ISO 9001 - какво е това? Сертификат за съответствие с ISO 9001

ISO 9000 е семейство от стандарти на Международната организация по стандартизация (ISO). В същото време, 9001 е единствената опция, за която е сертифицирана продукцията, която отговаря на нейните изисквания. Те са отбелязани в документите и обезпечени с думата "трябва". Например стандартът от 2015 г. в раздел 4.4.1 посочва, че целта на ISO 9001 е да помогне на предприятията да създадат ефективна система за работа с клиенти, повишаване на тяхното удовлетворение, премахване на рисковете и постигане на бизнес цели.

Като цяло, тази формулировка отговаря на въпроса какво е - ISO 9001. Ако се направи правилно, прилагането на Системата за управление на качеството (ISO 9001) ще доведе до много други ползи за организацията.

Принципи за управление на качеството

Този подход включва процес на организация, взаимодействие, както и изискваните ограничения и допуски. Целта е систематично да се контролират тези механизми. Използването на цикъла PDCA (план-направи-провери-акт) ще помогне да се гарантира, че той осигурява очакваните резултати, а работата на организацията непрекъснато ще нараства. За всяка фаза се прилагат разпоредбите, като се обяснява, че това е ISO 9001 като цяло и неговата връзка с посоките на стандарта, а именно:

• планиране;
• подкрепа и експлоатация;
• оценка на изпълнението.

Една от съществените разлики между ISO версиите от 2008 г. и 2015 г. е подобряването на превантивните мерки и управлението на риска. В последния стандарт стратегията, основана на тях, беше въведена за първи път. Когато планират, те определят своите възможности, източници и разработват мерки за подобряване на надеждността.

Стандартът се основава на принципите на управление. Те могат да бъдат определени за ISO 9001 и това, което е, красноречиво обясняват следните насоки:

1. Насочете вниманието на клиента.
2. Привличане на хора.
3. Технологичен подход към подобряването.
4. Вземане на решения, основани на доказателства.

Управление на връзките

Стандартът използва следните осем принципа за управление на качеството, които се прилагат за ефективното функциониране на организацията и какво е за ISO 9001, обясняват неговата посока:

1. Ориентация към потребителите.
2. Управление на лидерството.
3. Привличане на хора.
4. Системни подходи към одитния процес.
5. Стабилно управление.
6. Динамика на подобрението.
7. Специфичният начин за вземане на решения.
8. Споразумения за партньорство с доставчици.

Стандартът обхваща всички аспекти на дейността на организацията, включително:

• идентифициране на ключови процеси;
• определяне на роли, отговорности и цели;
• изисквания към документацията;
• значението на разбирането и удовлетворяването на нуждите на клиентите;
• изисквания за ресурсите;
• обучение, планиране, развитие и пазар;
• производство и продажба;
• счетоводство и измерване на продукти и процеси, удовлетвореност на клиентите;
• вътрешен одит, преглед на начините за подобряване на производството и продажбите.

Оценка на изпълнението

Стандартът акцентира както върху технологичния подход, така и върху необходимостта да се използва фазата на преглед или проверка от подхода „Планиране> Да> Проверка> Акт. Стандартните мандати определят какви данни трябва да се събират и с какви резултати трябва да влияят на процеса, като се използват материалите, получени в различни аспекти на управлението на качеството. Тези резултати от своя страна трябва да бъдат проверени и потвърдени от управленските решения.

Процесът също трябва да бъде оценен за ефективност. Данните за удовлетвореността на клиентите трябва да се събират, анализират и наблюдават, за да се гарантира удовлетвореността на клиентите. Методите за събиране на данни включват проучвания, пряк контакт с клиентите, гаранционни дейности и отчети за канали за продажби. Събраната информация може да включва мерки относно времето за доставка, качеството на продукта или точността на поръчката.

