Какво е факсимиле? На какви документи мога да разполагам с факс подпис?

Какво е факсимиле? Веднага трябва да се каже, че това е печат с точно възпроизвеждане на подписа на упълномощено лице, което е широко използвано в документооборота на организациите. Той е просто незаменим в ситуацията, когато мениджърът не е на място и трябва спешно да подпишете името му на определени документи. Ще научите повече за всичко това в процеса на четене на тази статия.

дефиниция

Какво е факсимиле? Това е много интересен въпрос, отговорът на който те, разбира се, знаят не всички. Законът не съдържа концепцията за факсимиле, но въпреки това този термин се използва в стопанската дейност на много предприятия.

Факсимиле е печат, върху който се поставя подпис на отговорното лице (например ръководител на отдел или ръководител на цялото предприятие) в огледален образ. Неговото присъствие е много полезно в случаите, когато за официалната документация се изисква голям брой подписи на упълномощено лице. За съжаление, не винаги служителите на организациите и дори ръководителите на предприятията сами знаят кога е допустимо използването на факсимиле, а когато отпечатаният подпис няма правна сила. Този факт трябва да се вземе предвид.

Какви документи се поставят?

Кога е допустимо използването на факсимиле? Няма ясен отговор на този въпрос в законодателството. Организацията може самостоятелно да разработва и одобрява предоставянето на факсимиле, както и процедурата за използване на факсимиле.

Подписи от този вид върху първични документи и при сключване на сделки са възможни само в случаите, установени със закон или със съгласието на страните. По правило този печат се използва за подписване на благодарствени писма, благодарствени писма, които не принадлежат към строгите форми на отчетност. В някои случаи при подписването на граждански договори се използват и факсимилни подписи, но това се случва много рядко. Въпреки, че търговски кампании, поради големия брой документи просто не може да направи без такъв печат.

Мога ли да използвам, когато вземам пълномощно?

Още веднъж бих искал да се върна към въпроса какво е факсимиле и за какво е предназначен. Отговорът в този случай е много прост. Факсимилето е точно възпроизвеждане на подписа на упълномощено лице, направено под формата на отпечатък. Много граждани и дори организации понякога не могат да разграничат печата върху документите от действителния подпис. Това обаче не означава, че факсимилетата могат да се използват за всички изходящи документи.

Възможно ли е да използвате това впечатление за подпис на длъжностно лице при взимане на пълномощни? Отговорът на този въпрос ще бъде отрицателен. В потвърждение на това е писмото на Министерството на данъците и данъците на РФ № 18-0-09 / 000042.

Следователно, дори когато се прави дубликат на пълномощно, факсимилетата са забранени. Необходимо е да се знаят всички ръководители на организации.

На първичната счетоводна документация

Какво е факсимиле? Бих искал отново да се върна към този въпрос. Факсимилето се нарича отпечатък на подписа на главата, който е малък правоъгълен печат. Използването му при изготвянето на първична счетоводна документация е забранено със закон. Защото тези документи трябва да бъдат подписани лично от ръководителя на фирмата или от главния счетоводител. В противен случай данъчната служба може да има разумни претенции към данъкоплатеца. Това трябва да се вземе предвид.

Към гореизложеното

Какви документи могат да бъдат факсимиле? Отговорът на този въпрос е съвсем прост. Факсимилето може да се постави върху онези документи, които не са финансови и не трябва да се прехвърлят на данъчната администрация за докладване. Изключение тук е пълномощно, издадено от ръководителя на организацията на един от служителите, за да получи материални активи или да представлява интересите на организацията в държавните и съдебните органи. В този случай е необходим истински подпис на шефа.

Между другото, ако една организация постоянно прилага факсимиле при подписването на вътрешни документи, тогава е необходимо да се разпредели като отделна поръчка само онези лица, които поради своите професионални нужди имат право да използват този печат. Например, той може да бъде инспектор на персонала, който отпечатва и издава сертификати на служителите на компанията.

Какви документи могат да се поставят върху факсимиле, с изключение на вътрешната документация? Много често подобен отпечатък се използва, когато се благодарят на служителите, подписват се спецификациите и сертификатите.

важен

Факсимилето трябва да се използва само в случаите, когато не забранява законодателството. Например, в граждански договор има клауза, според която страните имат право да използват този печат при сключване на договор.

