датата на влизане в сайта се записва автоматично, което може да бъде особено полезно, например при свързването и цитирането.