Аналитични бележки - правила за съставяне и пример

Докато работи в производството или във всяка организация, трябва да се занимава с писането на различни документи и документи. Един от общите документи е аналитична бележка. Като цяло изготвянето на този документ не трябва да създава сериозни проблеми, но трябва да знаете всички правила. В тази статия ще бъде възможно да се запознаете с пример за писане на аналитична бележка, за да разберете защо е съставена и в какви случаи.

За какво е документът?

Този документ, като правило, се изготвя, когато е необходим анализ на ситуацията. Обикновено аналитичните бележки разглеждат проблемни или кризисни ситуации, които могат да доведат до негативни последици за цялото предприятие или за отделните структурни подразделения.

Случва се, че един неопитен човек може да обърка този документ аналитичен доклад. Затова си струва да припомним, че аналитичната бележка не само изследва настоящата ситуация и нейните причини, но и описва конкретни възможности за разработване и решаване на проблема.

Можете да подчертаете следните цели на документа:

• довеждане до управление на факта на съществуващ или възникващ проблем;
• предотвратяване на повторение на ситуацията в бъдеще;
• подобряване на производителността на труда;
• засилване на контрола върху всички области в предприятието или организацията.

Един добре написан документ може да послужи като важен сигнал за управление и ще помогне да се определи бъдещият ход на събитията. В някои случаи такъв документ може да се използва за различни събития в самото предприятие, като срещи, срещи или срещи. А също и в случай на сериозни проблемни ситуации, като аналитична бележка може да бъде приложена като доказателство към съдебното производство като аргумент, основан на доказателства.

Кой може да направи документ

В големите предприятия изготвянето на аналитични бележки се извършва от специализирано структурно звено, като например отдел по анализи. Всеки служител, който е адекватно запознат с въпроса и който от своя страна има опит и лично професионално мнение за разрешаването или предотвратяването на проблема, може да състави такъв документ.

Всеки ръководител на структурно или отделно звено на дадена организация има право да делегира написването на аналитична бележка на неговия заместник, секретар или друг подчинен. Но в този случай има един много важен нюанс. Тъй като органът по подпис остава на ръководителя, той ще носи лична отговорност за съдържанието на документа. Поради това е изключително важно документът да бъде приспаднат преди подписването му и да се гарантира, че фактите, заключенията и предложенията са правилни.

Правила за изготвяне

В особено големите организации може да се намери специално създадена форма за този документ, но по правило това се случва изключително рядко. Като цяло, този документ не предвижда консолидиране на единна проба за него, затова е съставен в произволна форма при спазване на основните правила на канцеларската работа.

Както при всеки документ, в началото на проучването трябва да има следната информация:

• регистрационен номер;
• дата;
• адресата (длъжност, фамилия и инициали), който е ръководител на отдел или ръководител на предприятието;
• позиция, фамилия и инициали на автора на документа.

Освен това, документът има описателен или, както се нарича, и част, в която трябва да има такива атрибути:

• същността на заявения въпрос или проблем;
• причини;
• последиците;
• препоръки за премахване или предотвратяване на проблема;
• заключения;
• подпис на наредителя.

В текста на аналитичната бележка трябва да има възможно най-малка терминология, но ако използването на специално използвани стойности е неизбежно, тогава те трябва да бъдат допълнени с бележки под линия и обяснения. Ако към бележката са приложени доказателства под формата на снимки, доклади, писма или договори, в текста се правят специални бележки, например договор за отдаване под наем на офис помещения (Приложение № 1).

Важно е да се помни, че всички аргументи трябва да имат обоснована основа. Анализът на ситуацията, препоръките и заключенията трябва да бъдат обективни, но субективните възгледи трябва да бъдат изоставени, разглеждайки проблема само в рамките на постигането на благосъстояние за предприятието.

Регистрация и регистрация

Документът трябва да бъде съставен в два екземпляра, единият от които остава в структурното звено, а вторият - в главата. Аналитичната бележка може да бъде съставена с помощта на персонален компютър и други печатни медии, като може да бъде написана и на ръка. Размерът на текста не е ограничен.

Този вид документ не подлежи на задължителна регистрация, но за да се установи контрол върху хода на движението и развитието на обстоятелствата, най-добре е да се регистрира и да се определи регистрационен номер.

След като са представени всички основни правила за изготвяне, е необходимо да се разгледа пример за аналитична бележка.

пример

Генерален директор на OJSC Trans-Port

Лебедев О.И.

от ръководителя на отдела за сглобяване на двигатели на Trans-Port OJSC

Курочкина И.И.

Аналитичната бележка от 25 март 2018 г. № 1/2018.

В резултат на седмичната проверка на оборудването в цеха за сглобяване на двигателя беше открита повредата на машината ASC (автоматизиран комбайн № 3). Този неуспех е свързан с голям производствен товар на САУ и изтеклия експлоатационен период. За да поправите тази машина е непрактично.

Днес магазинът трябва да закупи нова кола, за да изпълнява ефективно задачите, предвидени в разпоредбата на магазина за сглобяване на двигателя. При липса на ASC машина, работилницата няма да може да изпълнява задълженията си, което ще доведе до пълно спиране на процеса на сглобяване.

Курочкин И.И. / Подпис /

В този пример на аналитична бележка има всички необходими атрибути, а потокът на представяне на проблема съответства на правилната структура на конструкцията на този документ.

заключение

Осъществяването на правилния документ винаги е рутинна и много трудна работа. Но след като сте се запознали с примера за написване на аналитична бележка, можете да пристъпите към изготвяне на собствен документ. Но най-важното е да се помнят всички горепосочени правила.