Microsoft Access - система за управление на релационни бази данни: състав, съвместимост

Концепцията за базите данни (DB - база данни) се използва навсякъде. Компаниите, фирмите и организациите от различни нива използват базите данни в работата си, като им се доверяват с бизнес показатели за операции, финанси и документооборот. Разбирането на работата и администрирането на базата данни става основно знание. В статията ще разгледаме базата данни на Microsoft Access.

Данни на Guide-Bulgaria.com

Това е набор от таблици, които съдържат информация. Наборът се подчинява на предварително дефинирана структура, таблиците са взаимно свързани, стойностите в тях се изчисляват и редактират, взаимодействайки с външни обекти.

Отвън операторът може да взаимодейства с базата данни чрез специален интерфейс, входно / изходни устройства като принтери и факсове, външни файлове, други бази данни.

За достъп до базата данни се използват специални системи, които се наричат ​​DB системи за управление (СУБД или СУБД - система за управление на бази данни). СУБД добавят нови обекти на базата данни, модифицират съществуващите, дефинират отношения между тях. В рамките на обектите се изпълняват действия по техните елементи: редове, колони и индивидуални стойности в таблици, изпълнение на програмни единици, показване на стойности, съхранени в базата данни.

СУБД за MS Access

Една от модерните СУБД е Microsoft Office Access от Microsoft Office Suite. Системата работи с обекти: таблици, форми, заявки, програмни единици - макроси и модули, отчети.

Тя ви позволява да създавате таблици, да им присвоявате ключове - полета или група полета за идентифициране на записи. Във вече съществуващите таблици, използвайки контролите на СУБД, потребителят добавя, променя и изтрива стойности. За ефективни и удобни операции се създават форми - специални прозорци, в които работи базата данни.

След въвеждане и редактиране на необходимата информация, СУБД Microsoft Access ви позволява да извършвате различни изчисления със стойности с помощта на макроси и модули - обекти на програмна база. Те представят стойности в необходимата форма, изпълняват предварително дефинирани действия от разработчика в отговор на събития в базата данни.

За достъп до стойностите на таблиците се използват заявки, а готовата информация може да бъде показана в необходимата форма на екрана и печатащото устройство под формата на отчет.

структура

Знаейки кои елементи от БД са нейните основни обекти, лесно може да се разбере съставът на СУБД. Системата включва:

• Дизайнер на таблици като основен елемент на базата данни на Microsoft Access. В един от двата режима - таблица или конструктор - можете лесно да създадете таблица с необходимия размер със стойности от различни типове: числови и текстови, дати и време, логически стойности. Към БД се добавят изображения и файлове от всякакъв формат, връзки към външни обекти, финансови показатели.
• Дизайнер на потребителски форми, с помощта на които потребителят работи със стойности в таблици. Можете да използвате режима на оформление или Designer, за да дадете желаната форма на формуляра, да зададете желаните свойства, да покажете необходимите полета. За просто създаване на формуляри е осигурен съветник за форми, който може да се използва от начинаещ разработчик на база данни. Следните контроли се добавят към формуляра: бутони, квадратчета за отметки, текстови полета и надписи и т.н.
• Query Builder, наличен в Designer и SQL режим за по-опитни разработчици. Резултатите от заявката се показват в таблица. SQL режимът е прост редактор на кодове.
• Report Designer от желания тип за отпечатване на информация. Самият потребител може да създаде необходимия формуляр за печат, да добави полета от таблиците към него и да получи отчет с тоталите или според шаблона на документа.
• Блок за създаване на програмни елементи - макроси и модули. Макросите използват макроси, които ви позволяват да извършвате необходимите действия върху обектите на базата данни и нейните елементи. За да създадете модули, има вграден език за програмиране на VBA, възможностите за който са доста широки и ви позволяват да извършвате различни операции с обектите на базата данни и елементите на обекта.

Съвместим с други СУБД

СУБД използва взаимодействие с външни източници, получаване и изпращане на информация. За тази цел тук е достъпен специален механизъм на свързани таблици. Създава се връзка с файлове на Excel, текстови файлове, XML и HTML файлове, други бази данни за импортиране на стойности и обекти от тези източници, като се добавят копия на записи към таблици на DB и създаване на свързани връзки.

За да премахнете стойности от базата данни, те се експортират в Excel, Word файлове, запазени в PDF и XPS, извеждат се в текстов или XML файл и се изпращат по имейл.

Интерфейсът ODBC създава връзка с други СУБД:

• SQLLite.
• PostgreSQL.
• Firebird.
• Paradox.
• Oracle.

Преди Microsoft Access 2010, СУБД взаимодейства с други системи за управление на БД:

• MySQL - във версии 2000-2003 с помощта на драйвера MyODBC.
• 1C - във версия 2003 с ODBC драйвера на Visual FoxPro.

запазване

Заслужава да се споменат функциите на спестяване в Microsoft Office Access. Ние сме свикнали да записваме на диск с помощта на инструмента Save или с помощта на настроен механизъм за автоматично запазване на редовни интервали.

Тук, веднага след като преместите фокуса от полето за редактиране в друго поле, прозорец или форма за контрол, данните веднага се записват на диска. Това е удобна функция, поради която в случай на прекъсване на захранването или изключване на компютъра по други причини, ще избегнете загуба на информация. Само стойностите в реда, редактиран в момента на изключване, няма да бъдат запазени.

Въпреки това, все още е необходимо да използвате инструмента за запис, тъй като с негова помощ се правят промени в структурата на обектите на базата данни: промяна на името и реда на полетата, добавяне на нови колони към таблици и форми, сортиране, задаване на филтри.

версии

Първата версия на програмата беше издадена през 1992 г. - внедряването за Windows - Microsoft Access 1. След това през 1993, 1995 и 1997 г. бяха пуснати версии 2.0, 7 и 97, съответно. Впоследствие програмата започна да се включва в пакета Microsoft Office.

В близкото минало MS Office 2000, издаден през 1999 г. и MS Office 2003, бяха популярни, а през 2001 г. беше издадена версия 2002, включена в MS Office XP. Сега най-често срещаните версии са 2007, Microsoft Access 2010 и 2013, а през 2015 г. беше пуснат нов пакет за MS Office 2016.

Работа в MS Access

Когато стартира приложението, системата предлага отваряне на съществуваща DB или създаване на нова от предложените шаблони: празна база данни, персонализирано уеб приложение или бази данни за специфични цели - управление на проекти, работа с преподаватели, канали за продажби и др.

Всички пакети на Office ви позволяват да персонализирате интерфейса и езика на интерфейса. За руско-говорещите потребители съществува руска версия на Microsoft Access.

След това, чрез отваряне или създаване на проект, разработчикът добавя нови обекти към него, като използва инструментите в панела "Създаване". Разделът „Външни данни“ е необходим за създаване на връзки с други DB или файлове, информация за импортиране и експортиране.

За администриране на базата данни са предоставени функциите на панела “Работа с бази данни”. Неговите инструменти са необходими за анализиране на БД, изграждане на взаимоотношения в средата на нейните обекти и източници на трети страни, създаване на архивно копие или възстановяване от такова копие.

Microsoft Access DBMS управлява релационни бази данни с интуитивен потребителски интерфейс. Той е подходящ за разработване на приложения за малък брой потребители и може да се използва от начинаещи разработчици.