Условно форматиране в Excel. Примери, цветова скала, набор от икони

Като мощен инструмент за електронни таблици, Microsoft Excel предоставя на потребителите широка гама от опции. Този продукт от пакета Microsoft Office се спазва не само от обикновените офис работници, но и от сериозни професионалисти, които успешно го използват за организиране и обработка на статистически, математически и други данни. Има хора, които използват Excel просто като набор от таблици с вграден автоматичен калкулатор. И много от тях дори не знаят за много полезни и интересни функции на тази програма, една от които е условно форматиране. В Excel, тя ви позволява да изпълнявате серия от задачи за анализиране и сортиране на данни, прави информацията в таблицата по-визуална и дори помага да се подчертаят тенденциите или грешките в нея.

Работете с големи електронни таблици на Excel

Да предположим, че един от листите в работната книга на Excel създава голяма таблица с данни. Може би това е обобщение на печалбите и другите показатели за ефективността на предприятието, разбити по години или тримесечия за няколко години, динамика на температурата и влажността за определен град през деня от седмицата през месеца или всяка друга информация, съдържаща голям брой различни показатели.

За да може тази таблица да има някакъв смисъл и да помогне да се преценят всички процеси, тя трябва да бъде анализирана. Но дори и за професионалист, този масив от данни на пръв поглед ще изглежда като прост набор от числа, в който трябва да потърсите някои специфични точки.

За какво е условното форматиране на клетките в Excel?

Например, за да намерите най-голямата печалба на дадено предприятие или неговия приход за определен период от време, ще трябва да преминете през всички клетки с данни няколко пъти, постоянно да сравнявате показатели и да имате предвид много различни числа. Когато се намери желаната стойност, ще е необходимо някак си да я изберете и да продължите към по-нататъшен анализ на табличните данни. Може да има много индикатори, които да се различават от този масив от числа, а за да се търси всеки един, ще трябва да прегледаме целия масив повече от веднъж и много внимателно, за да не изгубим от поглед данните за определен период от време.

Именно в такива трудни ситуации служител ще дойде на помощ при условното форматиране на клетките в Excel. Благодарение на този инструмент можете лесно да идентифицирате числата, които отговарят на определените условия и да създадете специфичен формат за клетките, в които се намират данните, които отговарят на тези условия. След като направи само няколко манипулации, човек, който работи с маса, може да получи ясен набор от данни, в който необходимите цифри ще бъдат лесно видими.

Къде да търсим условно форматиране?

За успешно използване на този инструмент е важно да се разбере и запомни къде в Excel се намира условното форматиране.

В старата версия на Excel 2003 отидете в менюто "Format" и изберете реда "Conditional Formatting". За бъдещите версии на Excel 2007, 2010 и 2013 в горния панел на раздела Начало, намерете секцията Стилове, в която има меню Условно форматиране. Кликвайки върху него, потребителят ще види целия списък от възможни операции.

Типове условно форматиране

Изскачащото меню за този инструмент показва какви са основните правила за условното форматиране в Excel.

Първо, това са правила за избор на клетки, които ви позволяват да форматирате клетки, използвайки специално дефинирани условия, стойности и диапазони. Например, сред избраните данни ще бъдат маркирани числа, по-големи или по-малки от някои стойности, които са в рамките на определения диапазон, равен на зададената стойност или равен по стойност или дори съдържащ определен текст.

В този списък има интересно правило, което позволява условното форматиране в Excel на датите на всякакви събития. Условието в този случай е зададено от днешния ден, например, можете да зададете клетки, които съдържат дати следващия месец или миналата седмица.

Следващият набор от правила е правилата за избиране на първата и последната стойност. Като ги използвате, можете да изберете стойностите, включени в първия или последните десет елемента или процента, както и данни, които са повече или по-малко от средната стойност.

Също така, условното форматиране в Excel ви позволява да създадете свои собствени правила за потребителя или да ги изтриете, а с помощта на елемента от менюто "Управление на правила" можете да видите всички правила, създадени на избрания лист и да извършвате различни манипулации с тях.

Иновации с условно форматиране в по-късни версии на Excel

От Excel 2007 в условно форматиране се появиха интересни нововъведения. Потребителят може да посочи не само обичайното цветово форматиране на горните основни правила, но и да форматира клетките с различни графични елементи, което допълнително ще улесни процеса на сравнение на данните. Маркирайте интересуващите се стойности, като използвате различни икони, цветови мащаби и дори хистограми.

Условно форматиране с хистограма

Този тип условно форматиране визуално показва стойността в клетката в сравнение с други клетки. Това условно форматиране може лесно да бъде заменено със създаването на истинска хистограма, защото всъщност те изпълняват същата функция. Въпреки това форматирането е много по-удобно и по-лесно за използване.

Във всяка клетка дължината на хистограмата ще съответства на номера, който е в него. Колкото по-висока е тази стойност, толкова по-дълга ще бъде хистограмата и обратно.

