Аутсорсинг - какво е това? Определение, видове, характеристики и договор
Бизнесът е отборна игра. Не можете да разберете всички аспекти еднакво добре. Въпреки това, като специалист в държавата и му плащат заплата не винаги е печеливша. Особено в началния етап, когато компанията просто се изправя. Аутсорсингът идва на помощ. Какво е това?
Какво е аутсорсинг?
Представете си, че компанията открива нов офис. Има персонал от мениджъри, но някой трябва да транспортира оборудване, да свързва офис оборудване, да инсталира компютри и интернет. Не създавайте същото за това отделно пълно работно време и системни администратори. И как тогава?
Нека се опитаме да обясним с пример. Какво правите, когато се озовете в чужд град без кола?
Наем на чужда кола: с шофьор - такси или без него - под наем. Можете да направите същото и с персонала: изисква се екип от хамали или трябва да се създаде локална мрежа в офиса - свържете се със специализирана компания, която ще ви осигури необходимия брой квалифицирани работници за определено време. Това е аутсорсинг. Какво е това - ясно е, отиваме по-далеч.
Организация от трета страна може да бъде отговорна за конкретна област от вашия бизнес, в която специалистите на фирмата не са много силни. Често малките фирми използват услугите на адвокати от трети страни, счетоводители, кол центрове.
Експертите от трета страна ще извършат независима оценка на имота или одит на компанията, когато е важно да убедите трети страни в изследователската цел - потенциални кредитори или бизнес партньори.
За това ще трябва да плати. Понякога обаче е по-евтино, по-лесно и по-бързо, отколкото да търсиш подходящ специалист сам и да го отведеш до държавата.
Приблизителна картина относно факта, че това е аутсорсинг и как тя работи, трябваше вече да се формира в главата ви. Сега даваме на тази концепция дефиниция:
Аутсорсингът е прехвърлянето на определени функции към трета организация, действаща в тази област, въз основа на договор за платена услуга.
Звучи трудно, но всъщност всичко е по-просто, отколкото изглежда - намирате подходяща компания, сключвате споразумение с нея и прехвърляте някои от функциите й, например счетоводство. А за предоставянето на тези услуги трябва да платите.
Как да не направите грешка с избора?
Тук има две важни точки:
Правилно изберете организацията, на която ще поверите работата си.
Сключване на споразумение, в което да се определят подробно всички условия на сделката: каква работа трябва да се направи, какво качество и в какъв срок. Важно е ясно да се разбере какъв резултат очаквате от партньор. И той също трябва да разбере това.
Как да намерим надежден партньор?
Вземете услуга като счетоводство. Има различни компании: малък ресторант, където работят членове на семейството, или огромна корпорация, която изгражда нови квартали. Аналогично, счетоводните фирми на тези компании ще бъдат различни.
Трябва да намерите партньор, който:
добре запознат със спецификата на вашия бизнес;
има връзки в кръговете, от които се нуждаете: банки, за да получите спешен заем или в данъчната служба;
има безупречна репутация сред фирми като твоята;
готови да работят с вашите обороти;
споделя целите, политиките и мисиите на вашия бизнес.
Не е лесно. Нищо чудно, че бизнесмените казват, че намирането на добър партньор е по-трудно от съпруга. Вие и вашият партньор трябва да се разбирате перфектно. Само тогава ще се окаже, че ще се изграждат взаимноизгодни и дългосрочни взаимоотношения. Какво е това?
При аутсорсинг винаги ще има трудности - без значение каква част от работата ви искате да прехвърлите на някой друг. Не е лесно да се намери фирма, която предоставя правни услуги, а интелигентните търговци, а дори и небрежните хамали могат да причинят много неприятности.
Необходимо е да се "свикваме" един с друг. Партньорството е способността да се постави на мястото на друго, желанието за компромис. Трябва да почувствате това, преди да подпишете договор за аутсорсинг.
Едва ли сте имали късмет за първи път. Ще трябва да "целуваме хиляди жаби", за да намерим "нашата принцеса". Някой ден ще има късмет. Ще откриете компания, с която да работите удобно и изгодно.
След като това се случи, положете усилия да укрепите тази взаимна симпатия. Но в света на бизнеса всичко се променя много бързо. Ето защо, бъдете готови за факта, че рано или късно ще трябва да се раздели.
Какво да търсите при подписване на договора?
