Описание на длъжността Секретар: Отговорности, функции и права

Постът на секретарката се счита за един от най-универсалните. Един добър специалист в тази позиция изпълнява различни функции. Неговите отговорности могат да включват организиране на бизнес срещи, както и задачи, които обикновено се възлагат на лични асистенти. Всъщност постът включва комбинация от няколко свободни места. Потенциалните търсещи работа, които търсят предложения за работа, трябва да бъдат подготвени за дългата длъжностна характеристика на секретаря.

Какви са функциите на секретаря?

Обикновено тази позиция се намира в малки фирми. Секретарят изпълнява административни функции. Той обработва входящата поща, прави телефонни обаждания от името на компанията, комуникира с посетителите, контролира изпълнението на задачите на мениджъра, отговаря на типични въпроси.

Като се има предвид, че позицията е популярна в различни организации, наред с други места можете да се срещнете със секретаря на рецепцията. Какви са особеностите на това предложение? Сред задълженията на такъв специалист е приемането на телефонни разговори, както и комуникацията с посетителите и изпълнението на малки поръчки на властите.

Трябва да се каже, че постоянната комуникация с клиентите е доста стресираща задача. Ето защо търсещите работа предпочитат работа в офиса. Заплатата се различава леко и работата не е толкова нервна. В длъжностната характеристика на секретаря на офиса не е включен артикулът за срещи с гости. Обикновено цялата комуникация е ограничена до телефонни обаждания.

образуване

Работата на секретаря не изисква специфични познания, поради което е достатъчно да завършите курсовете за работа Въпреки това, висшето образование е добре дошло. Всъщност в този случай можете да кандидатствате за работа в офис мениджър. В допълнение към горните административни задачи, този специалист организира работата на персонала и изпълнява функциите на чиновник.

За да заеме поста секретар, не е необходимо да се дипломира. В много компании е достатъчно средно специално образование. Струва си да се обмисли възможността за краткосрочно обучение в специално училище за секретари или курсове. Сертификат, издаден от резултатите, може да е подходящ за потенциален работодател.

Други изисквания

Ако наличието на висше образование няма значение, какво е наистина важно за тази позиция? Длъжностната характеристика на секретаря установява правата и отговорностите. Какво трябва да направи последният?

Първо, основните умения за работа с документи. В крайна сметка, това е основното задължение, което секретарят ще трябва да изпълни.

Второ, да познаваме офис програми, да работим с компютър. За да направите това, е достатъчно да овладеете курса за работа с Microsoft Office.

Лични качества, които са полезни за секретаря;

• комуникативни умения;
• отговорно отношение към работата;
• организация;
• търпение.

Последното е особено важно, тъй като често е необходимо да се примирява с неправомерно наетия работник. следобед. За секретаря често трябва да се адаптират към режима на шефа си. Ставайки идеален асистент, вчерашният новодошъл може да разчита на по-добри условия или по-високи доходи.

Секретар на длъжността

Всяка позиция поема определени задължения и отговорности.

Длъжностната характеристика на секретаря на ръководителя включва много точки, включително:

• офис поддръжка;
• работа с кореспонденция;
• прехвърляне на документи от служители към висшестоящи;
• подготовка за срещи;
• своевременно закупуване на офис консумативи;
• изготвяне на планове и текстове за публични изказвания на ръководителя;
• редактиране и друга работа с документи;
• контрол върху другите служители, както и оценка на резултата.

Не е възможно да се извърши висококачествена работа, ако не се запознаете с вътрешните правила. Колкото по-подробно служителят е запознат с правилата на своето предприятие, толкова по-добре ще може да изпълнява задълженията си. Ето защо, след получаване на вакантно място, трябва да разгледате графика на дейностите и нормативните документи. По-специално, длъжностната характеристика на секретарката. Въз основа на получената информация специалистът ще може качествено да изпълнява функциите си.

Секретари на образованието

Ако по-рано сте считали тази работа за най-лесна, достатъчно е да се запознаете с описанието на работата на секретаря на секцията за обучение, за да го разубедите. Тази длъжност има някои специфични отговорности.

По-горе бяха посочени функциите, общи за всички секретари, независимо от мястото им на работа. В допълнение към това, спецификата на дадена позиция налага допълнителни задължения. Например, секретар на проучването трябва да знае:

• закони относно образователните дейности;
• структура и персонал на институциите;
• правила за бизнес комуникация и др.

Длъжностната характеристика на училищния секретар включва много отговорности, за изпълнението на които трябва да се разбере образователната сфера. Потенциалният кандидат има по-голям шанс, ако преди това е работил в образователна институция. Въпреки това, завършилите колеж, които са получили специалност "Офис работа" също имат високи шансове за работа.

Какви права има секретарят?

Трябва да се помни, че служителят има не само отговорности. Всяка длъжностна характеристика предполага наличието на определени правомощия, т.е. права. Например, секретарят има право да се запознае с работния проект. Също така никой не забранява да се правят собствени предложения.

За и против на секретаря

Сред предимствата на служителите се отбелязва постоянната комуникация с хората. Можете също така да отбележите комфортните условия и липсата на физическа активност.

Недостатъците на работата на секретаря са ниските заплати. Тъй като позицията не изисква специално образование, не трябва да очаквате сериозни доходи.

Също така, някои секретари се оплакват от липсата на кариерно развитие. Тази свободна длъжност почти няма перспективи. В най-добрия случай, ако властите ви забележат, можете да станете личен асистент. Дали заплатата ще се различава в този случай зависи от ръководството.

Колко струва секретарят?

Финансовият въпрос винаги се интересува от кандидатите и просто е любопитен. Длъжностната характеристика на секретаря не дава пряк отговор на този въпрос. Ако изучавате статистиката, все още няма да можете да дадете точна цифра, защото разликата в заплатите в тази позиция е твърде голяма.

Например, секретар в училище или друга държавна институция може да печели по-малко от 300 долара. В същото време колегата му в международна компания може да получава месечни плащания няколко пъти по-високи - до $ 1000. В последния случай обаче секретарските курсове вероятно са недостатъчни. Работодателите обикновено изискват владеене на чужд език.

След като се запознаете подробно с професията, можете да решите дали да кандидатствате за тази работа или да обърнете внимание на други оферти на пазара на труда.