Документацията е ... Електронна система за управление на документи

Финансовите и счетоводните документи са своеобразна основа за целия набор от бизнес процеси в предприятието. Тиражът на документи е набор от такива документи, сред които лъвският пай е посветен на първичната документация. Ето защо много компании работят за подобряване на работните потоци, свързани с финансовата документация, намаляване на времето, материалите и финансите във всяка област, премахване на човешкия фактор. Има няколко начина за постигане на желания ефект. Една от тях, и най-ефективната, е организацията на работния поток с използване на електронни технологии.

Такава система ви позволява да оптимизирате всички процеси, свързани с финансовите документи на предприятието, правейки такъв документ безхартиен. Но за начало си струва да се реши, че документооборотът е сложна система на взаимодействие във всяко предприятие, в чиято работа е необходимо да имаме добро разбиране. Това е единственият начин да се гарантира качественото изпълнение на получените задачи и команди.

Основни характеристики

Потокът от документи е жизнения цикъл на финансов документ от момента, в който е създаден, до момента, в който функционалната му цел е завършена. Този термин може да се отнася не само до взаимодействието със счетоводството, но и до производството, персонала, склада, търговията, офиса, търговията.

Управление на документи е свързано с определени проблеми:

- временна загуба;

- загуба на документи по пътя;

- подаване на отчети в неподходящо време;

- хартиените архиви далеч не са съвършени.

Решаване на проблеми

Горните трудности могат да бъдат решени по няколко начина. Всички те са свързани с реорганизацията и преструктурирането на всички процеси, с които се осъществява документът. Пример за такова решение е готовата програма за използване в предприятието. По-специално, такива решения се предлагат от 1С.

За компании от всякакъв мащаб организацията на такова събитие е сложен, многоетапен и доста скъп процес. Отнема доста време и ресурси. Реорганизацията на чиновническата работа и работния процес е възможна само чрез професионалисти от висок клас. И тук има много въпроси, свързани с онези, чиито сили са да извършват такива дейности в цялото предприятие.

Необходимост от допълнителен персонал

Организацията на документооборота може да изисква включване на специален отдел в предприятието, който не само ще работи със създаването на цялата система, но и ще бъде отговорен за крайния резултат. Естествено, качеството на работа от такова решение е само полза, но този метод се е доказал добре при решаването на индивидуални проблеми и това няма да е достатъчно, за да промени цялата структура на взаимодействие в предприятието. И това решение има недостатъци и доста значимо.

Трудно е да се намерят служители с необходимата квалификация и ниво на компетентност по този въпрос. В организационната структура и персонала компанията ще трябва да направи цяла гама от промени. Компанията ще понесе допълнителни разходи фонд работна заплата и оборудване за допълнителни работни места. И най-важното е, че без да се елиминира ръчния труд, смисълът в такава реорганизация напълно изчезва. Човешкият фактор е свързан с появата на механични грешки, които могат да доведат до нарушаване на работните процеси с документи.

Привличане на организация от трета страна

За да организирате електронния документооборот, можете да използвате услугите на трета организация, която ще отговаря за събирането и попълването на цялата информация, нейната последваща обработка, правилно архивиране и съхраняване на цялата документация. В този случай обаче има някои недостатъци. Офисната работа и управлението на документи, организирани от такива организации, могат да струват доста голяма сума. Наблюдението на работата на такива трети страни ще бъде непълно, което понякога е изпълнено с нови проблеми. Няма гаранция за пълна конфиденциалност, т.е. нямате гаранция, че ценна информация няма да бъде пропусната. Ако процесът не изгуби ръчен труд, тогава подобна реорганизация ще бъде подобна на промяната на шила за сапун, тъй като разходите ще се увеличават, но нищо няма да се промени. Неправилно обмисленият график на работния процес може да доведе до нови трудности в работата.

автоматизация

Компромис и правилно решение ще бъде да се използва потенциалът на собствените му служители, като се използва допълнителен разработчик на трети страни за внедряване на автоматизирана система за електронно управление на документи. Автоматизацията на всеки производствен процес е напълно оправдана. Този случай не е изключение. Системата за електронно управление на документи оптимизира и подобрява работните процеси, свързани с финансови, счетоводни и други документи, което прави работата на цялото предприятие по-ефективна. Този метод трябва да бъде разгледан по-подробно.

Етапи на изпълнение

Електронното управление на документи е организирано на няколко етапа. Първият от тях е цялостно проучване на фирмата, интересуваща се от прилагането. Опитните експерти обикновено анализират, изучават маршрутите на движение на всеки документ, всички характеристики на този процес, получават определена представа за структурата и специализацията на предприятието. След това се определя какво има нуждите на клиента. Клиентът уточнява своите изисквания за функционалността на системата, броя на местата, които се нуждаят от автоматизация, целите на стартирания процес и др. Като се вземе предвид цялата получена информация, се разработва план за действие, който може да помогне за подобряване и рационализиране на документооборота на организацията. За този проект се подготвя техническа задача, избира се необходимото софтуерно оборудване, което ще се използва за стартиране на работния график. Не се изключва необходимостта от закупуване и използване на специално оборудване.