Ще ви помогнем с логиката, благоразумието и здравия разум. Обърнете специално внимание на следните точки:
ясно идентифициране на всички услуги, които възлагате на външни изпълнители, изготвяне на анекс към договора с подробни подробности;
Уверете се, че сте определили датата на започване и приключване на работата, като срокът на договора е една от най-важните точки от договора;
двете страни трябва ясно да разберат целия процес на работа: какви процедури трябва да бъдат извършени, в какъв срок, как ще бъде организиран самият процес;
обмислете и ясно опишете процедурата за постигане на споразумение - няма да можете да поискате закъснение, ако не е предвидено в съответната клауза;
да разделят не само задълженията, но и отговорността, и да се споразумеят за „с думи“ малко - да се запише всичко ясно в договора за аутсорсинг;
определя правата и задълженията на страните;
Опишете процедурата, сроковете и условията за прекратяване на договора;
предоставят в договора ключови показатели за изпълнение - KPI, така че изпълнителят да разбере какви показатели се очакват от него.
За да работите с тези точки, вие сте отговорни като бизнес мениджър. Вашите адвокати ще се погрижат за останалото. Но сляпо доверие на служителите си не си струва - винаги няколко пъти и внимателно прочетете всяка хартия, преди да я подпишете.
Какви видове аутсорсинг съществуват?
Според международната система за класификация на този пазар има:
аутсорсинг на продукция - рекламна агенция използва силата на печатница за отпечатване на календари или визитни картички;
аутсорсинг на отделни бизнес процеси - счетоводство, правен отдел или кол център на вашия бизнес се обслужва от трета компания;
аутсорсинг на персонал - офисът ви се охранява от служители на частна охранителна фирма;
ИТ аутсорсинг - правите сайта и го запълвате с полезно съдържание.
В допълнение, аутсорсингът може да бъде разделен на външен и вътрешен: вашият счетоводен отдел се поддържа от трета компания в офиса, т.е. отвън, а вашият продукт се охранява от охранител - той се намира във вашата територия, т.е. вътре.
8 предимства на аутсорсинга
Аутсорсингът е от полза, особено за малките фирми. Ето защо:
няма нужда да се разсейва от вторичните бизнес процеси;
намаляване на разходите - често непрекъснато изплащането на заплата на служител е по-скъпо;
всички ресурси в компанията се фокусират върху стратегически цели;
качеството на произвежданите продукти се увеличава;
съществува разделение на риска и отговорността с третата страна;
ви позволява да получите най-добрите изпълнители за приемливо възнаграждение;
намалява риска от недостиг на работна ръка или консумативи;
положително влияние върху инвестиционната привлекателност на дружеството.
Сергей Naumov, ръководител на регионалния съюз на предприемачите на Воронеж, в интервю с hr-портал, описвайки своя опит, каза, че аутсорсинг му помогна да се отърве от собствения си флот и намаляване на разходите с 2-3 пъти.
Според него флотът е донесъл само главоболие: постоянно търсейки резервни части, ремонтирали старото оборудване. Освен това в този процес бяха включени значителни ресурси: трябваше да поддържаме цял екип от водачи, доставчици, механици и да им плащаме заплата. И за цялата тази защита беше необходима. Аутсорсингът реши проблема.
Всичко ли е толкова гладко?
Спомнете си неотдавнашното съветско минало. Персоналът на предприятието беше един вид сплотено тяло, едно цяло. Това беше екип от ентусиасти, които работеха не за пари, а за идеята.
Всички те имат обща мисия и ценности, движещи се в унисон. Готови сме винаги да идваме да помогнем на някого и да ги заменим със себе си, ако е необходимо.
А сега се опитайте и да установите работа, ако в процеса участват десетина различни компании, всяка от които иска да грабне парче по-дебело и защитава само собствените си интереси, без да се притеснява за другите и общото благо.
Как да бъдем? Съветският модел е твърде тежък, ненаситен и тромав за съвременната икономика. А аутсорсингът, въпреки че подобрява ефективността, не позволява на екипа да работи като един организъм.
Само един изход - да се търси средата. Не всяка компания се нуждае от персонал на трета страна. Също така, тъй като не всеки процес може да бъде възложен на външни изпълнители.
Тук всяка ситуация трябва да се разглежда индивидуално. Някъде е по-изгодно да се въведат съвременни решения и да се подобри ефективността, някъде - да се поддържат специалисти на пълно работно време.
Практиката показва, че е невъзможно аутсорсингът да се осъществи там, където има риск от инцидент или спиране на непрекъснато производство. Ако трябва да вземете решения и да предприемете действия в рамките на няколко часа, а понякога и минути, само специалист на пълен работен ден ще отговаря за този раздел. Това е особено вярно за промишлени предприятия и индустрии с висока степен на опасност.
10 причини да откажем да възложим
Сега, след като знаете какво е това - аутсорсингът, типовете и примерите за които бяха обсъдени по-горе, при вземането на решение, обърнете внимание на следното:
Да се закърпи финансовите дупки чрез аутсорсинг не е най-доброто решение. Ако дълготрайните активи са в неизправност, оборудването е износено и се нуждае от ремонт, малко вероятно е да се направи без аутсорсинг. Тук са необходими капиталови инвестиции и модернизация на цялото производство.
