Секретар-асистент: длъжностна характеристика, задължения и отговорности

Секретар-референт - едно от най-често срещаните работни места. Всяка компания изисква лице, което знае как да изпрати факс, да поправи отчети, да организира срещи и график на властите. Във връзка с многобройните отговорности, преди да кандидатствате за работа, е необходимо да разберете каква е длъжностната характеристика на помощник-секретаря.

Кой е секретарката на рецепцията?

Секретар - незаменим помощник във всеки офис. Този пост включва чиновник, личен асистент и рецепционистката. Секретарят-съветник се занимава с управление на документи на компанията, следи за съхранението и използването на документи. Как се появи тази професия?

Той е възникнал по време на активната реформаторска работа на Петър Велики, който въвел такова понятие като „секретарска служба“. Първоначално именно служителите, които се занимаваха с преброяване и номериране на входящите писма. В началото на 20-ти век професията на секретарката става широко разпространена и до 1875 г. е възможно да се получат специални курсове за машинописци в много големи градове в Европа и Америка. С изобретяването на пишещата машина през 1880 г. професията постепенно придобива женско лице. Към края на Първата световна война е почти невъзможно да се намери мъжки секретар. По онова време тя беше една от малкото професии, достъпни за жените. Най-амбициозните от тях завършиха курсовете и се заеха в фирми и офиси по света. Те бяха уважавани и работата им беше добре платена. Позицията на помощник-секретар е една от първите стъпки към еманципацията на жените.

Днес професията вече е загубила предишния си престиж, но търсенето на офис работници е все още високо. Най-новите са отдалечените секретари, чието присъствие дори не е задължително в офиса. Услугите на онлайн помощниците се използват от много онлайн платформи, които трябва да поддържат комуникацията с клиентите.

Отговорности на помощник-секретаря

Има много шеги и изказвания за секретарки сред хората. Но въпреки лошата им репутация, работни отговорности Секретар-помощник много. Ако искате да работите по тази специалност, тогава няма да се справите без дисциплина, отговорност и определени знания. Каква е отговорността на такъв служител?

• Водене на записи: на раменете на жените се пада трудната задача да проверяват всички документи и да ги поддържат в ред. Помощта може да е необходима за всички служители на фирмата и, като правило, в големите фирми, няколко души се назначават за поста секретар-асистент.
• Организиране на срещи, пътувания, срещи: секретарят трябва винаги да е наясно с всички новини и да бъде в течение. Той не само обикновено координира работния график на управлението, но и подготвя бизнес пътувания и бизнес срещи.
• Получаване на телефонни обаждания: директните отговорности на служителя включват комуникация с клиенти, партньори и други хора.
• Приемане на посетители: за тази професия е много важен представителен вид, тъй като често първият човек, видян в компанията, е секретар.
• Поръчайте канцеларски материали и други средства за препитание в офиса.
• Изпълнение на исканията за управление. В някои компании тази статия отнема по-голямата част от времето. Ето защо, да си намеря работа, трябва незабавно да обсъдим с бъдещия шеф обхвата на вашите задължения.

Както виждате, отговорността на помощник-секретаря е доста висока. И списъкът на изискванията също вдъхва страхопочитание. Какви качества трябва да има секретарят, за да бъде нает?

Изисквания за тази работа

• Добро познаване на компютъра и висока скорост на печат. Съвременните системи замениха старите пишещи машини, но основните разпоредби на длъжностната характеристика на секретаря-асистент останаха същите: възможността за работа с офис оборудване и скорост на писане.
• Представителен вид: Законът на Руската федерация забранява всякаква дискриминация, основана на раса, пол или възраст при наемане на служители. Но чист и спретнат външен вид, любезна реч и способността да подкрепите разговора ще бъдат вашите безспорни предимства.
• Точност и организация: тези качества няма да пречат на други специалисти, но за секретаря са особено важни.
• Средно специално образование или по-висока.
• Някои работни места може да изискват владеене на английски език. Особено внимателни към този проблем в големите фирми.

