Подробности за документите и изискванията за тяхната регистрация

Вътрешните държавни институции, предприемачи, фирми и други субекти в рамките на взаимодействието постоянно използват официални документи. Ключовият аспект на правилното изграждане на правните отношения е използването на детайлите на документите. Те се одобряват в съответствие със закона. Помислете по-подробно какви са основните детайли на документите.

Обща информация

Данните за правен документ се считат за най-важния атрибут на официални актове, издадени в предприятие, в държавен орган. Те са одобрени на ниво индустриални, държавни или корпоративни стандарти. Подробности за документите се използват и при жалби на граждани, адресирани до структури. Тези атрибути действат като елементи на дизайна на различни информационни източници, обикновено представени на хартиен носител.

ГОСТ

Държавният стандарт определя ключовите атрибути на официалните документи, включително задължителните данни за първичните документи. В ГОСТ има единни критерии, съгласно които се съставят актове, които участват в бизнес оборота. Стандартът също така изброява подробностите на документите.

Руски герб

Много официални документи съдържат тази опора. Гербът на Руската федерация може да бъде едноцветен или многоцветен и да се намира на хералдически щит. Цветовата версия се използва върху хартии, текстът на които включва разпоредбите на конституционните федерални разпоредби, укази, укази и други правни документи, издадени от Федералното събрание, правителството и президента. Прилага се по-просто изпълнение на герба:

1. Федерални съдилища.
2. Междуведомствена комисия по държавната тайна.
3. Прокуратура.
4. SC и други институции с подобен профил.

Гербът на Русия може да се използва и в официални писма.

Символът на RF обекта

Той се използва за документи, издадени на регионално ниво. Редът за поставяне на емблемата на субекта се урежда от съответните наредби. Регионалните закони могат също така да установят правила за използването на символ не само в официалните, но и в други документи. Подробности за документите, приети на общинско ниво, могат да включват образа на емблемата на общината. Редът за използване на символа се установява от нормативните актове на териториалните административни органи.

търговска марка

То може да бъде включено в подробностите на документите на компанията. Емблемата или търговската марка се поставят на хартия в съответствие с разпоредбите на Хартата. В същото време тези елементи не са поставени на бланки с герба на Руската федерация, регион или община. Търговската марка може да бъде под формата на думи или изображение. Компанията избира цвета на артикула.

Информация за организацията

Информация за фирмата е включена в детайлите на платежните документи и редица други документи. Към нея първо включете организационния код. Посочва се в съответствие с текущия класификатор в Русия. Подобна информация по правило изпълнява референтна функция. Задължителните реквизити на първичните документи и редица други документи включват също OGRN. Този елемент може да се използва с букви като част от справочна информация за компанията. Освен това OGRN се използва при създаване на бланки за организация. Включен този елемент в детайлите на основните документи на индивидуалните предприемачи. Заедно с писмата OGRN и други документи се използват TIN и CAT. Последната се използва само от юридически лица.

Код на формуляра

Стандартът не предоставя номера на детайлите на документа. Въпреки това, ГОСТ установява необходимостта от уточняване на кода на формуляра. Определя се в съответствие с All-Russian Classifier. Кодът на формата се използва главно за оптимизиране на скоростта на прехвърляне на файлове чрез електронни комуникационни канали.

Подпори "име на документа"

Официалната хартия трябва да бъде правилно класифицирана според вида. Имената на типовете документи са фиксирани хартата на предприятието. Те трябва да отговарят на критериите, определени в OKUD. Като правило, името на документа се използва на официални форми, изявления и др. Писмата обикновено не съдържат този елемент. Името се посочва с главни букви. В някои случаи в подробностите на документите е включено заглавието. Той се използва като обобщение на текста. В смисъла си заглавието трябва да съответства на името на документа.

Име на фирмата

Тя е включена в детайлите без изключение. Името на фирмата, използвано във формулярите, трябва да бъде точно както е посочено в устава. Официалните документи посочват пълното име на организацията. Съкратеното име може да бъде поставено под или зад него.

Основна информация

Структурата му се определя от съществуващите изисквания за детайлите на документите. Справочната информация съдържа предимно информация за контакт. Това са: пощенски адрес, телефон / факс, електронна поща и друга информация, която компанията счита за необходима за посочване. В допълнение, обикновено в основната информация са CAT, TIN и OGRN.

Реквизити "Дата на документа"

Този елемент отразява времето, в което официалният документ е бил създаден, или периода на подписването му. Датата се посочва от субекта, който е упълномощен да потвърди документацията. Той може да бъде поставен и от служител на вътрешната служба, отговарящ за обмена на информационни материали в предприятието. В някои случаи датата може да бъде определена от инициатора. Например, той е поставен от автора на иска.

Регистрационен индекс

Тази опора помага за улесняване на процеса на класифициране на медиите в архивите и вътрешните регистри на компанията. Регистрационният номер действа и като идентификатор в хода на работния процес с други компании. Правилата, съгласно които този елемент се отразява на хартия, се установяват с административни актове, приети на местно ниво. В някои случаи това изискване може да бъде допълнено от връзка, която включва самия индекс и датата на документа, към който е необходимо да се отговори. С други думи, този елемент се използва в писма, съставени от входящи жалби.