Данните за ефективността трябва да бъдат анализирани и оценени, за да се определи дали трябва да се направят подобрения. Примери за показатели за мониторинг и измерване са удовлетвореността на клиентите, несъответствията, изпълнението на управлението на риска и изпълнението на външния доставчик. За да се потвърди, че СУК принадлежи към стандарта ISO 9001 от 2015 г., вътрешните одити трябва да се провеждат в планирани интервали.

Необходимо е да се създаде официална програма за вътрешен контрол, която да определя използваните методи, обхвата и честотата, както и областите на отговорност на обективни и безпристрастни одитори. Резултатите от вътрешния одит се използват за корекции и подобрения на СУК.

Основни изисквания на стандарта:

1. Идентифицирайте и изберете възможности за подобрение.
2. Отговаряйте на несъответствията и предприемайте действия за отстраняване на причината.
3. Прилагане на коригиращи действия в зависимост от ситуацията и анализ на тяхната ефективност.
4. Поддържане на записи за несъответствия и коригиращи действия.
5. Постоянно подобрявайте организационната СУК.

Несъответствия и коригиращи действия

Когато възникнат несъответствия, те им отговарят правилно, контролират, коригират и премахват последствията. Определете причината за появата им и предприемете действия, за да се гарантира, че те няма да се повторят отново. След като тези коригиращи действия бъдат изпълнени, те са убедени в тяхната ефективност.

Корекциите често изискват актуализация на процесите на СУК, рисковете и възможностите, идентифицирани по време на планирането. Записите, описващи несъответствията, предприетите действия и резултатите от тези стъпки, трябва да бъдат запазени, за да съответстват на ISO 9001 версия 2015.

За да подобрите, помислете дали да не използвате вътрешни одити, прегледи на ръководството или показатели за ефективността на компанията, за да идентифицирате възможностите за растеж. Примерите за непрекъснато усъвършенстване включват документиране на процеса, актуализиране на процедурата 5S или прилагане като проект за Six Sigma. Обръща се внимание на факта, че определен текст от стандарта ISO 9001 се използва само за образователни цели. Те признават и спазват принципите на авторското право и интелектуалната собственост на Международната организация по стандартизация (ISO).

Подбор на партньори и доставчици на аутсорсинг услуги

Ориентирането на клиентите, като един от най-важните принципи на ISO 9001, се демонстрира чрез наблюдение и оценка на удовлетвореността на клиентите. Компанията трябва да определи колко често ще провежда проучвания, за да определи нивото на удовлетвореност на потребителите. Съответната информация за това как те възприемат организацията е ценен принос за по-нататъшното развитие на продуктите и самата компания. Новите дейности със сигурност ще изискват допълнително обучение на персонала.

Международният стандарт предоставя на организацията рамка за идентифициране на нуждите от планиране на обучението заедно с изискванията за измерване на ефективността на обучението. Подходът за системна компетентност ще помогне на организацията не само да я постигне по отношение на изискванията, но и за други процеси. Освен това, измерването на ефективността на обучението ще предостави информация, че хората са наистина професионалисти, а не само да придобият сертификат ISO 9001.

Мониторингът на партньорите и доставчиците на аутсорсинг е важна част от един добър одит. Това може да изглежда излишно, но на практика няма много компании, които имат структуриран подход към тази тема. В повечето случаи изборът пада върху професионализма и цената, но това не е единственият критерий за определяне кой художник да избере. Полезно е първо да се разбере какво клиентът наистина очаква от него.

Преглед на одита

Мониторингът и измерването трябва да предоставят информация за състоянието на системата, процеса или действието в СУК. Ако процесът на наблюдение и измерване е конфигуриран правилно, той ще предостави информация за работата на процесите. Ако не, това е, което трябва да бъде разгледано по време на следващата фаза на международния стандарт.

На този етап е жизнено важно изпълнителят да има опит в прилагането на системи за управление на качеството и ясно разбира какво е необходимо за постигане на сертифициране. Одиторът проверява как писмените системи за управление на качеството отговарят на изискванията на стандарта и сравнява това, което организацията всъщност прави, и подчертава всички области на неуспех и потенциала за подобряване на системата след прилагането на ISO 9001.