По този начин факс подпис е позволен в следните случаи:

• да консолидира гражданскоправни отношения;
• ако има съгласие на страните, че не възразяват, така че при съставянето на документите се използва печат с отпечатъка на подписа на отговорното лице;
• ако се равнява на личния подпис на страната по сделката.

Тези точки трябва да се разглеждат като мениджъри на организации.

В случай, че факсимилето се постави върху документи, изпратени на държавни органи, или върху документи, които са документи на първичното счетоводство, на товарителницата или на пълномощно, този печат няма да има правна сила. Тя трябва да бъде запомнена.

Малка функция

Факс на документи може да замени личния подпис на упълномощено лице само ако това е предвидено със закон или със съгласието на страните при сключване на сделката. Например, ако една общинска институция предоставя безплатни образователни услуги, тогава при сключване на споразумение изпълнителят, като една от страните по договора, може да използва факсимилето. В него няма нищо незаконно.

Въпреки това, ако става въпрос за подписване на документи за данъчната служба или други държавни агенции, използването на факс ще бъде незаконно. Защото в този случай се нуждаете от личен подпис на ръководителя на организацията.

Използването на факс в изготвянето на пълномощни също е неприемливо. Това се дължи на факта, че пълномощното е важен правен документ, който съдържа правомощията на едно лице да представлява интересите на друг пред държавните органи и организации. От това следва, че пълномощно може да бъде подписано само от ръководителя на организацията лично, без някой да използва факс. Това правило е много важно и неговото съответствие ще помогне да се избегнат много проблеми.

Къде мога да направя?

В случай, че директорът на кампанията стигне до заключението, че не може да подпише лично всички входящи документи или вътрешни заповеди на организацията поради твърде много документи, тогава той просто не може да направи без използване на факс.

Производството на такъв отпечатък се занимава с частни фирми, които произвеждат печати и печати. В малките градове такива услуги се предоставят дори в печатниците. Разходите и времето за производство ще зависят от сложността на подписването и дизайна на факса. По правило за създаването на такъв печат отнема не повече от седмица, ако компанията има много клиенти. Най-добре е да се свържете с тези фирми, които отдавна се занимават с производството на печати и печати и имат голям брой редовни клиенти.

Нуждаете се или не?

В случай, че ръководителят на организацията се съмнява, че се нуждае от факсимиле като аналог на подписа, не трябва да бързате и да поръчате този печат. Особено, ако няма много документи в организацията и главата е постоянно на място и може лично да подпише официалния документ по всяко време.

При наличие на отпечатък на подписа на главата, този печат може да се използва от подчинените за личните им цели. Това също трябва да бъде разгледано.

В трудовите договори

Печатането на факс се използва понякога, когато кандидатствате за нов служител, когато мениджърът не е на място и специалистът по човешки ресурси попълва всички документи. Законно ли е този подпис да се използва в този случай? Този въпрос е спорен. Някои адвокати твърдят, че ръководителят трябва да подпише трудовия договор със служителя само лично. В този документ говорим не само за продължителността на работния ден на служителя, но и за заплатата му. И това е финансов въпрос. Ето защо факсимилето не трябва да се използва тук.

Въпреки това, много служители на персонала са убедени, че е напълно възможно да се консолидират трудовите отношения на страните с такъв печат. Особено ако работникът и работодателят са съгласни помежду си.

Необходимо е да се каже също, че правилата за подписване на този документ по този начин не са фиксирани никъде. Ето защо, да се говори за забрана на използването на факс в трудовите договори не е разумно.

заключение

Всеки мениджър на компанията трябва да участва пряко в подписването на всички документи на компанията. Дори и последният да има факс с отпечатъка на своя подпис, това не означава, че този печат може да бъде в ръцете на всеки служител. Организацията трябва да направи разпоредба "За използването на факсимиле" и да одобри изчерпателен списък на длъжностните лица, които по естеството на своята дейност могат да ги използват. Например много често се изискват факсимиле в рамката, за да се постави подпис на упълномощено лице върху определени документи, издавани на служителите. Освен това секретарките на президента често се използват за отпечатване на това впечатление, когато подписват подписа на шефа на писма, поздравителни картички или благодарствени писма.