Използвайки този вид форматиране, е много удобно да се определят основните стойности в особено големи масиви от данни и да се визуализират директно в таблицата, а не в отделна графика.

Има няколко предварително дефинирани формати в менюто на хистограмата, които ви позволяват бързо да форматирате таблица. Също така е възможно да се създаде ново условие с избора на цвета на колоната и произволните стойности. Заслужава да се отбележи, че цветовата палитра във всички правила на условното форматиране е толкова обширна, колкото други цветови набори в Excel. Това ви позволява да маркирате различни данни по различни начини и да направите всяка стойност, която изисква специално внимание, видима.

Форматиране на условна цветова гама

Благодарение на този вид условно форматиране е възможно да се зададе мащаб, състоящ се от два или три цвята, който ще действа като клетъчен фон. Яркостта на запълването ще зависи от стойността в дадена клетка спрямо другите в определения диапазон.

Например, ако изберете зелено-жълто-червената скала, най-големите стойности ще бъдат оцветени в зелено, а най-малките стойности ще бъдат червени, а средните стойности ще бъдат жълти.

Избирайки елемента от менюто „Други правила“, потребителят може сам да персонализира стила на скалата. Тук можете да изберете кои цветове ще се състои от скалата и да вземете техния номер.

Условно форматиране с икони

Видимостта на голяма маса с огромно количество ценности ще даде голямо форматиране с помощта на икони. С тяхна помощ можете да класифицирате всички стойности в таблицата в няколко групи, всяка от които ще представлява определен диапазон. В зависимост от избрания набор от икони ще има три, четири или пет.

Например, използвайки работата на набор от три флага, можете да получите следната картина: червените знамена ще стоят до малки стойности (т.е. по-малко от 33%), жълти до средни стойности (между 33 и 67%) и зелени. с най-високи стойности (повече от 67%).

Заслужава да се отбележи, че условното форматиране в Excel 2010 съдържа много повече възможности за икони в сравнение с предишната версия на програмата.

Ако потребителят има желание да използва икони от различни групи, за да покаже необходимите стойности, тогава трябва да изберете елемента „Други правила“. В по-късните версии на програмата можете не само ръчно да зададете необходимите условия, но и да изберете вида на иконата, която желаете за всяка стойност. Това дава възможност да се направят представените данни още по-визуални и доста уникални.

Предимства на условното форматиране

Част от правилата за условно форматиране ви позволява да зададете за клетките само някои цветове и запълвания на шрифтове, както и типове граници. Всичко това може да се направи с помощта на стандартно форматиране чрез ръчно избиране на необходимите клетки и им даване на желаните характеристики. Но това може да отнеме много време, особено след като клетките със сходни стойности също ще трябва да бъдат избрани сами, постоянно да гледат през цялата маса.

За малък масив можете да направите това, но по-често експертите работят с големи количества данни, за обработката на които, без съмнение, условното форматиране в Excel е по-подходящо. Особено след като създадените правила работят независимо от това кои стойности се появяват в клетките. Човек няма да трябва всеки път да променя настройките за форматиране за конкретни данни и може да спести времето си.

Използване на формули в условно форматиране

Има случаи, когато предлаганите стилове не са подходящи за конкретна задача или потребителят просто не харесва нещо. За да разрешите такива проблеми, можете сами да зададете условно форматиране. В Excel 2010 използването на формула за определяне на необходимите стойности, които трябва да бъдат форматирани, е съвсем просто, както и в други версии на програмата.

За да направите това, изберете елемента „Създаване на правило“ в менюто за условно форматиране, след това ред „Използвайте формулата“, за да дефинирате форматираните клетки.

Тук е необходимо да се зададат параметрите, въз основа на които ще се извършва условно форматиране в Excel. Формулата се въвежда в дълъг ред и нейните истински стойности ще определят клетките, които ще бъдат обработени. За да изберете желания формат, трябва да кликнете върху съответния бутон. В прозореца, който се появява, потребителят ще има възможност да избере вида, размера и цвета на шрифта, формата за показване на номера, вида на границите на клетката и метода на запълване.

По този начин условното форматиране на ред, колона, отделна клетка или цялата таблица може да бъде зададено в Excel.

Пример за използване на формула в условното форматиране

Да предположим, че е създадена таблица, в която данните за приходите от продажбата на голям брой различни стоки за март и април са представени в две колони. Необходимо е да се разпределят сумите, които са били по-високи през март, отколкото през април.

За да направите това, отидете в менюто по-горе и в полето за формула въведете следното: = B5> C5. Тук B е колоната за март, C е априлската колона. Записаното състояние може да се простира по целия диапазон, в който се събират данни. Тя може да бъде разширена по-нататък по колоните, когато се добавят нови месеци.

Условното форматиране прави Excel още по-удобна и мощна програма за работа с таблици. А потребителите, които знаят за предимствата на този инструмент, разбира се, работят в програмата с по-голяма лекота и удоволствие.