След като бъдат направени необходимите промени, организацията ще бъде готова да оцени сертифицирането. Одиторът ще провери дали работи по изискванията за управление и стандарти. Това може да бъде направено от независима страна, акредитирана от UKAS.

Кратко ръководство за сертифициране

Преди одит, една организация трябва ясно да представя целите и какви ползи ще има, когато получи сертификата. Тя трябва да бъде готова да включи управлението на качеството във всички области на своята работа. Всички служители трябва да знаят какво се очаква от тях и къде е тяхната сфера на отговорност, за да получат акредитация по ISO. Предпоставка е създаването на документирана система заедно с политиките и процедурите, изисквани от ISO 9001.

Трябва да се определи:

1. Организационна структура
2. Отговорни лица - които трябва да записват информацията, както и списък с данни за записване.
3. Отговорности на служителите
4. Комуникационни линии в цялата компания.
5. Планирани действия, които се изискват от участниците в стандартизацията.
6. Боядисан метод, който ще поддържа непрекъснатостта на персоналните промени.
7. Процесът на независим одит също ще спомогне за подобряване на надеждността на СУК. Това може да бъде под формата на вътрешен одит с служители на организацията или от външни лица.

Поддържането на СУК ще добави много ползи за организацията по отношение на повишаване на нейната ефективност, както и финансови ползи, които могат да бъдат няколко. Ето защо е важно да знаете как да извлечете максимума от него.

Определение на системата за управление

Тя ще изисква участието на всички отдели в организацията и всички действия във всяка посока трябва да бъдат записани. Вижте стандарта, за да се уверите, че изискванията са изпълнени. Идентифицирайте всички проблемни области и ги поправете. Предварително определете клиентите за всеки отдел, например:

• за отдела за продажби и маркетинг те ще бъдат крайни потребители;
• за IT сайта - вътрешни услуги.

Създава се ефективна система за управление на документацията, за която е необходимо да се информират всички служители за важността на съхранението на документи и правилното поддържане на работния процес, което е важна част от стандарта. Необходима е надеждна система, за да се гарантира, че старите правила ще бъдат премахнати, а новите ще бъдат разпределени в различни вътрешни отдели заедно със система за контрол на изпълнението.

Определете кои записи трябва да се спазват в съответствие с разпоредбите на системата ISO 9001 и какво е необходимо за бизнеса. Неизбежно, процесите могат да се объркат и ще е необходим определен етап, за да се реши проблемът, когато одитът не беше задоволителен, преди да се направят промени, за да се предотврати възникването на бъдещи неуспехи.

Фирмата трябва да води записи за всички действия, които са били предприети за отстраняване на проблема. Ако е възможно, идентифицирайте потенциалните области на неуспех и създайте система за предотвратяване или минимизиране на техния ефект, преди да се случи. Персоналът трябва да бъде надлежно обучен, за да гарантира, че е в състояние да върши работата си.

Редовен вътрешен одит

Условието за редовен вътрешен качествен одит на организацията е основното изискване на стандарта. Тя може да се изпълнява от служители, които са независими от функцията на инспекциите. Вътрешният контролер проверява спазването на процедурите в Наръчника по качеството и идентифицира всички проблеми, които трябва да бъдат решени. Организацията трябва да е започнала процеса на планиране, провеждане и регистриране на одит.

Тази опция може да отговори на очакванията на клиентите по отношение на въвеждането на официална система за управление на качеството (СУК), базирана на стандарта ISO. Тя може да се разглежда като вид "самооценка". С помощта на него в организацията ще бъде внедрена пълна СУК. Вариантът за съответствие ще изисква допълнителна грижа от страна на компанията, за да се гарантира ефективност. В случаите, когато одитът на регистратора изисква допълнителни ресурси и време, той осигурява отчетност в дългосрочната поддръжка на СУК.