След всичко това има директно въвеждане на новата система, нейното стартиране и първото тестване, настройка. Подобен проект предполага, че обучението на потребителите ще бъде проведено. Обикновено 1С управление на документи се осъществява от компании с последваща поддръжка на системата, техническа поддръжка, както и усъвършенстване и актуализиране, ако е необходимо.

Характеристики на автоматизираните EDS

След като опишете основните етапи на автоматизацията на процеса, можете да откриете такова нещо като електронния документооборот напълно. С това се има предвид пълноценна многопотребителска система за управление, която представлява голям архив на счетоводна документация по отношение на физическата реализация. Благодарение на внедряването на системата е възможно да се оптимизират процесите на работа с документи на различни нива. Трудно е да се организират счетоводни документи под формата на електронен архив и е възможно да се постигне надеждност на базата данни, където се съхраняват не само финансовите документи, но и са необходими различни операции с тях за пълното функциониране на цялата система за счетоводно управление.

Възползвайте се от изпълнението

Новият график на работния процес решава много проблеми, по-специално, служителите ще спестят до 80% от времето, което са прекарали преди това на хартия. Автоматизацията на съхранението на документи отваря широки възможности за съхраняване на няколко версии на един и същ документ, който ще бъде на разположение за работа и актуализиране на информация онлайн. 1C поток на документи е чудесна възможност за проследяване и намиране на файлове от интерес само за няколко секунди. В електронния архив да намерите желания документ е много по-лесно, отколкото в традиционната хартия.

За да отпечатате документи, трябва да похарчите доста значителни суми, а след въвеждането на системата за електронно управление на документи няма нужда да отпечатвате толкова много документи. В резултат на това ще бъдат отбелязани значителни финансови спестявания. Това се дължи на ускоряването на процесите на автоматизиран работен процес, намалявайки средните разходи за обработка на всеки документ, подобрявайки работата на цялата система.

Система за разделяне на властите

Някои документи могат да бъдат ограничени. Това ще ви предпази от изтичане, кражба и нежелана загуба на важни документи. Самата система контролира наличието на всички необходими документи, служителите постоянно имат възможност да проследят наличието на определен документ. Системата на работния поток позволява на няколко служители едновременно да работят с един и същ документ, което елиминира необходимостта от създаване на множество хартиени копия.

Комбиниране на архиви

Основната характеристика на електронния архив е, че всички документи се намират в едно централизирано хранилище. С помощта на това решение работата с EMS става по-опростена и печеливша, по-специално се отнася до холдингови компании, групи от компании, дилърски, браншови и други мрежови структури. Също така се спестяват средства за отдаване под наем на различни помещения, офиси, в които преди това са децентрализирани архиви на хартия.

Допълнителни ползи

Тъй като всички документи са на едно място, те са правилно обработени, пренесени в архива навреме, качествено са наблюдавани и могат да бъдат намерени по всяко време, всички рискове, свързани с данъчните одити, могат да бъдат сведени до нула.

Какво е предпочитано?

На руския пазар на информационни технологии SEDs стават все по-популярни, но най-често това е високоспециализиран софтуер, разработен за решаване на много специфични задачи. Чрез закупуването му клиентът ще може да решава само типични задачи, които са общи за повечето предприятия. Индивидуалните задачи ще бъдат нерешени, което намалява до нула ефекта от въвеждането на такава технология. Следователно пълноценната автоматизация е възможна само в случай на придобиване на система, способна да разреши всички задачи на клиента, като се вземат предвид всички индивидуални характеристики на клиента. Електронното управление на документи е високотехнологична платформа за разпознаване, сканиране и обработка на хартиени документи. В това решение е включена основната функционалност, която може да бъде обработена за задачите на конкретно предприятие.

Ползи от въвеждането на EDS

Времето, прекарано в предприятието за обработка на документи, е значително намалено. Постепенно цялата документация се премества в централизиран електронен архив, където е удобно и лесно да се намерят документи, ако е необходимо. Всяко движение на документи е лесно за проследяване. Електронни версии на финансови, счетоводни и други документи могат да се използват колективно. Достъпът до файловете е ограничен. Процесът е под пълен контрол. Не се изисква отпечатване на хартиени носители, което осигурява намаляване на финансовите разходи. Средната цена на обработка на един обект пада няколко пъти. Глобите и данъчните рискове са сведени до минимум.

данни

Системата на работния поток трябва да бъде подобрена, затова всяко предприятие рано или късно ще прехвърли системата към електронна форма. За да направите това по своему е доста проблематично, тъй като изисква участието на целия персонал от квалифицирани специалисти в тази област: консултанти, анализатори, разработчици, програмисти. Само те са в състояние да внедрят системата, получавайки най-ефективен резултат.