Протоколът е ... Протокол за изготвяне

Протоколът е вид доклад, съдържащ записи за процеса на обсъждане на въпроси и решения, взети по тях на срещи, бизнес срещи и срещи. Този документ заема важно място в системата за управление на документи от организационно-административен тип.

Какво е протокол?

Протоколът е докладващ документ, който ясно записва обсъждането на въпроси и решения, взети по време на официални събития. По-пълна интерпретация на думата е осигурена от речници, които определят тази концепция като документ с запис на всичко, което се случва на дадено събитие.

Обща информация

Протоколът може да бъде наречен документ, съдържащ определена информация. Тя включва информация за хода на обсъждане на конкретни въпроси. В допълнение, протоколът от заседанието включва решението, което дава възможност да се припише на административните документи.

По време на срещата може да се изготви само проект на протокол. В рамките на 5 дни протоколът трябва да бъде попълнен изцяло.

регистрация

Протоколът е документ, съставен въз основа на проектозаготовки. Ако по време на срещата записът е записан, то той се интерпретира, изготвя се по необходимия начин и се добавя към готовия протокол.

Секретарят е изцяло отговорен за изготвянето и поддържането на целия протокол, както и за точността на въведените в него данни. Някои видове протоколи трябва да бъдат допълнително одобрени от ръководителя на компанията.

Формуляри за запис

Има 3 форми на регистриране:

• стенография;

• пълно;

• кратко.

Обобщеният протокол записва обсъжданите въпроси. Вписват се и имената на участниците и взетите решения. Препоръчва се протоколът за този вид събитие да се проведе, когато събранието е стенографско, а текстовете на изказванията и докладите се предоставят на изпълнителния секретар.

Пълният протокол улавя не само горните точки, но и съдържа по-подробни записи. Пълният протокол трябва да позволява да се отрази изцяло подробната картина на събитието.

Стенографският протокол се провежда от изпълнителния секретар на базата на пълния стенографски протокол за заседанието.

Ръководството на компанията решава коя форма на протокол ще бъде за предпочитане за всяка среща. Всички видове такива документи трябва да се съставят на бланката на предприятието (фирмата) с името на типа документ - протокол. Или по специално проектирана готова протоколна форма. Необходимите данни за всеки документ от този вид са регистрационният номер, датата, заглавието, текста и подписите на отговорните лица.

Кой взема протоколите

Протоколът е документ, поддържан по време на събитие. Тя трябва да бъде професионално подготвена секретарка. Качеството на записването на изказванията ще зависи от неговото ниво на квалификация и професионални умения. Следователно изборът на лицето, което формира срещата, е отговорна задача в подготовката на събитието.

Как да поддържаме протокол: пробен протокол

Пример за регистриране можете да видите на снимката по-долу. Има извадка от протокола. Ако срещата се проведе в рамките на няколко дни, следва да се посочи датата на началото на заседанието и след тире датата на неговото приключване. Например, 03/12 / 2016-14.03.16.

Колоната "Място на срещата" показва града или града, където се е състояло събитието.

Заглавието на протокола е записано в случай и съдържа препис от вида на събитието (събрание, заседание, заседание) и името на колегиалния орган. Името на вида на срещата трябва да съответства на наименованието на колегиалния орган. Например, "заседание на комитета".

Текстовото съдържание на самия протокол е разделено на две части:

1. Встъпителната част, в която се посочват фамилията и инициалите на председателя, изпълнителния секретар, всички присъстващи и темата на дневния ред.

2. Основната част, която описва процеса на срещата.

Директно от думата "председател" започва протоколът, след като тирето посочва името на председателя и инициалите. Думата "секретарка" също се формира по същия начин. За спешни и бързи срещи тази част от протокола не се изпълнява.

След това направи списък на всички присъстващи. След този списък се записват имената на поканените, където са посочени техните позиции. При продължителни конференции и срещи с голям брой присъстващи, техният състав трябва да бъде посочен само количествено и списъкът с посочените имена трябва да бъде приложен към протокола, за който в протокола се прави съответно вписване. Например: "присъстваха 42 души (приложен списък)".

По време на събития, в които се изисква определен брой хора да вземат решение, в секцията "Посещаеми" ще бъдат посочени броят на хората, които трябва да са били и броят на участниците, които са дошли.

След това следва дневния ред. Тази част от протокола изброява разглежданите въпроси. Всеки има свой номер и започва с предлога "O" ("O").

Основната част от текста на протокола е съставена в раздели, съответстващи на точките от дневния ред.

За всяка от позициите могат да бъдат разпределени части като:

• На телефона ...
• Действаха.
• Реши (реши).

Всяка от тези думи е написана с нов ред.

Данните на говорителя (пълно име) и всички високоговорители се записват от нов ред.

Съдържанието на всяка реч се предава от 3 лица в единствено число.

Заключителната част от раздела за всяка точка от дневния ред е запис на одобреното решение (резолюция) по повдигнатия въпрос. Решенията, които имат няколко раздела, са разделени на параграфи и подпараграфи, номерирани Арабски цифри. Решаващата част от решенията трябва да бъдат конкретни и да съдържат компоненти: на кого какво трябва да се направи и до колко.

При избора на служители в протокола резултатите от гласуването за всеки от кандидатите се отбелязват отделно.

Административният протокол съдържа информация за административни нарушения.