Реквизитите на документите са ... Изисквания за регистрация на реквизитите на документи

В гражданското движение се използват различни видове официални книжа. Реквизитите на документите са техните присъщи качества. Те изпълняват различни функции. Обмислете по-нататък състава подробности за документите.

Обща информация

За различни документи се предоставя различен брой детайли. Техният набор зависи от целта на акта, неговата цел. За много документи броят на детайлите е ограничен. Някои атрибути са установени със закони и подзаконови актове. Регистрационните данни на документите са строго регламентирани.

Списък на основните артикули

Формулярите и детайлите на документите се определят от държавните стандарти и се одобряват от правителството. В ГОСТ Р 6.30-2003 са дадени следните елементи:

1. Герб на Руската федерация или обект.
2. Търговска марка или емблема на предприятието.
3. Код на организацията
4. BIN.
5. INN / KPP.
6. Код на формуляра
7. Името на организацията.
8. Позоваването.
9. Името на типа документ.
10. Дата на компилиране.
11. Регистрационен номер на хартията.
12. Място на създаване / публикуване.
13. Адресат на акта.
14. Връзка към дата и номер на документ.
15. Резолюция.
16. Одобрение на Гриф.
17. Текст на заглавието.
18. Гриф координация.
19. Текст.
20. Знак за контрол.
21. Подпис.
22. Маркирайте за приложения.
23. Печат на печат.
24. Отбележете при получаване / изпълнение на документа и го изпратете на делото.
25. Одобрение на визи.
26. Знак за удостоверяване на инстанцията / получаването на цифрово копие.
27. ID.
28. Марк за изпълнителя.

Всяка хартия има свой собствен набор от елементи.

Нормативна рамка

Госстандартът определя местоположението на всеки елемент. Тя се фиксира според традициите на последователността на попълване и четене на статии. поставяне герб на Руската федерация извършва се в съответствие с Федералния закон № 2. Символът на регионите се посочва на формулярите в съответствие с нормативните актове на субектите. Емблемата на предприятието (търговска марка) се поставя в съответствие с разпоредбите на устава. Кодът на организацията трябва да бъде посочен според ОКПО. OGRN, INN / KPP се предоставя в съответствие с документите, издадени от данъчната служба.

Изисквания към регистрационните данни на документите: име на фирмата

Елементите, чрез които се идентифицират и самите документи, и техните автори и адресати, се дефинират като детайли на документите. Това означава, че името на предприятието е основният им атрибут. Посочва се в строго съответствие с информацията, съдържаща се в учредителните документи. Над името на компанията поставете името (съкратено или пълно) на родителското тяло (ако има такова). Писането се извършва на руски език.

Съкратеното наименование се посочва върху формулярите, ако е определено от учредителни документи. Името на представителството, териториалното поделение, клонът се посочва само ако това звено действа като автор. Тя се поставя под името на основната организация.

Позоваването

Реквизитите на документите са информация за съставителите на актовете. За тези атрибути можете да намерите местоположението на организацията, нейните данни за контакт: телефон, факс, електронна поща. поща и т.н. Изборът на референтна информация се извършва от самото предприятие. Във всеки случай обаче основната информация за адреса (с пощенски код), телефон / факс трябва да бъде включена в подробностите на документите. Това е необходимо, за да се осигури обратна връзка от потребителите, контролните органи, потребителите, партньорите.

дата

Реквизитите на документите са точна информация за датата на тяхното попълване. Това е номер на календара, когато хартията е подписана. Ако е съставен протокол, неговата дата ще бъде денят на срещата, актът - денят на събитието.

Тази опора е използвана Арабски цифри. Същевременно се установява определена последователност: ден, месец и година. Разрешено е да се използват думи, когато се прави дата. Например, 01 януари 2016 година

Регистрационен номер

Тя включва няколко елемента. В него по-специално има сериен номер, допълнен от индекс на делото в съответствие с номенклатурата, информация за художника, кореспондентите и т.н.

Случва се, че няколко организации съвместно съставят един документ. В този случай регистрационният номер включва индексите на двете дружества (институции). Те са обозначени чрез наклонена линия в същия ред, в който цитират авторите.

Място на публикуване / компилация

Посочва се в случай, че не може да се определи от информацията, включена в други детайли на документите. Това, по-специално, е наименованието на компанията и основната информация. Мястото на публикуване / съставяне е посочено в съответствие с приетата административно-териториална дивизия. Тя може да включва само общоприети съкращения.

адресат

Тъй като тя може да бъде цялата организация като цяло или отделна структурна единица, както и служители. Получателят може да бъде частно лице. Ако документът се изпраща на длъжностно лице, инициалите се посочват преди неговото фамилно име.

Името на единицата или организацията е посочено в номинален случай и позиции - в датата. Когато изпращат хартия на няколко подобни институции или клонове / представителства, те се посочват като цяло.

Допуска се центриране на всяка линия на адресата спрямо най-дългия от тях. Документът не трябва да надвишава 4 получатели. Преди втория и следващите получатели думата "копие" не е уточнена. Ако има повече от 4, се съставя пощенски списък.

