BPM-система (управление на бизнес процеси, управление на бизнес процеси): преглед, примери, цели за изпълнение

Управлението на бизнес процесите е управление на бизнес процесите. Тази дейност често се обсъжда на тематични събития и в медиите, но, уви, нивото на разговорите често не е високо. Изглежда някои хора нямат елементарни основи.

Основна информация

Методологията на управлението на бизнес процесите (BPM) с компетентен и адекватен подход позволява да се постигне значително подобрение в работата. Въпреки това високите цени на прилаганите решения не допринасят за широкото му разпространение. За да я разберете, първо трябва да проучите и разберете концепцията за бизнес процесите.

В същото време трябва да се внимава, защото рекламните техники на създателите на BPM правят определено объркване. Тук можете да си спомните системи за управление на бази данни които по едно време станаха светкавично свързани. Например, дизайнерите на бизнес процеси, фокусирани върху работата с системния персонал и мидълуера за координиране на мрежовите услуги, се движат напред като универсални решения. Какво да правим в тази ситуация? От страна на сектора на информационните технологии има объркване. Поради това би било по-подходящо да се разгледа настоящата ситуация от бизнес гледна точка. В крайна сметка може да се каже, че той инстинктивно се стреми да развива процесното мислене, което е фундаментален фактор на CPM.

За да се справим по-добре с това, BPM системите ще бъдат разгледани. Прегледът на съществуващите разработки ще даде представа за тяхната функционалност и възможности. Въпреки, че това е малко вероятно да спаси търговски структури от пътя на пробата и грешката.

Първи пример

Да предположим, че имаме динамично местно предприятие за производство на средни по размер. Успешно прилага принципите на управление на процесите. В същото време понятието „бизнес процес“ е забранено. Защо? Работата е в предишния негативен опит, когато екипът от външни консултанти е успял да предостави само пакет от документи със съмнителна практическа стойност, информацията в която вече е остаряла.

Какво е необходимо в този случай? Постоянна и ежедневна грижа за процедурите, които се извършват в предприятието. Въпреки че в действителност - това е бизнес процес. Това е много добър пример за компромис с термини. Интересното е, че появата на такива ситуации не се ограничава до пространството на бившия Съветски съюз. Това се случва в много страни в Западна Европа и САЩ. Налице е популярен подход на радикално премахване на съществуващия ред и преструктуриране на оптималната схема на бизнес процесите от нулата. В този случай японският подход е даден като пример. Което, интересно, се основава на малки, но постоянни подобрения. Ако обсъдим прилагането на BPM системата, преследваните цели и подходи, съществува риск от загуба в терминологичните блата.

Логичният резултат е пренебрегването на ефективната методология на управление и провокацията на нейното отхвърляне от специалисти. За да се избегне това, е необходимо да се формулират ключови тези, които дават възможност за ориентация в тази тема.

Какво е бизнес процес?

В търсене на отговор не бива да се започва от правилата на руския език и здравия разум. Да мислиш, че ако вземеш бизнес и процес и на пресечката си получиш това, от което се нуждаеш, това е грешка. Най-добре е да се позовете на първоначалния източник на този термин. Дейвенпорт и Хамър ги въведоха в модерния речник на мениджмънта през 1990 г. като част от възникващата тогава методология. Този термин е напълно способен да се установи. Както и методологията, която е получила признание. Но многобройни опити за предефиниране само правят объркване.

Какво е бизнес процес? Под това се разбира последователна и съгласувана последователност от действия, която има за цел постигането на конкретен краен резултат. Основателите в този случай означават удовлетвореност на клиента. Изглежда, че е странно в твърдението, че всички дейности на една търговска организация трябва да бъдат рационализирани и насочени към постигане на положителен търговски резултат?

За да се разбере същността на понятието, е необходимо да се разберат основните недостатъци на функционалната организация на управлението. Това е от категорията на онова, което е осмиван от Аркадий Райкин: Нямам оплаквания за бутони, но кой отговаря за костюма? Функционалният подход предполага, че всички са заети и само клиентите получават крак, отвличащи вниманието от работата. Докато концепцията за бизнес процес предвижда „пробиване през тунел” между помещенията на мениджъри, технолози, производствени работници, доставчици, финансисти и счетоводители. Всички те трябва да видят клиента, какво е на входа му и да работят заедно като екип за постигане на определена цел. Уви, но тази фундаментална идея не беше реализирана навсякъде и не винаги. В резултат на това по време на прехода към управление на процесите често просто се създава нова структурна единица. Това е безсмислено, защото е необходимо да не се произвежда бюрокрация, а да се променя работата на организацията, мениджърите, специалистите. Това може да бъде постигнато, например, чрез промяна на принципите за стимулиране. Ако има нещо, наречено "бизнес процеси на финансовия отдел", това означава провал.

BPM не е софтуер!