Място на регистрация

За някои документи е необходим този реквизит. Например това се отнася за договори, договори, споразумения. Мястото на регистрация се посочва и в случай, че не може да бъде определено от други подробности. Ако информацията вече присъства в някой друг елемент на хартията, не е необходимо да я въвеждате отново.

адресат

Тази опора се изисква и за повечето документи. Този елемент е особено важен при подготовката на жалби, жалби, изявления към конкретни организации или структурни звена на предприятието. Гражданин, включително индивидуален предприемач, може да действа и като адресат.

Одобрение на Гриф

Този елемент се използва за регулиране на документите. Печатът на одобрението се използва както в държавни агенции, така и в търговски дружества. Например ръководителят на предприятието може да го прилага в поръчки, поръчки и т.н. Ако има заглавие, одобрението на предоставянето на документа става задължително за всички служители на дружеството.

резолюция

Този атрибут се използва например в случаите, когато управител или друго длъжностно лице иска да обяви решение, взето по същество. Резолюцията съдържа информация:

1. Пълното име
2. Същността на поръчката.
3. Периодът, през който трябва да бъде изпълнен.
4. Подпис и дата.

Освен посочените данни, могат да се посочат и изпълнителите.

Контролна маркировка

Това изискване се поставя върху документите, приети по правило в държавни / местни структури. Контролната маркировка показва не само, че хартията е влязла в тялото. Тя също така посочва, че според получените данни се извършва подходяща работа. По правило марката изглежда под формата на печат с надпис "control".

Съдържание на хартията

На практика се смята, че този реквизит е ключът. Въпреки това, при липсата на други елементи, чието присъствие е установено от нормите, текстът губи своята стойност. По принцип съдържанието на документа се изразява на руски език. В предвидените от закона случаи текстът може да бъде изготвен на езика на съответния регион, ако е предоставен официален статут. Съдържанието може да съдържа елементи на форматиране, таблици. Структурата на текста по правило включва две части. Първият раздел описва причините и целите на посоката на документа, а вторият - същността на исканията, жалбите, препоръките и т.н. В някои случаи е разрешено да се използва само последната част.

Приложен етикет

В някои случаи в един документ е невъзможно да се отрази цялата необходима информация. В такива ситуации е позволено добавянето на приложения за източници. Тяхното присъствие трябва да посочва подходящите подпори. Обикновено се поставя след представянето на съдържанието. Изискването по правило изглежда, както следва: "Прилагане на ___ листа в ___ копия". Съответно се поставя броят на допълнителните документи. В някои случаи може да е необходимо да се състави списък с приложения.

подпис

Всички официални документи трябва да бъдат разрешени от упълномощени лица. В този случай подписът включва не само самия автограф, но и неговия препис, както и името на позицията на подписващия. Това доказателство потвърждава точността на информацията, представена в хартията.

Гриф координация

В съответствие с изискванията в някои организации, това изискване е неразделна част от определена категория медии. Той се използва в случаите, когато е необходимо да се регистрира фактът, че информацията е одобрена от компетентния орган или длъжностно лице. Думата „съгласувано“ е задължително присъства в шията. Той също така съдържа информация за позицията на служителя, одобряващ предоставената информация. Като ключов знак за използването на този атрибут е участието в работния поток на няколко субекта. Визата е доста близо до лентата за одобрение. Той обаче се използва изключително в рамките на едно и също предприятие. Визата може да бъде подпечатана няколко пъти по време на последователна проверка на съдържанието на хартията от една или друга подразделение.

печат

Използва се в почти всички официални документи. Сред тях са селищни и първични документи. В Руската федерация обикновено се използва мастилен печат. Печатът съдържа информация за компанията, включително нейното име, TIN, OGRN и други данни.

заключение

Реквизитите на документите са ключов елемент, който осигурява коректност на процеса на взаимодействие на организации с партньори, правителствени агенции, отдели на предприятието помежду си, граждани с определени структури и фирми. Трябва да се отбележи обаче, че използването на всички атрибути, определени в ГОСТ, е доста рядко явление. За всеки документ се предоставя специфичен набор от подробности. Например в официални писма най-често се поставят:

1. Гербът на Руската федерация (регион или община) или логото на компанията.
2. Код на организацията
3. BIN.
4. CAT и INN.
5. Името.

Писмата обикновено не използват такива данни като името на документа. В същото време в актове, заповеди, бележки, решения, този елемент трябва да присъства. Някои трудности могат да възникнат, когато се посочва името на организацията. Както бе споменато по-горе, то трябва да присъства изцяло. Разрешено е обаче допълнително да се посочи съкратеното име. Той може да присъства под формата на съкращение (например научно-изследователски институт), според първоначалните срички („Уралмаш“) или в друг вариант, одобрен в учредителната документация. Други важни елементи на хартията са информацията за контакт. В допълнение към традиционните пощенски адреси, телефон / факс, електронна поща, банкови данни предприятие. Последното, като правило, е характерно за писма, договори. Цялостни данни са подписът и датата. В някои случаи, при липса на такава информация, документът не се приема от автора. Официалните документи винаги се подпечатват. Нейното присъствие показва, че документът наистина е публикуван в съответната институция или орган.