Въздействие върху ресурсите

Както в много бизнес процеси, колкото повече една организация прави самостоятелно, толкова по-малко струва. Без значение колко външни ресурси ще бъдат използвани, това ще изисква участието на служителите в една или друга степен. Въпреки че няма цялостно решение "направи си сам", можеш да постигнеш значителен напредък към основните изисквания на ISO 9001, като използваш предварително форматирани материали за документация и обучение. В същото време процедурите и методите трябва да се адаптират към конкретната ситуация, обикновено се създават с минимизиране на необходимите промени и максимално увеличаване на способността на другите да ги използват и разбират.

Целта на всяка система за управление на качеството не трябва да бъде добавянето на ненужни документи, а че всички връзки са ясни и много полезни. Събирането на съответната системна информация чрез процедури за мониторинг и последващи анализи ще позволи на висшето ръководство да използва най-новия принцип ISO 9001, базиран на действителните данни.

Подробният и задълбочен вътрешен одит ще предостави допълнителна информация не само за нивото на съответствие, но и за състоянието на цялата система. Наред с другата информация, събрана по този път, ръководството на компанията ще може да извърши добър мениджмънт и да вземе решения, които ще доведат до непрекъснато подобряване на системата и компанията.

Наличието на всички тези елементи означава наличието на истинска СУК, която наистина работи в полза на организацията. Всички тези части са и първото място, което одиторите ще търсят, така че като разберат това, компанията ще бъде по-добре подготвена за одита от всеки консултант.

Предимства на прилагането на ISO 9001

Много организации първоначално въведоха стандарта 9001, защото техните клиенти ги принуждаваха да останат конкурентоспособни. С течение на времето обаче тези компании осъзнаха, че с правилното използване на механизма, той им дава много значителни и забележими предимства.

За управлението винаги е било важно да се подобрят финансовите резултати. Много изследвания потвърдиха, че компаниите, прилагащи системата за качество ISO 9001, осигуряват икономии на разходи чрез подобряване на ефективността на работата. В допълнение към ползите, те също реализират много други ползи, включително подобряване на удовлетвореността на служителите и клиентите в резултат на по-ясни и внедрени бизнес процеси.

Положителните аспекти, постигнати от сертифицирана организация, са:

1. Подобряване на икономическите резултати. Изследванията потвърждават, че сертифицираните компании са по-добри по отношение на производителността при несертифицирани конкуренти.
2. Мотивацията на служителите, които разбират тяхната роля и в резултат на това, работата им влияе върху качеството на продукцията.
3. Подобрени продукти и качество на услугите, водещи до удовлетвореност на клиентите.
4. Подобрени управленски и оперативни процеси, водещи до по-малко отпадъци (време и материали), повишена производителност, ефективност и икономии на разходи.

Спазване на изискванията за сертифициране

Тези термини имат различно съдържание. Съответствието с изискванията на ISO 9001 означава, че системата за управление напълно отговаря на стандарта. Сертификацията означава, че тя е проверена за удовлетворяване на всички изисквания на ISO.

Получаването на сертификат ISO 9001 е стъпка по-висока от вътрешния контрол, защото се предоставя от трета страна. Ако една компания е сертифицирана, тя има добавена стойност. Също толкова важно е да се знае точно кой е извършил тази работа. В света на ISO, DNV, BSI, Bureau Veritas се наричат ​​регистратори или сертифициращи органи, които са акредитирани от регулаторна агенция.

За да могат инвестициите да бъдат ефективни и устойчиви в рамките на организацията, те трябва да бъдат в съответствие със стратегическите насоки. Това не само осигурява съгласуваност със стратегията на компанията, но и намалява размера на административното дублиране чрез координирано планиране на дейността. Това е важно при разработването на система за управление на качеството (СУК), която фирмата отговаря на изискванията на клиента. Разбирането на техните нужди е важно, за да се гарантира създаването и поддържането на ефективна СУК.