Много хора вярват, че BPM системата е за продажби, управление на персонала, склад и нещо друго. Не! На първо място, това е методология за управление. Но ако вече се ровите в подробностите, тогава се появява разделение. В този случай методологията на оптимизация и реорганизация на бизнес процесите от софтуер трябва да се разграничава от софтуера, който често се използва за тази цел. Като цяло, терминът "BPM решения" се използва за обозначаването им. Има ли голяма разлика между тях? За сравнение, можете да донесете счетоводство. Той може да възприема както като методология за управление, така и като програма. В ежедневието едната и другата се заместват просто от думата „счетоводство“. В такива случаи контекстът помага да се разбере какво се казва.

Продължавайки аналогията, можем да кажем следното: счетоводството може да се поддържа без използване на компютър. Но на практика не го правят сега. Следователно, BPM често е придружен от наличието и функционирането на специализиран софтуер. Възможно е да има и други възприятия. Това се дължи на факта, че въпросната концепция за управление е много нова. В същото време често можете да чуете мнението, че BPM винаги е бил. В тези изказвания се използва много широко тълкуване на този термин, което затруднява разбирането на същността на промените, настъпили в управлението в края на ХХ век.

Набира популярност

През 90-те години на миналия век бизнес реинженерингът е популярен по целия свят. Тя бе заменена от BPM система за бизнеса. Тази ситуация възникна поради две важни точки:

1. Фокусирайте се върху непрекъснатото подобряване на фирмените процеси (вместо еднократна радикална трансформация).

2. Работа със специализиран софтуер, необходим за прякото изпълнение на плана. Концепцията на BPM не се е променила в сравнение с реинженеринга. Но подобрението бе процесът на проектиране, разработване, внедряване и експлоатация. Говорейки за влиянието на методите и практическия опит, не бива да се пренебрегва факта, че радикалният реинженеринг е вид шокова терапия. Тоест, това води до много големи рискове. Трябва да се отбележи, че за програмистите такъв преход е норма, тъй като в софтуера тази метаморфоза настъпва по-рано. И сега, при създаването на софтуер, често се предвиждат по-кратки цикли - проектиране, разработване и тестване, а не традиционен водопад. Освен това следва да се отбележи по-голямата вариабилност на бизнес процесите в сравнение с отделните функции. Как това се проявява на практика? Можете да пишете програми за фактуриране. Тя ще служи, вероятно, няколко години. Тук са само един бизнес процес през това време ще има време да се промени няколко пъти. Защо? Има няколко причини за това: фактът, че организацията непрекъснато търси по-ефективни схеми на функциониране или „грижата” на държавните регулаторни агенции, непременно ще допринесе за това. BPM-системата позволява да се гарантира счетоводството и изпълнението на всички тези промени и изисквания. Но само с правилния подход.

За софтуерния компонент

Архитектурата на BPM системите може значително да повлияе на обхвата на изпълняваните задачи и постигнатите цели. На първо място, трябва да се отбележи, че има нужда от визуални средства, които да осигурят разработването на схеми. Освен това те трябва да бъдат организирани по такъв начин, че анализаторът да може самостоятелно, без да привлича програмисти, да прави промени.

Пример: регионална мрежа от магазини за оръжия се премества от ежедневното изпращане на стоки до денонощието, за да се гарантира доставката им до всеки клиент в рамките на двадесет и четири часа. Въпреки това, видът на фактурата и фактурите остават същите. Но някои стъпки са обърнати. Други започват да текат паралелно, а не последователно. В идеалния случай, анализите са достатъчни, за да преместите няколко квадратчета на диаграмата с мишката, да пренасочите стрелките и да качите промените в системния двигател. В този случай служителите ще получават задачи в съответствие с новия подход на работа. И тук се срещаме с BPM осветлението - можете не само да управлявате процесите, но и динамично да ги възстановявате. Такава характеристика при някои хора води до фалшива представа, че тази система е предназначена да управлява промяната. Но в действителност той дава насоки за бизнес процесите, които се осъществяват, но по такъв начин, че да могат лесно да се променят. От една страна, софтуерният компонент не трябва да се подценява. Но въздигането му до небето, като се има предвид алфа и омега, също не е опция.

Комуникация с работния процес

Когато разглеждаме как работят BPM системите, често се сблъскваме с объркването по отделни въпроси. Един от тях е Workflow. Само по себе си това означава "последователност на работата" (съставляващ процеса - бележка). Но често се използва за обозначаване на функцията за контрол на потока в традиционната система на работния поток.

Ако говорим абстрактно, можем да кажем, че BPM е разширение на Workflow. Но дори и в този случай е необходимо да се отбележи фактът, че BPM обръща повече внимание на взаимодействието между системите и събирането на статистически данни за изпълнението на бизнес процесите. Теоретично те трябва да работят еднакво добре с хората и с други системи. На практика обаче те вършат по-добра работа с едно нещо. Например, стандартът BPEL описва координацията на повикванията за мрежови услуги и изобщо не разглежда възможността за взаимодействие с хората.

