Матрицата на Айзенхауер. Казуси

За да постигнем успех във всеки бизнес, е необходимо, първо, да очертаем ясен план за действие за себе си, и второ, да го следваме стриктно. Често обаче се случва, след като състави списък от случаи, човек започва да ги отлага безкрайно, разсейвайки се от нещо незначително или просто мързеливо да започне работа. Често хората правят грешка, като избират грешните приоритети и реда, в който се изпълняват.

В резултат на неправилно и неефективно бизнес планиране, те се натрупват и тяхното спешно изпълнение в последствие отнема огромно време и усилия. По този начин няколко дни могат лесно да бъдат изтрити от живота и изпълнени само с изморителни дейности. Стрес и лошо настроение - това е, което човек получава в резултат на безкрайни закъснения, за които той сам е отговорен. И тогава той започва да се страхува още повече от тази рутина и попада в порочен кръг.

Матрицата на Айзенхауер или, както често се нарича, приоритетната матрица на Айзенхауер може да дойде на помощ в подобна ситуация. Това е един от най-лесните и ефективни начини за организиране на работното време, което се основава само на два параметъра - значение и спешност.

Този начин на възлагане на дела е кръстен на 34-тия президент на САЩ Дуайт Айзенхауер. Той без съмнение беше много зает човек и затова разработи уникален метод за разпределяне на времето и реда за изпълнение на делата.

Какво е Матрицата Айзенхауер

Основната идея е бързо и ефективно разпределяне на делата по важност и спешност. Като ги оценяваме по тези два параметъра, можем да подчертаем приоритета и да премахнем напълно незначително.

Матрицата Айзенхауер е разделена на 4 групи:

• Спешно и важно.
• Не е спешно, но важно.
• Не е важно, но спешно.
• Не е важно и не е спешно.

Според Американски президент, Всички задачи без изключение могат да се разделят на тези четири категории: важно е само да може да се оцени критично тяхното значение за бъдещото човешко бъдеще.

Сега разгледайте всяка категория по-подробно.

Важни и неотложни въпроси

Айзенхауер ги наричаше „въпроси на живота и смъртта“. Случаи, които трябва да бъдат изпълнени през деня, което може значително да повлияе на бъдещия ви живот и кариера.

Примери: разрешаване на кризи или внезапни проблеми, спешни задачи, проекти с близки срокове.

Ако има много случаи в този раздел, това означава, че не управлявате достатъчно добре времето си и неправилно разпределяте силите. В идеалния случай този квадрат трябва да бъде празен.

Ако много важни неща в същото време изискват бързо обмисляне, това означава, че живеете от бързаме да бързаме и просто се нуждаете от матрицата на Айзенхауер като добър пример за правилното разпределение на времето и усилията. Навикът да се отлага работа до последния показва ниско ниво на самодисциплина и по-късно може да доведе до големи проблеми в кариерата. В допълнение, пребиваване във вечния стрес от вече случило се или просто приближаване към авула неблагоприятно въздействие върху вашето здраве.

Важно, но не спешно

Това е вашият потенциал. Случаи, които имат голямо влияние върху бъдещето, но не изискват спешно решение. Айзенхауер беше сигурен, че тази категория трябва да бъде най-важната от четирите. Възлагането на конкретна задача на тази точка и нейното систематично изпълнение ще осигури достатъчно време за внимателно и качествено изпълнение.

Възможността да се избира от списъка с казуси тези, които трябва да бъдат в тази категория, е една от най-важните задачи, които изпълнява матрицата на Айзенхауер. Пример за такива случаи е оценката на получените резултати, разработването на нови проекти, идентифицирането на перспективите за развитие и установяването на отношения.

Много често хората отлагат такива случаи, но това не може да се направи, тъй като те са ключът към успеха в живота. За да се избегне изкушението, много е полезно да се определи дата за тяхното изпълнение.

Не са важни, но спешни въпроси

Случаи, които отнемат много време, но всъщност нямат смисъл за по-нататъшно развитие. Президентът постави задачи в тази категория, които отклоняват вниманието и пречат на ефективната дейност.

Пример за това не са твърде важни телефонни обаждания за работа, ежедневни срещи, разглеждане на спешни материали, бизнес срещи.

Повечето хора вземат лъвския дял от времето за такива въпроси. Те трябва да бъдат разгледани незабавно. Това ще позволи достатъчно време за по-сериозни задачи.

Не са спешни и не са важни въпроси

Няма значение за бъдещето. Това са въпроси, които отклоняват вниманието от основната работа. Обикновено са много приятни, но напълно безполезни. Самият Айзенхауер ги наричаше „поглъщащи време“ и ги смяташе за пагубен за ефективен работен процес.

Примери: лични телефонни разговори и писма, социални мрежи, компютърни игри, безкрайни закуски и чайни паузи.

Тези случаи могат да бъдат безопасно изтрити от списъка и да се справят с тях само когато наистина имате свободно време.

Как да работим с матрицата

Ето няколко прости правила, които ще ви помогнат да прецените от първа ръка колко ефективна е матрицата на Айзенхауер. Принципът на метода е изключително прост.

За яснота вземете лист хартия и напишете списък с всички задачи, които трябва да направите за определен период от време - ден, седмица или месец. Внимателно ги оцени по реда на важност и спешност.

Друг лист хартия е разделен на четири части: на първия площад ще има важни и неотложни въпроси, във втория - важни, но не спешни и т.н. Запишете всички задачи в този лист, като ги разпределите в квадрати. Това, което виждате пред себе си, е собствената матрица на Айзенхауер.

Лесно е да се разбере, че трябва да разпределите времето си главно между важни неща, т.е. между първите два квадрата. Тези задачи, които попадат в третия и четвъртия квадрат могат да бъдат изпълнени след извършване на по-важни.

При решаването на проблем е много важно да не се разсейваме от бизнеса за закуски, паузи и проверка на пощата. Завършете задачата и след това можете да се възнаградите с нещо приятно.

Матрицата на Айзенхауер е подходяща и за дългосрочно планиране. За това е важно също така да се очертае основната задача и да се сближат всички случаи, които ще допринесат за нейното постигане.

Въпреки факта, че методът има повече от половин век, той не е загубил своята ефективност. Матрицата Айзенхауер се използва успешно от много успешни хора. Това е един от основните методи на модерното управление на времето. Един прост, както и всеки изобретателен метод ви позволява да прегледате собствените си дейности, за да разберете къде отива ценното работно време.