Създаване на формуляри в Access за въвеждане на данни

Microsoft Access е полезно приложение, тъй като ви позволява да създавате и съхранявате данни в много свързани таблици, предлагайки по-голяма ефективност и стандартизация, отколкото електронните таблици. Таблиците са в основата на базата данни. Но за разлика от обикновените електронни таблици на Excel, където въвеждането на данни е много бавна и досадна процедура, създаването на формуляри в формулярите за достъп се осъществява с помощта на удобни многобройни функции.

Обикновени форми на достъп

Всички формуляри са базирани на една или повече таблици на базата данни, така че преди да създадете формуляри, първо трябва да създадете основна таблица. Има много начини за създаване на формуляр в Access. Програмата създава основна форма само с едно кликване, така че потребителят може да получи напълно персонализирана форма от нулата.

За да изберете формуляр, трябва да влезете в раздела „Създаване“ в лентата с менюта и да намерите секцията „Формуляри“. С натискането на този бутон автоматично се създава основна форма въз основа на таблицата източник, маркирана в лявата навигационна лента. Това е най-лесният вариант за създаване на формуляри в Access, въпреки че осигурява по-малко гъвкавост.

Разделената форма действително показва данни от две таблици. Една част изглежда като електронната форма по-долу. Една проста форма в Access показва само един запис, разделеният има няколко реда, така че потребителите да въвеждат много данни на екрана. Този тип формуляр е полезен за въвеждане на дълги списъци с няколко колони.

Създаване на проект от нулата

След като е избрана една от опциите за формуляра, потребителят продължава да създава формуляр за въвеждане на данни в Access от нулата, използвайки допълнителните функции на програмата. За да направите това, отидете в Допълнителни форми -> Съветник за формуляри и след това щракнете върху стрелката в падащия списък "Още форми", намерете опцията за съветника за формуляри. След това Access ще насочи потребителя през стъпките за създаване на формуляр и ще предостави възможност да се използват много настройки, създавайки баланс между програмата, така че Access да прави по-голямата част от работата и потребителя, който създава формата независимо.

Има много опции, които могат да бъдат реализирани чрез създаване на формуляри за MS Access. Можете да създадете два основни типа формуляри:

1. Свързани форми.
2. Неконсолидирани форми.

Свързани форми се свързват с някои бази данни, като например SQL израз, заявка или таблица. Този изглед се използва за въвеждане или редактиране на данни в базата данни.

Несвързаните форми са независими от източника на данни. Те могат да бъдат във форма диалогови прозорци и превключване на сайтове, използвани за навигация с базата данни като цяло. Има много режими за създаване на формуляри в Access.

Видове свързани форми:

1. Формата на един елемент, най-популярният, когато записите се показват в един запис в даден момент.
2. Няколко елемента, показва серия от записи наведнъж от свързан източник на данни.
3. Разделена форма, разделена на половина, хоризонтално или вертикално. Един показва елемента или записа, а другият предоставя данни от множество записи от основния източник на данни.

База данни за достъп

Има няколко начина за създаване на формуляри за достъп. За да направите това, отворете базата данни и влезте в "Създаване". В раздела „Формуляри“ в десния ъгъл кликнете върху бутона „Съветник за формуляри“. На първия екран изберете полетата, които искате да се показват във формуляра. Алгоритъм на действие:

1. В съветника за формуляри изберете tblProjects за таблици / заявки и няколко задължителни полета, като ProjectStart, ProjectName, ProjectID и ProjectEnd. Те ще отидат в работните полета.
2. Изберете tblTasks за таблици / заявки и място по полета.
3. Кликнете върху „Напред“.
4. Изберете типа поръчка за създаване на формуляри и отчети в достъпа. Ако искате да създадете плоска форма, изберете организацията tblTasks и когато създавате йерархична форма, можете да организирате данните чрез tblProjects.
5. Изберете формата с подформите и щракнете върху Напред. На следващия екран можете да изберете оформление за вашата подформа. По подразбиране е Преглед на таблица. Тя изглежда като табличен изглед.
6. Кликнете върху „Напред“.
7. На следващия екран трябва да посочите името на формуляра и "Готово".

Създаването на формуляри в Microsoft Access чрез допълнителна форма се извършва чрез падащото меню "Допълнителни формуляри". След това трябва да създадете формуляр „Множество елементи“, формуляр с данни, формуляр за разделяне или форма за модален диалог. Това обикновено са свързани форми. Изберете обект, който да прикачите към този формуляр. Това не се отнася до формулярите за диалог между различните видове транспорт. Изберете обект в навигационния екран, изберете tblEmployees, ще се появи формуляр „Няколко елемента”, в който ще бъдат изброени всички данни.