Права на служителите

Работата като секретарка предполага голяма отговорност, но има служители и права, които те могат да защитят в случай на нарушения от техните началници.

• Секретарят има право да изиска и получи информация, необходима за правилното изпълнение на техните задължения.
• Работодателят трябва да предостави на служителя условия за работа и запазване на документите.
• Помощният секретар може да предложи идеи за подобряване на работния процес. Той може също да взема самостоятелни решения в рамките на длъжностните си характеристики.
• Секретар-референт може да пропусне работата по здравословни причини и влошаване на здравето.

Според статистиката чиновническата професия е една от най-дългите на пазара: работниците често остават след часове. Познавайки вашите права и задължения, служителят може да действа в свои собствени интереси в полза на компанията.

Какъв вид образование е необходимо за тази работа?

В длъжностната характеристика на помощник-секретаря се посочва, че кандидатът трябва да има висше или средно специално образование и трудов стаж от най-малко една година. Ако все още нямате опит, не сте запознати с офис програми и не сте много уверени в набирането, тогава можете да завършите специални секретарски асистентски курсове, в които ще се научите как да извършвате бизнес кореспонденция и да използвате компютър на ниво уверен потребител. Можете да получите всички тези знания, като намерите информация в книги или в интернет. Малко практика - и определено ще бъдете отведени в компания, която се нуждае от такъв специалист.

Къде да намерим работа?

Позицията на помощник-секретар е в почти всяка компания. Пазарът на труда е изпълнен с разнообразни оферти, сред които можете да намерите опция с подходяща наличност и заплати. Но имайте предвид, че конкуренцията в тази област също е висока. За да получите място, трябва да се откроявате сред десетките други кандидати. Освен това, в малките фирми задълженията на административен асистент често не са ясно регламентирани и служителят трябва да извърши много разнообразна работа. За да избегнете това, изберете голяма компания, те обикновено са ясно определени рамки на вашите отговорности. Ако нямате такава възможност, просто обсъдете подробно всички задължения, които ще трябва да изпълните на новата работа.

Колко струват служителите?

Средната заплата на професионалните секретари варира от 25 до 45 хиляди рубли. Изпълнителните помощници обикновено получават малко повече от чиновниците. Освен това секретарите-помощници могат по време на работата си да приемат уникален опит в работата с началниците си. Начинаещ служител е малко вероятно да получи заплата по-висока от 25 000 рубли, дори в такива големи градове като Санкт Петербург и Москва. Но с нарастването на опита и знанията ще нараства и процентът на заплатите.

Експертни съвети

Много по-лесно е да си намериш работа като секретарка, ако знаеш какво се иска от интервютата. Възможността за работа с Word и Excel програми е решаваща при кандидатстването за работа. Ще изисква високоскоростен печат. В интернет можете да намерите специални програми за преподаване на слепите типове, което значително намалява времето за писане. За по-бързо набиране е полезно да актуализирате автобиографията си на местата за търсене на работа, както и за интервюта, за да подготвите малък портфейл с описание на вашите умения и способности.

Обличането за среща с потенциален работодател е необходимо в строг офисен костюм с тъмни нюанси. Той незабавно ще определи тона на срещата и ще ви покаже като отговорен и професионален служител. Ако кандидатствате за длъжността помощник-управител, тогава не забравяйте, че в този случай трябва да се държите много внимателно. Преди интервюто да проучи историята на компанията. Работодателят ще види, че сте напълно подготвени за срещата и ще избегнете редица досадни грешки.

резултати

Въпреки дългия списък от задължения и изисквания към секретарите-помощници, всеки може да се справи с тази работа. С подходяща подготовка за преминаване на интервюто не е трудно. И дори ако нямате опит, не се отчайвайте, опитайте се да започнете в малка фирма. Следвайки простите правила, можете да направите кариера в областта на офисната работа.