Вашият служител изрязвате толкова задачи, колкото смятате за необходимо. Възложителят ще направи само това, което е написано в договора - не повече и не по-малко. И изобщо не е необходимо той да го прави по-добре от служител на пълен работен ден. Но "натоварване" си допълнителни отговорности просто няма да работи.
Членовете на персонала ценят мястото си на работа и са лоялни към вас. Аутсорсинг на такива клиенти, както може да имате дузина или дори не. Опитайте се да забавите плащането за една седмица и веднага да усетите разликата.
Малко вероятно е аутсорсингът също да е наясно със спецификата на вашата компания, като професионалист на пълно работно време, който „нараства” във вашия екип.
Възложителят има достъп до всички записи на вашата фирма. Разбира се, само в рамките на своята компетентност, но въпреки това. Такова лице може да използва информацията, получена в техните собствени интереси. Къде е гаранцията, че такъв служител няма да „обедини“ информацията с вашите конкуренти?
Отзиви за аутсорсинг
Някой положително се отнася към това явление, други - напротив, във всички възможни начини проклинаха деня, в който решиха за такъв експеримент. И всеки ще ви разкаже своята история.
Повечето хора се оплакват от лошо качество и небрежно отношение към работата. Особено, ако имате нужда от персонал с ниска квалификация: товарачи, почистващи препарати, опаковчици.
Възложителите наемат такъв персонал за реклами в интернет, на автобусни спирки, в обществения транспорт. Заплатите предлагат ниско, оборотът е луд. Ясно е, че "контингентът" е подходящ. Откъде идват старанието и отговорността? Хората идват за няколко дни, в най-добрия - месеци. Такава аутсорсинг организация създава негативна репутация за този вид дейност.
Друго нещо - името на компанията, която се занимава с предоставянето на услуги: счетоводители, адвокати, ИТ специалисти. За да издържат на ожесточената конкуренция, те просто трябва да привличат само квалифициран персонал и да работят с пълна отдаденост.
Най-вероятно ще намерите само положителни отзиви за такива компании. Тези аутсорсинги обаче не се разменят за дреболии. За тяхната работа те носят отговорност за своята репутация. Следователно, цената на аутсорсинга съответства на качеството.
Всичко зависи от размера на вашия бизнес и задачата. Ако имате нужда от някой, който да ви изпраща данъчни отчети веднъж на тримесечие, такава компания няма да работи за вас. Цената им на услуга е твърде висока.
Освен това е малко вероятно те да се съгласят да работят с малка фирма или индивидуален предприемач. Такива фирми се интересуват от мащаба.
Също така трябва да потърсите някой по-скромен. Тук обаче рискът от некомпетентност се увеличава многократно. Аутсорсинг компания (каквато е, виж по-горе) трябва да отговаря на вашето ниво: мащаб на бизнеса, оборот и опит.
Обърнете внимание само на фирмата в нейната категория "тегло". Ако току-що започвате, няма смисъл да четете рецензии за пазарни лидери. Погледнете отблизо най-доброто от тях. И едва след това да вземе окончателното решение.
Нека да обобщим
Попитайте за помощ от фирми на трети страни или развийте собствен персонал? Всеки решава за себе си. Най-често това е полезно за малки частни фирми: IP или LLC. Аутсорсингът наистина помогна много - разходите са намалели и общата ефективност е нараснала.
Има обаче много примери, когато такова сътрудничество не е завършило с нищо добро. Освен това не само частни компании, но и държавата са в такива ситуации.
Достатъчно е да припомним най-големия провал - реформите на бившия министър на отбраната Анатолий Сердюков. Въпреки че аутсорсингът помогна да се освободят около 72 000 военнослужещи, за да изпълнят директните си задачи, с участващите организации са свързани редица скандали с корупция.
Според Сергей Shoigu, експериментът напълно се провали. В бъдеще Министерството на отбраната планира да се откаже от услугите на такива компании, те бяха напълно неплатежоспособни във военни условия.
Първо, самите военнослужещи са пострадали - качеството на предоставените услуги е ниско и не отговаря на крайния потребител. В допълнение, разходите се увеличават с 49 млрд. Рубли.
Сравнително безопасно е да се възложи на външни фирми задачите по обслужване на бизнес: аутсорсинг счетоводство, сигурност, почистване и др. Освен това техните служители ще могат да се концентрират върху решаването на по-важни стратегически задачи и основни бизнес процеси.
Във всеки случай трябва да се помни едно нещо: можете да прехвърлите някои функции на трета компания, но във всеки случай вие носите отговорност за отговорността, както и да вземате ключови решения. Това е вашият бизнес.