Съветник за приложения

Преди да създадете формуляри за достъп, можете да ги видите на екрана и да ги използвате за преглед на данни в таблица. За да направите това, има бутони за навигация в долната част на екрана: първия запис, следващия запис, предишния запис, последния запис, който ви позволява да се движите около масата. Можете също да въведете нов запис, като кликнете върху бутона „Нов“. Алгоритъм за създаване на форми в СУБД. достъп следното:

1. Кликнете върху раздела Създаване в лентата и бутона за съветника за формуляри.
2. В падащия списък "Таблици / заявки" изберете "Клубни членове" и кликнете върху двойния шеврон (>>), за да преместите всички полета в прозореца вдясно.
3. В списъка с опции за оформление изберете Columnar и Next.
4. Напишете формата и „Готово“.
5. Редактирайте формуляра и прикачете изображението. Можете да добавите лого или друго изображение към формуляр, като кликнете върху раздела Начало> Преглед> Дизайн за формуляра.
6. Отворете Инструменти за проектиране на форми> Дизайн и кликнете върху Вмъкване на изображение> Преглед.
7. Намерете изображението, което ще се използва във формуляра, изберете го и я плъзнете, за да създадете прозорец.
8. За да преоразмерите изображението, щракнете с мишката, изберете "Свойства" и отидете в раздела "Формат".
9. Задайте режима на размера, за да увеличите и подравните изображението в горния ляв ъгъл, след което използвайте бутоните за измерване, за да определите размера.
10. Можете да преоразмерите някои текстови полета, ако са твърде големи.
11. След като приключите, изберете Home> View> Form, за да се върнете към използване и преглед на формуляра.

Алтернативна форма на достъп

Методите за създаване на формуляри в Access ви позволяват да направите въвеждането на данни по-удобно за потребителите, използващи безплатни алтернативи. Microsoft Access е сложен инструмент за бази данни с труден процес на обучение. Има по-интуитивни алтернативи със сходни функции. Преди създаването на формуляра, потребителят ще трябва да импортира базата данни. Набор информация:

1. Започнете, като изберете „Празно съдържание на базата данни“.
2. Импортирайте данни, като използвате "Външни данни" в горния десен ъгъл на екрана.
3. Изберете XML файла в раздела "Външни данни".
4. Отидете в папката, където сте разархивирали файла и изберете къде ще бъде предоставено менюто за импортиране на XML.
5. Кликнете върху OK, за да импортирате в новата база данни.
6. Лявата колона ще покаже наличните обекти на базата данни и ако всичко работи правилно, потребителят трябва да види импортираните contact_information и обектите с данни на членовете и да ги щракне два пъти, за да отвори елемента.

Персонализирани дизайнерски обекти

Създаването на база данни в формулярите за достъп ви позволява да предоставите потребителски достъп и да персонализирате обектите на дизайна. Една добре проектирана форма може да подобри ефективността и точността на входа. Разделът Инструменти за оформление на формуляра съдържа полета за конфигурация на формуляри. Избирането му ще доведе до екран с настройки за дизайнерски форми и естетически възможности. В раздела Начало трябва да намерите опцията и да видите наличните изгледи на формуляри. Изгледът на проекта дава по-подробен изглед на структурата на формуляра, отколкото изгледът на оформлението. Той също така ви позволява да променяте формата без никакви смущения.

Повечето задачи могат да се изпълняват както в Design View, така и в Layout View, но има някои свойства на формата, които могат да бъдат променяни само в Design. Изгледът Layout осигурява по-визуално оформление за редактиране на формуляра. Тя има близка прилика с действителната форма.

Повечето модификации на формуляри могат да бъдат направени в изгледа за оформление, но в някои случаи Access ви казва да преминете към Design View, за да направите някои промени. Когато функцията Forms Design Forms е активирана, панелът с ленти добавя три нови позиции в горната част под заглавието „Инструменти за формуляри“:

1. Промяна на цветовете и темите. Добавя бутони, полета, маркери и други обекти към формуляра.
2. Подреждане - променя оформлението и подравнява обектите във формуляра.
3. Формат - промяна на текст, фонови изображения и фигури.

Инструмент за бързо развитие

Съветникът за формуляри за достъп е полезен инструмент, който отваря възможности за дизайн чрез предоставяне на опции за колони, редове, размери на таблици, езици и теми. Можете да използвате съветника за формуляр за достъп, за да решите бързо кой стил на формуляра е подходящ за базата данни и потребителските предпочитания. В зависимост от данните има няколко други формати, както и контролни елементи за проектиране, които подпомагат потребителя при навигация:

1. Форма майстори
2. Допълнителни опции.

Използването на съветника отваря нови параметри, добавя нови полета и премахва ненужните. Тази допълнителна гъвкавост осигурява висококачествен контрол и спестяване на време. Вместо да създавате формуляри от нулата, можете да използвате съветника за формуляри и да го персонализирате по ваш вкус. Това спестява време и увеличава ефективността, като ви позволява да започнете веднага. Удобният интерфейс ви позволява да създадете необходимите полета чрез двойно щракване.

