Как да направите падащ списък в Excel с помощта на валидиране на данни
Често е необходимо да се посочат данни от конкретен списък и да се извърши тази операция няколко пъти, или да се направи формуляр за попълване от клиента, където само определени данни могат да бъдат въведени в определени места. Инструментът на Excel, наречен падащ списък, помага да се ускори изпълнението на такива операции. Помислете как да направите падащ списък в Excel.
Компилиране на изходни списъци
Ние отваряме работната книга на Excel и на всяко място, в колоната (или в реда, както предпочитате), въвеждаме стойностите, които трябва да съставят списък с ограничени данни, които да се попълват във всяка клетка. Ако има няколко такива списъци, тогава е по-добре да се оформи отделен лист от книгата, за да се оформят, и да се направят списъците в колони, започвайки от първия ред. Това може да бъде списък на продукти, мерни единици, документи, дни от седмицата и т.н. Нека имаме три списъка, които включват думите:
- картофи, цвекло, моркови, репички;
- магданоз, копър, киселец, спанак;
- ягоди, череши, череши, цариградско грозде.
Първите четири думи се въвеждат в колоната, като се започва с A1, а втората - с B1, а третата - с C1.
За да отидете директно на въпроса как да направите падащ списък в Excel, дайте имената на тези списъци. За да направите това, изберете стойностите в първата колона, изберете елемента от менюто: "Формули" - "Мениджър на имена" - "Присвояване на име". Във формата, която се появява в реда "Име", попълнете "зеленчуци", кликнете върху "ОК". По същия начин повтаряме и за други списъци, като им присвояваме имената "зелени" и "плодове". В реда "Регион" оставете стойността "Книга". Това ви дава достъп до тези списъци от други листове на книгата.
Създаване на падащ списък в Excel
Сега създаваме падащия списък. Например, изберете клетка D1 на друг лист от отворена книга, отворете елемента от менюто: „Данни“ - „Проверка на данни“. В отворения формуляр "Проверка на входните стойности" в раздела "Параметри" в полето „Тип данни“ изберете "Списък". Поставете курсора в полето "Източник", въведете знака за равенство и натиснете клавиша F3. В менюто "Insert name", което се появява, изберете името на списъка, от което се нуждаем, например "зеленчуци", след което натиснете "OK". Проверяваме дали отметките в елементите "Игнорирай празни клетки" и "Списък на валидните стойности" се проверяват. Това дава възможност да не се попълва това поле с данни и да се въвеждат само данните от списъка с посоченото име. Кликнете върху „OK“.
Сега, когато тази клетка е избрана, се появява бутон с триъгълник с върха, сочещ надясно. С натискане на този бутон можете да въвеждате данни, като изберете една от опциите от падащия списък. Опитът за въвеждане на други данни ще доведе до съобщение за грешка.
Други опции
Когато попълвате полето "Източник" на формуляра "Проверка на входните стойности", можете да приложите още две опции.
- След като поставите курсора в това поле, изберете върху дадения лист от книгата областта на допустимите стойности на списъка. Формулата ще се появи в полето след знака за равенство. Как да направим падащ списък в Excel от друг лист в този случай? Необходимо е да се избере подобен диапазон от клетки на този лист и след това, поставяне на курсора в полето след знака за равенство, да се напише името на списъка и да се постави удивителен знак. Внимание: името на листа не трябва да съдържа интервали!
- Избройте валидните стойности в полето, като ги разделите с точка и запетая. Това е най-лесният начин да предотвратите достъпа до списъци в друг лист на книгата.
Разширяване на обхвата на валидните стойности
Недостатъкът на описаните методи за решаване на проблема, как да се направи падащ списък в Excel, е ограничаването на броя на опциите за въведените данни по броя клетки в посочените списъци. Ако броят на разрешените за въвеждане стойности в бъдеще се увеличи, тези методи изискват коригиране на съдържанието на полето "Източник" за всяка клетка с падащ списък. Това е неудобно. Следователно, можете да направите разширяем списък, например цялата колона.
За да направите това, когато задавате диапазон от клетки в полето "Източник", изберете цялата колона, като натиснете левия бутон на мишката, когато задържите курсора върху буквения номер на номера на колоната (курсорът е под формата на стрелка надолу). В този случай падащият списък ще съдържа всички клетки в колоната, дори празни. При последващо пълнене на клетките ще бъде възможно да се изберат нововъведените данни. Също така, когато препращате към името на списъка, можете да разширите списъка предварително до празните клетки в колоната, за да можете да коригирате и добавяте нови записи към списъка.
Така че имаме падащ списък в Excel.
Двойна връзка
Ако трябва да можете да въвеждате данни от няколко списъка по ваш избор в клетката, можете да го направите по този начин. Първо, създайте списък от списъци, от които да въведете данни. Нека това са трите ни списъци, посочени в първия подзаглавие на тази статия. На същия лист на книгата, започвайки, например, от клетка F1, въвеждаме списък, съдържащ имената на вече въведените списъци: "зеленчуци", "зелени", "плодове". Дайте на този списък име, например "Списък 1".
Сега (можете също и на друг лист от тази книга) да изберете, например, клетка G1 и да зададете падащ списък за него с позоваване на името "List 1". Следващата клетка, например H1, се запълва с избраната стойност в клетка G1. За да направите това, в H1 клетката, ние създаваме падащ списък, както е посочено по-рано, в полето Източник, избираме клетката G1, но променяме записа в това поле, добавяйки DSSLIL след знака за равенство, и вземаме останалата част от формулата в скоби: = DSSSIL ($ G $ 1) ).
Сега, когато изберете в клетка G1, например, стойността "зелено", изборът от стойностите на този списък ще бъде предложен за попълване на клетка H1.
След като прегледате съдържанието на статията и практикувате как да направите падащ списък в Excel, ще можете значително да ускорите попълването на клетките на книгата с често повтарящи се данни, като същевременно гарантирате, че входните данни съвпадат ясно с ограниченията, които сте задали.