Редът на инвентара: основните изисквания на закона

Основният метод на счетоводен контрол върху производствената и финансовата дейност и състоянието на организацията е основната документация. Невъзможно е обаче да се анализира състоянието на предприятието, като се разчита само на документални данни, като не се изключват неточности или грешки.

За да се осигури контрол на безопасността на стоките и материалите и реалността на пълномощията, предприятията периодично извършват инвентаризация. Редът за инвентаризация се определя от Методическите указания от 13.06.1995 г. № 49.

Когато се изисква проверка

Честотата, редът на инвентаризацията, имота за преизчисляване и съставът на комисията се определят от ръководителя на дружеството. Но има обстоятелства, които изискват задължително преизчисляване на собствеността. То може да бъде:

• прехвърляне на фирмени средства за наем, промяна на статута на предприятието;
• края на отчетната година;
• приемане и прехвърляне на собственост при смяна на отговорно лице;
• установяване на факта на кражба, кражба или повреда на имущество, включително от природни бедствия;
• ликвидация или реорганизация на дружеството.

Основни цели

Процедурата по инвентаризация е предопределена от целите, преследвани от одита:

• валидиране на счетоводни данни и идентифициране на възможни грешки;
• идентифициране на неотчетени финансови и бизнес операции ;
• проверка на изискванията за съхранение на запасите;
• откриване на бавно движещи се стоки;
• проверка на правилното отражение на счетоводните операции.

Видове материални запаси

Има няколко вида материални запаси:

• пълна или частична;
• избирателно или непрекъснато;
• планирани или непланирани.

Пълната инвентаризация се извършва в края на отчетната година, когато се извършва одит или одит, обхващащ всички видове собственост, пари и финансови задължения към други фирми и физически лица. Частичната инвентаризация проверява само част от активите на организацията, например само финансови пасиви или дълготрайни активи. При селективна инвентаризация на отчитащото се лице се проверяват само някои позиции материални запаси. Провежда се непрекъсната проверка едновременно във всички магазини и структурни звена на компанията. Планираната инвентаризация се извършва своевременно, одобрена по заповед на ръководителя. Извършва се непредвидена проверка във връзка с преобладаващите обстоятелства (при прехвърляне на складова собственост след кражба, природни бедствия и други форсмажорни обстоятелства). Необходимостта от преоценка възниква, ако има съмнения относно качеството на първоначално проведеното. Понякога се извършват контролни проверки, чиято внезапност трябва да бъде гарантирана. Те се инициират от ръководителя, за да се потвърди правилността на предишната проверка.

Опис на ТМТ

В търговските дружества има постоянно динамично движение на стоки, така че извършването на инвентаризация на стоките е доста често необходима процедура. Процедурата за опис на стоките е както следва:

• задължително прекратяване от отговорни лица на всички операции по освобождаване и получаване на стоки;
• отговорното лице подготвя стоков отчет, който се представя на инвентаризационната комисия и се издава разписка, че не е налична неотчетена стока;
• председателят на комисията, утвърждаващ приложението към доклада за стоката с бележката „Преди инвентаризация“, датира вписването;
• вземане на опис чрез пресмятане, претегляне или измерване на съществуващи стоки;
• регистрация на инвентарните данни в инвентаризацията f. ИНВ-3 в 2 екземпляра, с прехвърляне на стоки и материали от едно лице на друго - в 3 екземпляра;
• след дипломирането списък прехвърлени на счетоводителя за окончателното сравняване на фактическите баланси на материалните запаси със счетоводни данни.

Регистрация на резултатите

За установените несъответствия в наличността на стоки и материали задължително се съставя сравнително извлечение от счетоводните данни, където се отчитат несъответствията: за количествено и общо счетоводство - за стоки и видове стоки, за общо счетоводство - за всички стоки. Ако бъдат установени несъответствия, излишъкът от материални запаси подлежи на осчетоводяване, недостигът се събира от виновните лица, но решението обикновено се взема от ръководителя на дружеството.

Проверка на пари в брой

Времето и редът на инвентаризацията на средствата се определят със заповед на ръководителя на дружеството. Инвентаризацията на паричните наличности се извършва от комисия, състояща се от представител на администрацията, одитор и главен счетоводител в присъствието на касиер.

Касовите наличности се състоят от следните стъпки:

• касата изготвя касов отчет, който представя на инвентаризационната комисия, като се издава разписка, че не съществуват неотчетени парични средства и нерегистрирани парични документи;
• Председателят на комисията одобрява всички парични документи, приложени към доклада, с бележка "Преди инвентаризация" и датата;
• извършване на инвентаризация на парични средства чрез преизчисляване, форми на строг отчетност и други финансови документи в сравнение с регистрите за регистриране на документи за строго счетоводство;
• регистрация на инвентарните данни в акта за одит на касата f. ИНВ-15 в 2 екземпляра, с прехвърляне на пари в брой от един касиер в друг - в 3 екземпляра;
• резултатите от инвентаризацията се представят в акт, подписан от членовете на комисията и касата; в случай на откриване на отклонения от пълномощията касиерът обяснява писмено причините за инцидента;
• установеният излишък на пари в ръка идва в наличност, недостигът трябва да бъде възстановен.