Форми от четири формата

Един от тези четири формата е наличен във всяка конфигурация на базата данни на Access, с която потребителят ще се сблъска. В работата трябва да използвате панела за свойства. Тази полезна странична лента, намираща се в раздела Инструменти за оформление на формуляри, съдържа много важна информация за формуляра и може да се използва за бързо редактиране, промяна и превключване на много опции с удобен накрайник в долния ляв ъгъл на екрана.

Видове формати:

1. Единична таблица - една форма, съответстваща на една таблица на базата данни. Той е функционален, основен и може да се използва за изпълнение на редица задачи.
2. Форма на единична таблица с поле за търсене: използва само една настройка на базата данни, търсенето ви позволява да показвате данни от друга таблица или база данни или да създавате обобщени стойности на диапазона от данни.
3. Основна / подробна форма - една главна форма изпраща множество подформи.
4. Главен / подформиран - с допълнителни полета за търсене в основния или подформирания вид.

Заключване на преградите

Защитата на достъпа до базата данни от други потребители е необходима, когато собственикът не иска някой да се намесва в фино настроената вътрешна работа на таблици и заявки, и по-специално VBA кодове. Access предоставя редица начини за предотвратяване на случайна промяна на данните във формуляри. Една от опциите е да се зададат свойствата Enable и Locked за да се предотврати въвеждането на данни. Например, когато създавате подчинена форма на Access, която ще се използва за извършване на промени в адресите на клиентите.

Първият контрол е поле за търсене, използвано за намиране на клиентския номер. Когато например е избран номер, името и адресът на клиента се показват автоматично в съответните контроли. Ако обаче не е необходимо други потребители да правят промени в полето „Име на клиента“, можете да го блокирате. След това преминете към списъка със свойства, които искате да редактирате. Промените ще се прилагат за целия формуляр. Около средата на списъка със свойства можете да видите опциите за редактиране.

Налагането на забрана:

1. Променете всяко свойство на софтуер.
2. Отидете в изгледа за проектиране и изберете формата в списъка със свойства на листа.
3. Превключете режима "Разрешаване на оформлението" на "Няма". Това спира всички допълнителни потребители да имат достъп до изгледа за оформление, където могат директно да редактират формуляра.
4. Сега запазете формата за конвертиране на файла от .accdb в .accde, ограничавайки по-нататъшни промени в дизайна или редактиране на полета.
5. Запазете текущата база данни на важно място.
6. Преди да конвертирате файл в Access, уверете се, че е направено копие (или две) от оригиналния файл на базата данни. В случай на повреда, тя ще бъде основното копие.
7. Отидете на файл> Запиши.

Достъп до командните бутони

Създаването на клавиатурата в Access се използва за предоставяне на достъп до функциите на базата данни, като отваряне на свързани форми, запазване или отпечатване на данни. Те се използват и за стартиране на едно действие или за няколко, които помагат на други функции за достъп до базата данни. Например, потребителят може да създаде команден бутон във форма за отваряне на друг.

За да стартирате командния бутон, потребителите трябва да напишат процедура или макрос събитие в свойството On Click. Стъпките за създаване на основната клавиатура за достъп са следните:

1. Изберете и отворете формата, в която искате да вмъкнете бутона за команда.
2. Затворете всички форми в системата, за да избегнете объркване.
3. Кликнете върху формата и я отворете в режим на разработка.
4. Изберете раздела Design в панела Ribbon и кликнете върху иконата на бутона.
5. Потребителите могат да забележат, че техният курсор се е превърнал в знак плюс и трябва да го използва, за да изготви или да създаде структура на бутоните във формата си.

След като потребителят е решил да създаде нов бутон, Съветникът за създаване на клавиатура в Access автоматично се появява на екрана. Обикновено един бутон може да извика предварително зададена функция във формата и да се изпълни на Macro или чрез специален VBA код.

Потребителите поправят тези промени, като изберат “Form Operation” в “Windows”> “Print current form” от прозореца за действие, след което кликнете върху. Потребителят може да избере две опции: да използва изображението или иконата в бутона „Команда“ или да използва името на текста. Можете да правите промени с помощта на съветника за команди, където MS Access също така позволява на потребителите да преглеждат изображения от тяхната система.

За да приложите промените във формуляра, трябва да кликнете върху „Край“. Посочете името с помощта на съветника на командния бутон. След като направите всички необходими промени, трябва да запазите формата. Проверете формата, за да се уверите, че работи правилно.

MS Access поддържа специално създаване на формуляри за поръчки. Удобният потребителски интерфейс за проектиране на формуляри ви позволява да персонализирате основната форма, като кликнете върху само една икона. Вградените мениджъри на програми са чудесен начин да промените дизайна на формулярите ръчно и да създадете форма за достъп от нулата.