Като част от реквизита "адресат" е позволено да се включи пощенският адрес. Неговите елементи са определени в последователността, определена от правилата за предоставяне на пощенски услуги. Ако получателят е организация, съдържанието на детайлите на документа ще бъде както следва: име на фирмата, след това пощенски адрес. Ако физическо лице - фамилия и инициали, и след това място на пребиваване.

одобрение

Реквизитите на документа са различни марки, печати и визи. Одобрението на хартията се извършва от упълномощени служители или със специален акт. Подробности за документа, потвърждаващ съгласието със съответното лице или отдел, включват:

1. Длъжност на отговорния служител.
2. Думата "утвърждавам". Посочва се без кавички.
3. Подпис на служителя, неговите инициали и фамилия.
4. Дата на одобрение

Ако документът е съгласуван с няколко лица, техните подписи са на същото ниво. Ако документът е потвърден с решение, протокол, постановление, заповед, думата „одобрен“, името на съответния акт, неговия номер и дата се включват в лешояда. Тази опора се намира в горния десен ъгъл.

удар с глава

Тя включва кратко описание на документа. Заглавието трябва да съответства на името на типа хартия. Той може да отговори на следните въпроси:

1. А за какво? За кого? Например: "Заповед за създаване на комисия по инвентаризация."
2. Какво? Кой? Например: "Инженер по описание на длъжността".

Ако документът е издаден на формуляр А5, е позволено да не се посочва заглавието.

текст

Той е съставен на държавния език на Русия или на националните езици на регионите. Тази част от документа може да бъде представена под формата на действителен текст, въпросник, таблица или комплекс от тези елементи. Има редица функции, които трябва да бъдат разгледани:

1. Ако текстът е представен под формата на таблица, неговите редове и колони се назначават. Те са посочени в номинативния случай.
2. Подзаглавията трябва да съответстват на заглавията.
3. Ако таблицата заема повече от един лист, колоните са номерирани, а на втория и следващите страници са посочени само номерата.
4. При съставянето на въпросник, имената на характеристиките, с които се характеризира обектът, се изразяват в съществителни в номинативния случай или във фразата, съдържаща глагола на 2-ро л. пл. h в настоящето или миналото време.
5. Свързаният текст по правило включва две части. В първия раздел са посочени основанията, причините и целите на документа. Втората част се счита за окончателна. Той съдържа искания, заключения, решения, препоръки, предложения. Текстът може да се състои само от последната част. Например, в поръчки се дава само реда, без изявление.
6. В задължителните данни на документа, изготвен въз основа на актове, издадени от други организации, или създадени в същото предприятие по-рано, се включва информация за първоначалните източници. По-специално се посочват техните имена, име на юридическото лице-автор, дата, регистрационен номер и заглавие.
7. Ако текстът съдържа няколко заключения, решения и т.н., той може да бъде разделен на подраздели, раздели, параграфи. Те са разделени на арабски цифри.

Характеристики на информацията

Регистрационните данни на документите се извършват по специални правила. По-специално, в актовете на колегиалните структури текстът е изложен от третото лице в единствено число. Например, "общото събрание реши / реши". В актовете на организациите, работещи на принципа на единството на командването, както и в документите, изпратени до ръководството, текстът е изложен от 1-ва. ф номер. Например, "Аз предлагам", "Аз поръчвам", "Питам". В съвместни актове текстът е от първото лице mn. номер. Например, "реши", "наредено". По същия начин, текстът на протоколите. В актовете, които установяват задълженията и правата на организациите, техните подразделения, както и оценката / описанието на фактите или заключенията, съдържанието се дава от третото лице в множествено или единично число. Например "отделът изпълнява функциите", "комисията е създала". С писма текстът може да бъде посочен:

1. От първия l. пл. номер. Например, "моля, изпратете."
2. От първия l. ф h. Например, „моля, маркирайте“, „помислете за необходимо“.
3. От звеното от трето лице номер. Например "отделът не възразява".

Връзки към приложения

В края на текста се посочва списък на придружаващите документи. Съответната маркировка може да бъде изписана по следния начин: "Приложение: на 3 литра. В 2 копия." Ако в текста няма препратки, списъкът съдържа името на придружаващия документ, броя на листите и копията. Ако приложенията са зашити, броят на страниците не се посочва.

В случай, че е приложен документ, който също е придружен от акт, съответната информация трябва да присъства в марката. В приложението към заповедите, заповедите, регламентите, инструкциите, правилата, решенията, разпоредбите на първия лист се посочва нейният номер. Трябва да е в горния десен ъгъл. Изглежда така: "Приложение №". Той посочва също така името на административния акт, датата и регистрационния му номер.

допълнително

Всеки входящ документ се регистрира от организацията. В маркировката посочете следващия номер и дата. Ако е необходимо, поставете минути и часове за приемане. Допуска се печат под формата на печат.

В момента електронните документи са широко разпространени. Идентификаторът на цифровото копие на документа е знакът, който се поставя в долния ляв ъгъл на всяка страница. Той съдържа името на файла, датата и друга информация за търсене, предоставена от организацията.