Често срещана грешка

Много често BPM се възприемат като обикновени оператори на бизнес процеси. Това има смисъл, защото визуалният редактор получава много внимание. Това е само началото на работата, но не всичко, което си струва. След като схемата бъде създадена, тя трябва да бъде заредена в двигателя. След това започва работата на копията. Например в услугата за поддръжка на автомобили всичко започва с поръчка на клиента. Това е случай на бизнес процес, който е създаден по време на началото на сътрудничеството. Всяка поръчка преминава през определена последователност от етапи: служителят първоначално договаря с клиента количеството необходима работа, извършва първоначална проверка на автомобила, след което го изпраща на сервиза на бригадира, последният изпълнява задачата си, а последният етап е да плати и получи колата. В хода на изпълнението са възможни допълнителни одобрения. Цялата информация за копията се съхранява в BPM на двигателя. Кой и кога го пусна, на какъв етап е сега отговорният човек - всичко това е. Възможно е ръчно стартиране (в разглеждания пример) или автоматично (когато клиентът се регистрира самостоятелно за обслужване). В този случай и администраторът, и капитанът, и счетоводителят виждат информацията и задачите, възложени на всеки от тях. При тяхното изпълнение се въвеждат всички необходими данни и се стартира процесът на тяхното прехвърляне. Преходът към следващото ниво (ако това не е краят). Освен това всяка инстанция има специфично съдържание. А именно - набор от детайли, които са дефинирани в самата схема. В горния пример това са номерът и марката на автомобила, телефонният номер и фамилията на клиента, името на частите, необходими за ремонта. Цялата тази информация може да се съхранява или директно в самия BPM двигател (неговата вътрешна база данни), или в специализирана външна система. В тази част от стъпките, изпълнявани от автоматизацията. Например - извлечение по сметка. Освен това могат да бъдат осигурени допълнителни контролни процеси. Така, в случаите, когато дадена стъпка отнема повече от определеното време, на мениджъра се изпраща уведомление с помощта на съобщение. Но за да се случи това, трябва внимателно да изработите целите за прилагане на BPM.

Работа с корпоративни системи

Мнозина неоснователно вярват, че BPM може да замени много приложения, като например: CRM, ERP, бюджетни системи. Но, уви, това не е вярно. В края на краищата, тя, всъщност, не замества, а само ги допълва. И софтуерът не трябва да се счита за приложен, а системен или междинен. В края на краищата, схемата на работа първо се определя и едва след това започват да работят примери на бизнес процеси.

Между другото, в много CRM и ERP има вграден модул BPM. Това решение се използва за бързо преконфигуриране на системата, осигурявайки минимални разходи за програмиране или изобщо без нея. И това не е изненадващо. В края на краищата, всички предимства на BPM се проявяват много добре в случаите, когато предприятието има не една, а цяла гама от корпоративни системи. Тази ситуация е изправена пред корпорации, които вече имат изградена информационна инфраструктура по време на придобиването на компании с подобна ситуация. Също така, подобни се срещат и в предприятия, където една система не може да удовлетвори исканията. Дори ако няма такава нужда, тогава като допълнителна точка можете да донесете софтуера "клиент - банка", който не е включен в системата. Но дори и без него, дейността няма да е удобна.

Най-естественият начин на интеграция в този случай е да се работи чрез бизнес процеси. И това не е изненадващо, тъй като тяхната първоначална идея беше именно унищожаването на бариерите между традиционните функционални области на управление, за които се създават индивидуални корпоративни приложения. Въпреки че не всичко е толкова просто, колкото изглежда на пръв поглед. Липсата на единни стандарти създава редица трудности, когато се опитва да конфигурира взаимодействието между различните системи.

заключение

Това завърши прегледа на BPM-системата. И още веднъж е необходимо да се напомни, че това е не само и не непременно един софтуер. BPM на първо място винаги се отнася до концепцията за управление на процесите, която разглежда бизнес процесите като специални ресурси на предприятието, които трябва непрекъснато да се адаптират и променят. Тя се основава на принципите на яснота и видимост, използване на софтуер с функциите на моделиране, симулация, мониторинг и анализ.

Примери за BPM системи, обсъдени в тази статия, трябва да затвърдят това убеждение. Трябва да се помни, че това е само инструмент. И как ще се използва, зависи от това в кои ръце попада. Компетентният, адекватен, образован и ефективен лидер ще намери как да приложи успешно CPM. И ако той няма тези свойства и умения, тогава дори най-скъпите и висококачествени решения едва ли ще помогнат на организациите да рационализират дейността си и да получат конкурентно предимство от това. Това ли е в присъствието на голям късмет и добър изпълнителен и мениджърски персонал.